Aktenlagerung ·
Ordner auslagern bei Umzug oder Schließung
Bei Umzug oder Standortschließung übernimmt ein Archivdienstleister Abholung, Erfassung, Einlagerung, Aktenabruf und die spätere Vernichtung des Bestands nach Freigabe.
Bei einem Umzug ist der Aktenbestand meistens die letzte Position auf der Liste - und die einzige, die nicht einfach mitgenommen werden kann, weil am neuen Standort die Fläche fehlt. Bei einer Standortschließung kommt hinzu, dass die Unterlagen weiter aufbewahrt werden müssen, obwohl niemand mehr vor Ort ist.
Der Zeitdruck ist das eigentliche Problem
Aufbewahrungsfristen laufen unabhängig davon, ob ein Standort noch existiert. Wer bei der Schließung die Ordner in Privaträume oder einen angemieteten Lagercontainer stellt, hat die Frist formal erfüllt und die Anforderungen an Zugriffsschutz, Nachvollziehbarkeit und Lagerbedingungen faktisch aufgegeben. Bei personenbezogenen Daten ist das nach Art. 32 DSGVO angreifbar.
Was übernommen wird
- Archivlogistik. Abholung direkt am Standort, mit Verpackungsmaterial und eigenem Personal.
- Erfassung. Karton- oder Einzelaktenerfassung, je nachdem wie fein später gesucht werden soll.
- Einlagerung. Zutrittsgeschützt, mit protokollierten Lagerbedingungen.
- Aufbewahrung nach Frist. Zu jedem Bestand wird ein Vernichtungsdatum hinterlegt.
- Aktenabruf. Zugriff physisch oder digital über Scan-on-Demand.
- Vernichtung. Nach Ablauf der Frist und ausdrücklicher Freigabe.
Zwei Fragen, die vorher zu klären sind
Wie oft wird zugegriffen? Davon hängt ab, ob eine reine Einlagerung genügt oder ob Scan-on-Demand dazugehört. Bei einem geschlossenen Standort ist die Zugriffsquote meist gering - genau der Fall, für den sich die Kombination aus physischer Lagerung und digitalem Abruf rechnet.
Was kann sofort weg? Ein Umzug ist der beste Zeitpunkt, den Bestand zu sichten. Was die Frist überschritten hat, muss nicht mitgenommen und nicht eingelagert werden. Das reduziert die Menge oft deutlich - und damit die laufenden Kosten. Welche Frist für welche Unterlage gilt, steht unter Aufbewahrungsfristen.
Vertragliche Bindung
Ein Punkt, der selten vorher besprochen wird: Wie lange bindet der Vertrag, und was passiert, wenn der Bestand vorzeitig zurück oder zu einem anderen Dienstleister soll? Das gehört vor der Unterschrift geklärt, nicht danach.
Weitere Beiträge
Aktenlagerung ·
Auslagern oder digitalisieren?
Auslagern, digitalisieren oder beides: Wovon die Entscheidung abhängt, welche Kosten wann anfallen und warum die Zugriffshäufigkeit zählt.
Aktenlagerung ·
Praxisauflösung: wohin mit den Patientenakten?
Bei einer Praxisschließung bleibt die Aufbewahrungspflicht bestehen. Was die Auslagerung leistet und wie Patienten später an ihre Akte kommen.
Aktenlagerung ·
Ablauf einer Aktenabholung
Was vor einer Aktenabholung geklärt sein muss: Menge, Zeitfenster, Zufahrt, Zugang zum Archivraum. Und was am Abholtag passiert.
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
