Scan-on-Demand: nur scannen, was gebraucht wird

Bei Scan-on-Demand bleibt der Papierbestand bei dokuhaus eingelagert und wird erst digitalisiert, wenn eine Akte angefordert wird. Das vermeidet die Kosten einer Vollerfassung von Beständen, auf die kaum zugegriffen wird.

Halb geöffneter dokuhaus-Archivkarton mit Aktenordnern — Gescannt wird erst, wenn jemand fragt. Das spart die Kosten einer Vollerfassung.

Eine vollständige Digitalisierung ist teuer und in vielen Fällen unnötig. Auf den größten Teil eines Altbestands wird nie wieder zugegriffen. Scan-on-Demand dreht die Reihenfolge um: erst der Bedarf, dann der Scan.

Die physischen Akten verlassen dabei unsere Standorte nicht. Sie fordern an, wir digitalisieren die angeforderte Akte und liefern die Datei - der Bestand bleibt, wo er sicher liegt.

Technik und Ausgabe

Hochleistungsscanner für die gängigen Formate bis DIN A3
Aufsicht-Scanverfahren für Urkunden sowie geöste und gekordelte Dokumente, zerstörungsfrei
Großformatscanner für Pläne und technische Zeichnungen bis DIN A0+
OCR-Texterkennung für volltextdurchsuchbare Dateien
Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe, nach Ihrer Vorgabe
Ausgabe als PDF, PDF/A, TIFF oder JPEG, passend zu Ihrem DMS
Auf Wunsch mit qualifizierter elektronischer Signatur je Datei

Zustellung der Digitalisate

Download-Link per E-Mail über File Share
Upload auf einen S-FTP-Server
Direkter Upload in Ihr ECM oder DMS nach Ihren Vorgaben, auch nach Microsoft SharePoint
Bereitstellung in der dokuhaus Cloud, temporär oder dauerhaft

Was Scan-on-Demand kostet

Zwei Bestandteile: die laufende Lagerung des Bestandes und der einzelne Abruf. Der Abruf wird je Akte berechnet, nach Seitenzahl und nach der gewünschten Frist - am selben Werktag ist teurer als innerhalb von drei.

Das ist der Punkt, an dem sich Scan-on-Demand gegen die Vollerfassung rechnet: Sie zahlen die Digitalisierung nur für die Akten, die tatsächlich gebraucht werden. Bei einem Bestand, von dem erfahrungsgemäß wenige Prozent je wieder angefasst werden, ist das der günstigere Weg.

Wir rechnen Ihnen beide Wege gegeneinander, sobald wir die Menge und Ihre erwartete Abrufhäufigkeit kennen. Die Menge liefert der Mengenrechner.

Leistungen, die meist dazugehören

Regalgang im Sicherheitsarchiv von dokuhaus

Aktenlagerung

Voraussetzung für den Abruf: Der Bestand liegt im Archiv statt bei Ihnen.

Buchscanner digitalisiert ein aufgeschlagenes Buch

Scanservice

Der andere Weg: alles auf einmal erfassen, statt einzeln auf Abruf.

Dokumentenscanner erfasst Eingangspost im Scanzentrum

Digitaler Posteingang

Für Post, die täglich neu ankommt, statt für Akten im eingelagerten Bestand.

Häufige Fragen zu Scan-on-Demand

Was kostet Scan-on-Demand im Vergleich zur Volldigitalisierung?

Statt aller Seiten zahlen Sie nur die tatsächlich abgerufenen. Wie stark das entlastet, hängt an der Zugriffsquote Ihres Bestands - die klären wir in der Erstberatung, bevor Sie sich entscheiden.

Wie schnell erhalte ich eine angeforderte Akte digital?

Die Bereitstellung erfolgt kurzfristig nach dem Abruf. Feste Reaktionszeiten lassen sich in einer Service-Level-Vereinbarung verbindlich festlegen.

Kann ich Scan-on-Demand mit einer Teil-Digitalisierung kombinieren?

Ja, und das ist der häufigste Weg. Häufig genutzte Bestände werden vollständig digitalisiert, der selten genutzte Rest bleibt physisch und wird auf Abruf gescannt. Das Ergebnis ist ein hybrides Archiv.

In welchem Format erhalte ich die Datei?

Als PDF mit Texterkennung, auf Wunsch als PDF/A, TIFF, Multipage-TIFF oder JPEG - passend zu Ihrem Dokumentenmanagement. Auf Wunsch mit qualifizierter elektronischer Signatur je Datei.

Wie kommt die Datei zu mir?

Über einen Download-Link per E-Mail, per S-FTP, direkt in Ihr ECM oder DMS, auch nach Microsoft SharePoint, oder über das Kundenportal. Der Weg wird einmal eingerichtet und gilt dann für alle Abrufe.

Bleibt das Papieroriginal erhalten?

Ja. Der Bestand bleibt eingelagert, digitalisiert wird nur die angeforderte Akte. Wenn Sie das Original brauchen, entnehmen wir es und senden es zu.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100