Patientenakten für Kliniken archivieren und verwalten

dokuhaus übernimmt für Krankenhäuser die laufende Abholung, Erfassung und Verwahrung von Fall- und Patientenakten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, mit dokumentiertem Zugriff und Vernichtung nach Freigabe.

Langer Regalgang im Sicherheitsarchiv, Mitarbeiter in Bewegung — Fallakten laufend abholen und über die gesetzliche Frist verwahren, jeder Zugriff dokumentiert.

Welche Fristen gelten

Unterlage	Frist
Behandlungsakte § 630f Abs. 3 BGB Beginn: nach Abschluss der Behandlung	10 Jahre
Aufzeichnungen bei Behandlung mit ionisierender Strahlung § 85 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 StrlSchG Beginn: im Gesetz nicht bestimmt	30 Jahre
Aufzeichnungen zur Rückverfolgung von Blutprodukten § 14 Abs. 3 TFG Beginn: im Gesetz nicht ausdrücklich bestimmt	30 Jahre
Krankenhausunterlagen allgemein Krankenhausgesetz Sachsen-Anhalt und Sächsisches Krankenhausgesetz Beginn: entfällt Anmerkung Beide Landesgesetze enthalten keine Aufbewahrungsfrist. Die verbreiteten 30 Jahre stammen aus § 199 Abs. 2 BGB: Ansprüche wegen Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit verjähren erst nach 30 Jahren. Das ist eine haftungsrechtliche Empfehlung, keine Pflicht. In anderen Bundesländern kann das Landesrecht abweichen.	keine Landesregelung

Stand der Angaben: 2026-09. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ausführliche Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart

Kliniken produzieren Akten in einem Takt, den kein internes Archiv dauerhaft aufnimmt. Anders als in der Arztpraxis geht es nicht um einen einmaligen Altbestand, sondern um einen laufenden Zufluss über Jahrzehnte.

Wir holen regelmäßig neue Bestände ab, erfassen sie und verwahren sie über die Frist. Der Zugriff bleibt dokumentiert, die Vernichtung erfolgt erst nach Freigabe.

Typische Herausforderungen

Der Bestand wächst schneller als jede Archivfläche im Haus
Fallakten statt einer durchgehenden Patientenhistorie erschweren das Wiederfinden
Zugriffe müssen nachvollziehbar dokumentiert sein, nicht nur möglich
Sozialdatenschutz stellt höhere Anforderungen als der allgemeine Datenschutz
Fristen unterscheiden sich je Unterlagenart und Bundesland

Getrennte Teams für getrennte Aufgaben

Archivierung und Digitalisierung werden bei uns von getrennten Teams ausgeführt. Wer Akten einlagert, digitalisiert sie nicht, und umgekehrt. Das reduziert die Zahl der Personen, die überhaupt Einsicht in einen Bestand nehmen können.

Ein Fall aus der Praxis

Fallakten einer Klinik, seit rund 20 Jahren

Für jeden Patienten entsteht eine Fallakte, eine durchgehende Patientenakte gibt es dort nicht. Wir holen regelmäßig neue Bestände ab und verwahren inzwischen rund 100.000 Akten im Sicherheitsarchiv. Der Bestand wird laufend fortgeschrieben.

Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.

Leistungen für diesen Bestand

Mitarbeiter erfasst einen Archivkarton mit dem Handscanner

Aktenverwaltung

Bestände über Fachabteilungen hinweg ordnen und Fristen je Akte führen.

Halb geöffneter dokuhaus-Archivkarton mit Aktenordnern

Scan-on-Demand

Einzelne Krankenakte anfordern, digital statt per Botengang durchs Haus.

Mitarbeiterin transportiert Archivkartons auf einer Sackkarre

Archivlogistik

Auslagerung ganzer Archivräume, dokumentiert von Regal zu Regal und Karton.

Unterlagen, die in dieser Branche anfallen

Hände entnehmen eine Akte aus einem Hängeregisterschrank

Personalakten

Fristen für Pflege- und Verwaltungspersonal, getrennt nach Unterlagenart.

Person in Klinikkleidung mit Stethoskop bearbeitet Unterlagen am Schreibtisch

Patientenakten

Zehn bis dreißig Jahre, je nach Norm, Anwendung und Landeskrankenhausrecht.

Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage

Arztpraxen und Praxisauflösung

Dieselben Fristen, kleinere Bestände, andere Räume und Übergabefälle.

Hand entnimmt eine Akte aus einer geöffneten Hängeregistratur-Schublade

Kranken- und Pflegekassen

Sozialdaten mit eigenen Regeln zu Aufbewahrung, Löschung und Zugriff.

Pflegedienste und Pflegeheime

Keine gesetzliche Frist für Pflegedoku, nur vertragliche.

Häufige Fragen zu Krankenhäuser und Kliniken

Wie lange müssen Krankenhäuser Patientenakten aufbewahren?

Die Fristen ergeben sich aus dem Landeskrankenhausrecht und liegen für Krankenunterlagen typischerweise bei 30 Jahren, während die allgemeine Behandlungsdokumentation nach § 630f Abs. 3 BGB zehn Jahre umfasst. Die maßgebliche Frist ist je Bundesland und Unterlagenart zu prüfen.

Wer hat Zugriff auf die eingelagerten Akten?

Nur benannte Berechtigte auf Ihrer Seite und das zuständige Archivteam. Jeder Zugriff wird protokolliert. Besucher werden erfasst, das Archiv ist zutrittsgeschützt und videoüberwacht.

Können Akten kurzfristig für eine laufende Behandlung angefordert werden?

Ja. Über Scan-on-Demand steht die angeforderte Akte kurzfristig digital bereit, das Original kann per Kurier folgen.

Stimmt es, dass Kliniken Patientenakten 30 Jahre aufbewahren müssen?

In dieser Pauschalität nicht. Das Krankenhausgesetz des Landes Sachsen-Anhalt und das Sächsische Krankenhausgesetz enthalten keine Aufbewahrungsfrist. Es gelten die zehn Jahre des § 630f Abs. 3 BGB, überlagert von Strahlenschutz- und Transfusionsrecht. Die 30 Jahre stammen aus § 199 Abs. 2 BGB und sind eine haftungsrechtlich begründete Empfehlung.

Wie schnell steht eine angeforderte Fallakte bereit?

Bei erfassten Beständen digital innerhalb weniger Stunden nach Abruf. Voraussetzung ist eine Erfassungstiefe, die den Einzelabruf zulässt. Feste Reaktionszeiten lassen sich in einer Service-Level-Vereinbarung verbindlich festlegen.

Was gilt für Aufzeichnungen zu Blutprodukten?

Dreißig Jahre nach § 14 Abs. 3 TFG. Die patientenbezogene Dokumentation der Anwendung muss so lange nachvollziehbar bleiben, damit sich Infektionswege auch nach Jahrzehnten zurückverfolgen lassen.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100

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