Patientenakte anfordern nach einer Praxisschließung

Wenn eine Arztpraxis geschlossen hat und dokuhaus die Patientenakten verwahrt, fordern Sie Kopien mit dem Anforderungsformular auf dem Postweg an; nach § 630g BGB besteht ein Recht auf Einsicht in die eigene Behandlungsdokumentation.

Anforderungsformular herunterladen (PDF)

Person in Klinikkleidung mit Stethoskop bearbeitet Unterlagen am Schreibtisch — Nach § 630g BGB haben Patientinnen und Patienten Anspruch auf Einsicht in ihre Akte.

Wenn eine Praxis schließt, verschwinden die Akten nicht. Sie müssen weiter aufbewahrt werden, in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Findet sich keine Nachfolge, übergeben viele Ärztinnen und Ärzte oder deren Erben das Archiv an einen Dienstleister - manchmal sind wir das.

Sie haben ein Recht darauf, Ihre eigene Behandlungsdokumentation einzusehen und eine Kopie zu erhalten. Die Originale bleiben nach ärztlicher Zulassungsordnung im Eigentum der behandelnden Ärztin oder des behandelnden Arztes und verbleiben im Archiv; Sie erhalten Kopien.

So fordern Sie Ihre Unterlagen an

Formular herunterladen
Das Anforderungsformular steht unten zum Herunterladen bereit. Es enthält die Erklärungen zum Verfahren und die Felder, die wir für die Zuordnung brauchen.
Ausfüllen und auf dem Postweg senden
Füllen Sie das Formular vollständig aus, unterschreiben Sie es und senden Sie es an dokuhaus Archivcenter GmbH, Retrieval-Service, Dornierstraße 4, 04509 Wiedemar. Denken Sie an den gewünschten Zustellweg - das ist eine Pflichtangabe.
In der Postfiliale identifizieren
Drucken Sie den POSTIDENT-Coupon aus, der dem Formular beiliegt, und lassen Sie sich damit in einer Postfiliale mit Personalausweis oder Reisepass identifizieren. Eine Ausweiskopie im Brief brauchen wir nicht mehr.

Formular zum Herunterladen

Anforderung von Patientenunterlagen (PDF, 242 KB) - Version 3.0, Stand September 2026. Der POSTIDENT-Coupon ist auf der letzten Seite; drucken Sie das Formular vollständig aus.

Falls Sie das Formular nicht ausdrucken können, rufen Sie im Team Aktenabruf an: 034207 4068-23. Wir schicken es Ihnen dann zu.

Was Sie beilegen müssen

Das vollständig ausgefüllte und unterschriebene Anforderungsformular, einschließlich des gewünschten Zustellwegs
Die Identitätsfeststellung über den beiliegenden POSTIDENT-Coupon in einer Postfiliale - eine Ausweiskopie im Brief ist nicht mehr nötig
Bei Unterlagen für eine dritte Person: eine schriftliche Vollmachtsurkunde, etwa notariell oder schriftlich verfasst. Eine handschriftliche Einverständniserklärung ohne Vollmachtsurkunde reicht nicht
Bei Unterlagen Ihres Kindes mit anderem Familiennamen: zusätzlich zum POSTIDENT einen Nachweis, dass Sie erziehungsberechtigt sind
Bei einer gesetzlich vertretenen Person: zusätzlich zum POSTIDENT einen Nachweis der Vertretungsbefugnis, etwa Vormundschafts- oder Betreuerausweis oder eine beglaubigte Vorsorgevollmacht
Name und Ort der Arztpraxis, damit wir den Bestand zuordnen können

Wer anfordern darf

Die Patientin oder der Patient selbst
Erziehungsberechtigte für ihr Kind, mit Nachweis
Gesetzliche Vertreterinnen und Vertreter, mit Nachweis der Vertretungsbefugnis
Im Todesfall Erben oder nächste Angehörige, unter den Voraussetzungen des § 630g Abs. 3 BGB

Was der Versand kostet

Der Versand als Papierkopie kostet pauschal 10,00 Euro inklusive Umsatzsteuer. Liegt Ihre Akte bereits digital vor, entfällt diese Gebühr - Sie erhalten die Kopie dann per E-Mail, und dafür ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse im Formular zwingend.

