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Im dokuhaus-Blog stehen Beiträge zu Aktenlagerung, Archivlogistik, Digitalisierung und Aufbewahrungsfristen, geschrieben aus der Praxis eines Archivdienstleisters.
Hier stehen die Beiträge, die aus wiederkehrenden Fragen entstanden sind: Was passiert bei einer Praxisauflösung mit den Akten, wie läuft eine Abholung ab, wann lohnt sich Digitalisierung und wann nicht.
Digitalisierung ·
Pläne digitalisieren: was vorher zu klären ist
Pläne digitalisieren: welche Formate gehen, welche Auflösung sinnvoll ist, was Indexierung bringt und woran alte Lichtpausen scheitern.
Aktenlagerung ·
Insolvenzakten auslagern und archivieren
Wie lange Insolvenzakten aufbewahrt werden müssen und wie der Ablauf von der Abholung bis zur Vernichtung mit Nachweis aussieht.
Aktenlagerung ·
Vier Punkte, bevor Sie Akten selbst einlagern
Brandschutz, Zutritt, Raumklima, Vernichtung: Was ein eigenes Archiv leisten muss, damit die Aufbewahrung rechtssicher bleibt.
Digitalisierung ·
Digitale Dokumentenverwaltung: was sie leistet und was nicht
Was digitale Dokumentenverwaltung wirklich ändert: Zugriff, Verschlagwortung, Rechte, Protokoll. Und welche Erwartungen sie enttäuscht.
Digitalisierung ·
Prüfbuch digitalisieren: fliegende Bauten und ihre Nachweise
Das Prüfbuch fliegender Bauten belegt Standsicherheit, Wartung und Abnahmen. Warum Digitalisierung bei Ortswechsel den Unterschied macht.
Aktenlagerung ·
Ablauf einer Aktenabholung
Was vor einer Aktenabholung geklärt sein muss: Menge, Zeitfenster, Zufahrt, Zugang zum Archivraum. Und was am Abholtag passiert.
Aktenlagerung ·
Ordner auslagern bei Umzug oder Schließung
Bei Umzug oder Schließung muss der Aktenbestand kurzfristig unterkommen. Was ein Archivdienstleister übernimmt und worauf zu achten ist.
Aktenlagerung ·
Auslagern oder digitalisieren?
Auslagern, digitalisieren oder beides: Wovon die Entscheidung abhängt, welche Kosten wann anfallen und warum die Zugriffshäufigkeit zählt.
Aktenlagerung ·
Praxisauflösung: wohin mit den Patientenakten?
Bei einer Praxisschließung bleibt die Aufbewahrungspflicht bestehen. Was die Auslagerung leistet und wie Patienten später an ihre Akte kommen.
Digitalisierung ·
Bücher digitalisieren: zerstörungsfrei oder destruktiv
Aufsichtscanner mit erhaltenem Einband gegen Beschnitt und Einzug: Wann welches Verfahren sinnvoll ist und was der Unterschied kostet.
Digitalisierung ·
Chroniken und alte Bücher digitalisieren
Familien-, Vereins- und Dorfchroniken digitalisieren: woran der Scan bei alten Bänden scheitert und warum die Falz das eigentliche Problem ist.
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Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
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