Branchen

dokuhaus arbeitet für Arztpraxen, Kliniken, Pflegeeinrichtungen, Steuer- und Rechtsanwaltskanzleien, Behörden, Kranken- und Pflegekassen, Sozialversicherungsträger, Insolvenzverwaltungen sowie Bau- und Industriebetriebe - die Fristen und Nachweispflichten unterscheiden sich je Branche erheblich.

Hände entnehmen eine Akte aus einem Hängeregisterschrank — Der Ablauf ist überall ähnlich. Unterschiedlich sind Frist, Nachweis und Zugriffsrecht.

Der Ablauf ist selten das Problem. Abholen, erfassen, einlagern funktioniert überall gleich. Was sich unterscheidet, ist die Frage davor: welche Frist gilt, wer haftet, welcher Nachweis wird verlangt und wer darf die Unterlagen überhaupt sehen.

Deshalb sind die Branchenseiten nach der Rechtslage aufgebaut und nicht nach dem Leistungskatalog. Eine Praxisauflösung ist ein anderer Vorgang als eine Archivübernahme in der Insolvenz, obwohl in beiden Fällen Kartons transportiert werden.

Branche oder Unterlagenart

Beide Wege führen zur selben Antwort, sie beginnen nur an unterschiedlichen Stellen. Die Branchenseite beantwortet, was in Ihrer Lage typischerweise zu regeln ist. Wenn Sie dagegen schon wissen, worum es geht - Personalakten, Patientenakten, Buchhaltung, Bauakten -, führt die Übersicht nach Aktenart schneller zum Ziel. Die Seiten sind untereinander verlinkt.

Alle Branchen

Person in Klinikkleidung mit Stethoskop bearbeitet Unterlagen am Schreibtisch

Arztpraxen und Praxisauflösung

Praxis geschlossen - die Aufbewahrungspflicht bleibt.

Langer Regalgang im Sicherheitsarchiv, Mitarbeiter in Bewegung

Krankenhäuser und Kliniken

Fallakten abholen, erfassen und fristgerecht verwahren.

Halb geräumter Lagerraum mit gestapelten Kartons, Trittleiter und leeren Regalen

Insolvenzverwaltung

Das Unternehmen endet, die Aufbewahrungspflicht nicht.

Mitarbeiterin erfasst Bestände am Laptop im Lager

Industrie und Maschinenbau

Zeichnungen und Prüfdokumentation über Jahrzehnte.

Hoher Stapel aus Ordnern, Mappen und losen Belegen in einem Regalfach

Steuerberatung

Mandantenunterlagen auslagern statt Fläche zu belegen.

Regalfach mit dicht gestellten Aktenmappen mit Bändchen und Griffmarken

Rechtsanwaltskanzleien

Handakten nach Mandatsende verwahren, außer Haus.

Person sichtet Unterlagen an einem Tisch zwischen hohen Aktenregalen

Behörden und öffentlicher Sektor

Vergabefähig: ISO-zertifiziert, Speicherung in Deutschland.

Hand entnimmt eine Akte aus einer geöffneten Hängeregistratur-Schublade

Kranken- und Pflegekassen

Kassenakten verwahren - und fristgerecht löschen.

Archivraum mit Karteischränken und einer Regalwand voller dicht gestellter Mappen

Sozialversicherungsträger

Erst nach Jahrzehnten gebraucht - und dann sofort.

Alter Bauplan wird von Hand in den Großformatscanner eingeführt, Breitenskala bis über 110 Zentimeter sichtbar

Bau- und Wohnungswirtschaft

Der Plan wird beim Sanieren gebraucht, nicht beim Bauen.

Pflegedienste und Pflegeheime

Keine gesetzliche Frist für Pflegedoku, nur vertragliche.

Häufige Fragen

Meine Branche steht nicht dabei. Geht das trotzdem?

Ja. Die Seiten decken die Ausgangslagen ab, die am häufigsten vorkommen. Der Ablauf ist in jeder Branche derselbe: Bestand aufnehmen, Fristen klären, abholen, einlagern oder digitalisieren. Auch gemischte und ungeordnete Bestände sind der Normalfall.

Was unterscheidet die Branchen praktisch?

Die Rechtsgrundlage, die Zugriffsrechte und die Nachweispflicht. Eine Arztpraxis unterliegt dem Behandlungsvertragsrecht und dem Strahlenschutzrecht, eine Kanzlei dem Berufsrecht, ein Industriebetrieb dem Produkthaftungs- und Gefahrstoffrecht. Der Transport der Kartons ist überall gleich, die Frist dahinter nicht.

Arbeiten Sie auch für kleine Betriebe?

Ja. Die Branchenseiten beschreiben typische Ausgangslagen, keine Mindestgrößen. Für kleinere Vorhaben ist häufig die Kartonerfassung der wirtschaftlichere Weg, für Bestände mit regelmäßigem Zugriff die Einzelaktenerfassung.

Wie fange ich an?

Mit der Menge. Der Mengenrechner übersetzt Regale, Schränke und Ordner in Regalmeter - die Einheit, in der ein Archivangebot kalkuliert wird. Danach folgt die Bestandsaufnahme, vor Ort oder per Videocall.

Werden Unterlagen im Ausland verarbeitet?

Nein. Lagerung, Digitalisierung und Datenspeicherung finden in Deutschland statt, auf eigenen Servern. Die Abholung übernimmt die eigene Flotte.

Was, wenn mehrere Aktenarten zusammenliegen?

Das ist der Normalfall. Gemischte und ungeordnete Bestände werden übernommen und beim Eingang erfasst; eine Vorsortierung durch Sie ist nicht nötig. Welche Frist für welche Unterlage gilt, steht unter Aufbewahrung nach Aktenart.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

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