Kostenfrei ist außerdem die persönliche Abholung: Nach telefonischer Terminabsprache nehmen Sie die Kopien an einem unserer Archivstandorte in Empfang. Welchen Zustellweg Sie wünschen, geben Sie schon im Formular an - ob die Akte in Papierform oder digital vorliegt, steht erst nach der Prüfung fest.

Handschriftliche Aufzeichnungen

Handschriftliche Aufzeichnungen der behandelnden Ärztin oder des behandelnden Arztes gehören ausdrücklich nicht zum Umfang der Kopie. Sie können nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung übersandt werden.

Wenn wir die Akten nicht haben

Wir verwahren nur die Bestände von Praxen, die uns beauftragt haben. Finden wir die gesuchte Praxis nicht, sagen wir das offen. Erste Anlaufstelle ist dann die zuständige Ärztekammer oder die Kassenärztliche Vereinigung Ihres Bundeslandes - dort ist häufig bekannt, wer den Bestand einer geschlossenen Praxis übernommen hat.

Fragen zur Anforderung

Zuständig ist das Team Aktenabruf und Retrieval an den Standorten Wiedemar und Halle (Saale): Telefon 034207 4068-23, E-Mail retrieval@dokuhaus.com.

Häufige Fragen zu Patientenakte anfordern

Wie lange werden Patientenakten nach einer Praxisschließung aufbewahrt?

In der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, nach § 630f Abs. 3 BGB und § 10 Abs. 3 MBO-Ä. Für Aufzeichnungen zu Strahlenbehandlungen gelten längere Fristen.

Kann ich die Akte per E-Mail anfordern?

Nein. Das unterschriebene Formular muss auf dem Postweg kommen, und die Identitätsfeststellung läuft über POSTIDENT in einer Postfiliale. Fragen zum Verfahren beantworten wir gern telefonisch unter 034207 4068-23.

Was kostet die Herausgabe?

Die Bearbeitung ist kostenfrei. Der Versand als Papierkopie kostet pauschal 10,00 Euro inklusive Umsatzsteuer. Nichts zahlt, wer die Kopien nach Terminabsprache selbst abholt - und ebenso wenig, wenn die Akte digital vorliegt und per E-Mail zugeht.

Bekomme ich die Originalakte?

Nein, Sie erhalten Kopien. Die Originale bleiben nach ärztlicher Zulassungsordnung im Eigentum der behandelnden Ärztin oder des behandelnden Arztes und verbleiben im Archiv.

Kann ich die Akte als Angehöriger anfordern?

Im Todesfall können Erben und nächste Angehörige unter den Voraussetzungen des § 630g Abs. 3 BGB Einsicht verlangen. Dafür ist ein Nachweis der Berechtigung erforderlich.

Wie lange dauert die Bereitstellung?

Nach vollständigem Nachweis Ihrer Berechtigung in der Regel wenige Werktage. Unvollständige Anfragen sind der häufigste Grund für Verzögerung - deshalb steht oben, was mitgeschickt werden muss.

Wie funktioniert die Identifizierung per POSTIDENT?

Der Coupon liegt dem Anforderungsformular bei. Sie drucken ihn aus, gehen damit in eine Postfiliale und lassen sich mit Personalausweis oder Reisepass identifizieren. Für Sie ist das kostenfrei, und eine Ausweiskopie müssen Sie nicht mehr verschicken.

Kann ich die Unterlagen digital bekommen?

Wenn Ihre Akte bereits digital vorliegt, ja - dann geht die Kopie per E-Mail und die Versandpauschale entfällt. Ob das der Fall ist, sehen wir erst bei der Prüfung; deshalb verlangt das Formular schon vorab die Angabe eines Zustellwegs als Rückfallebene.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100

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