Digitaler Posteingang
Beim digitalen Posteingang leitet dokuhaus die Eingangspost über ein eigens eingerichtetes Postfach um, digitalisiert sie und stellt alle bis 12 Uhr eingegangenen Sendungen am selben Werktag digital bereit.
Der Ablauf
Posteingang
Wir richten ein Postfach für Sie ein. Sie beauftragen bei der Deutschen Post einen Nachsendeauftrag oder eine Umroutung. Das Postfach leeren wir montags bis freitags.
Digitalisierung
Sortierung, Aufbereitung, Eingangsstempel, Scan und Anreicherung mit den Informationen, die Ihre Verteilung braucht. Werbesendungen und Kataloge, die als solche erkennbar sind, werden nicht digitalisiert, sondern direkt vernichtet.
Zustellung
Alle Sendungen, die uns bis 12 Uhr erreichen, erhalten Sie am selben Werktag digital - als PDF mit OCR-Texterkennung, auf Wunsch verteilt an die zuständigen Mitarbeitenden.
Aufbewahrung und Vernichtung
Die physischen Sendungen bewahren wir 90 Tage im Sicherheitsarchiv auf. Danach werden sie nach ISO/IEC 21964 vernichtet, im Einklang mit DSGVO und BDSG. Ein Original, das Sie brauchen, etwa einen Vertrag, entnehmen wir und senden es Ihnen zu.
Was die Scantechnik abfängt
Eingangspost ist der schwierigste Scanstoff überhaupt: verschmutzt, geknickt, getackert, schlecht gedruckt. Vier Vorkehrungen sorgen dafür, dass trotzdem nichts verloren geht.
- Bildverarbeitung, die auch bei minderwertiger Druckqualität und mehrfach gefalztem Papier lesbare Digitalisate liefert
- Automatische Doppeleinzugserkennung, damit keine Seite unbemerkt mitläuft
- Akustische Sensorik: Knittergeräusche stoppen den Einzug, bevor das Original reißt
- Metalldetektoren, die übersehene Heftklammern erkennen, bevor sie das Dokument zerstören
Rahmendaten
Das Postfach wird montags bis freitags geleert. Was bis 12 Uhr eingegangen ist, steht am selben Werktag digital bereit. Das Original bewahren wir 90 Tage auf, danach wird es nach ISO/IEC 21964 vernichtet.
Im Standard werden Formate bis DIN A3 verarbeitet, größere bis über DIN A0 nach vorheriger Absprache. Ausgabeformat ist PDF mit Texterkennung, auf Anfrage TIFF, Multipage-TIFF oder PDF/A. Abgerechnet wird monatlich, die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in Deutschland.
Wie die Post zu Ihnen kommt
- Download-Link per E-Mail
- Direkte Übertragung in Ihr ECM oder DMS
- Bereitstellung in unserer Cloud-Lösung, mit Apps für Android und iOS
- Bei größerem Sendungsvolumen mit fester Reaktionszeit über eine Service-Level-Vereinbarung
Die Poststelle fällt nicht aus
Eine interne Poststelle hängt an einzelnen Personen. Krankheit, Urlaub oder Elternzeit legen sie lahm, und der Vertretungsplan ist meist die schwächste Stelle im Prozess. Als ausgelagerter Vorgang bleibt der Posteingang unabhängig davon verfügbar - das ist für viele Auftraggeber der eigentliche Grund für die Umstellung, nicht die Digitalisierung selbst.
Was der digitale Posteingang kostet
Zwei Bestandteile: eine laufende Grundgebühr für die Einrichtung und den Betrieb der Strecke, und ein Preis je Sendung nach Seitenzahl.
Was den Preis bewegt: das tägliche Aufkommen, die Zustellfrist, wie fein die Post nach Empfängern oder Vorgängen zugeordnet werden soll, und ob die Originale danach aufbewahrt oder vernichtet werden.
Für ein Angebot genügt das durchschnittliche Sendungsaufkommen pro Tag und die Angabe, wie viele Empfängerkreise unterschieden werden.
Aus der Praxis
Eine Poststelle, die es nicht mehr gab
Eine Spezialversicherung wurde aus ihrem Konzern ausgegliedert und stand ohne eigene Poststelle da. Seit Dezember 2024 übernehmen wir den gesamten Posteingang, rund 2.500 Briefsendungen im Monat. Die Post steht tagesaktuell digital bereit, gleich ob im Büro, zu Hause oder im Außendienst gearbeitet wird. Vor der Zustellung werden die Sendungen klassifiziert, damit jede beim zuständigen Team ankommt und keine Frist an der Verteilung scheitert.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
15.000 Rechnungen im Monat, an einer Stelle
Ein Facility-Manager lässt seinen Rechnungseingang seit April 2023 bei uns zusammenlaufen, rund 15.000 Rechnungen im Monat. Was auf Papier kommt, digitalisieren wir tagesaktuell; was elektronisch kommt, etwa im ZUGFeRD-Format, reichern wir um die Angaben an, die das Haus für die Zuordnung braucht, und liefern Protokolle dazu. Alles läuft über eine Plattform, die Freigaben laufen digital.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Leistungen, die meist dazugehören
Scanservice
Für den Altbestand, der vor der Umstellung liegt, ordnerweise erfasst.
Scan-on-Demand
Für eingelagerte Akten, die nur selten und dann einzeln gebraucht werden.
Beratung und DMS
Wohin die digitale Post läuft: Struktur, Rechte und System vorher klären.
Häufige Fragen zu Digitaler Posteingang
Wann erhalte ich meine Post?
Was passiert mit den Papieroriginalen?
Ich brauche ein Original in Papierform, zum Beispiel einen Vertrag. Geht das?
Was passiert mit Werbung und Katalogen?
Werden auch getackerte oder gebundene Dokumente gescannt?
Gilt das Angebot auch für Privatpersonen?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
