Pflegedokumentation: die Frist steht im Vertrag
Für die Pflegedokumentation gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich sind die Versorgungs- und Rahmenverträge mit den Kassen, häufig mindestens fünf Jahre; für Behandlungsdokumentation greifen daneben die zehn Jahre des § 630f Abs. 3 BGB.
Welche Fristen gelten
| Unterlage | Frist |
|---|---|
PflegedokumentationVersorgungs- und Rahmenverträge, § 132a SGB V Beginn: entfälltAnmerkungAnders als bei Ärzten und Kliniken steht die Frist nicht im Gesetz. Sie ergibt sich aus den Verträgen, die die Landesverbände der Krankenkassen nach § 132a Abs. 4 SGB V mit den Leistungserbringern schliessen, und aus den Rahmenempfehlungen nach § 132a Abs. 1 SGB V. Verbreitet sind mindestens fünf Jahre, einzelne Kassen verlangen zehn. Für den Bereich der Pflegeversicherung nach SGB XI fehlen häufig ausdrückliche vertragliche Vorgaben ganz. | keine gesetzliche Frist |
Behandlungsdokumentation, soweit Behandlungspflege erbracht wird§ 630f Abs. 3 BGB Beginn: nach Abschluss der BehandlungAnmerkungDie Vorschrift gilt für Behandelnde im Sinne des Behandlungsvertrags. Wo ein Pflegedienst ärztlich verordnete Behandlungspflege erbringt, ist die Dokumentation dieser Leistungen erfasst; die reine Grundpflege nach SGB XI ist es nicht ohne Weiteres. Die Abgrenzung im Einzelfall gehört zur rechtlichen Bewertung. | 10 Jahre |
Betäubungsmittelnachweise: Karteikarten, BtM-Bücher, EDV-Ausdrucke§ 13 Abs. 3 S. 1 BtMVV Beginn: von der letzten Eintragung an | 3 Jahre |
Stand der Angaben: 2026-09. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ausführliche Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart
In fast jeder Branche beginnt die Frage nach der Aufbewahrung mit einem Paragraphen. In der Pflege nicht. Für die Pflegedokumentation gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist - weder im SGB XI noch anderswo.
Was stattdessen gilt, steht in den Verträgen: in den Rahmenempfehlungen nach § 132a Abs. 1 SGB V und in den Versorgungsverträgen, die die Landesverbände der Krankenkassen nach § 132a Abs. 4 SGB V mit den Leistungserbringern schliessen. Verbreitet sind mindestens fünf Jahre. Einzelne Kassen verlangen zehn. Für den Bereich der Pflegeversicherung fehlen ausdrückliche Vorgaben oft ganz.
Warum das im Archiv unangenehmer ist als eine feste Frist
Eine gesetzliche Frist ist unbequem, aber eindeutig: Zehn Jahre sind zehn Jahre, für jede Akte gleich. Eine vertragliche Frist ist es nicht. Sie kann je Kostenträger unterschiedlich sein, sie ändert sich mit dem nächsten Vertrag, und sie steht in einem Dokument, das im Archiv niemand vorliegen hat.
Praktisch führt das zu einem von zwei Fehlern. Entweder wird zu kurz aufbewahrt, dann fehlt im Streit- oder Prüffall der Nachweis. Oder es wird gar nichts mehr vernichtet, dann wächst der Bestand unbegrenzt - und das ist seinerseits ein Datenschutzproblem, weil personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als es der Zweck erfordert.
Der Ausweg ist ein eigenes, schriftlich begründetes Aufbewahrungs- und Löschkonzept: je Unterlagenart eine Frist, hergeleitet aus dem jeweiligen Vertrag und aus der Verjährung möglicher Ansprüche. Wir führen die Frist danach am Vorgang mit und melden uns, wenn sie abläuft. Festlegen müssen Sie sie.
Was den Bestand einer Pflegeeinrichtung ausmacht
- Die Akte läuft über Jahre und endet nicht mit einer Behandlung, sondern mit Auszug oder Tod
- Ein hoher Anteil ist handschriftlich: Pflegeberichte, Vitalzeichenblätter, Übergabebücher
- Betäubungsmittelnachweise haben eine eigene, kurze Frist und müssen getrennt greifbar bleiben
- Prüfungen des Medizinischen Dienstes greifen auf zurückliegende Zeiträume zu
- Bei Trägerwechsel oder Schliessung einer Einrichtung geht der gesamte Bestand über, samt Verantwortung
Abgrenzung: Klinik, Kasse, Pflege
Drei Bereiche, die dieselben Daten berühren und trotzdem verschiedenen Regeln folgen. Im Krankenhaus setzt das Gesetz die Frist, überlagert von Strahlenschutz- und Transfusionsrecht. Bei der Krankenkasse ordnet § 304 SGB V eine Löschung an, also eine Höchstdauer. In der Pflege setzt der Vertrag die Frist, und wo er schweigt, muss die Einrichtung selbst begründen.
Gemeinsam ist allen dreien der Sozialdatenschutz nach §§ 67 ff. SGB X, der neben der DSGVO gilt und für die Auslagerung einen Auftragsverarbeitungsvertrag verlangt.
Handschriftliches ist kein Nebenproblem
Ein Grossteil der Pflegedokumentation ist von Hand geschrieben. Für die Digitalisierung heisst das: Eine Texterkennung liefert hier keine durchsuchbare Fassung, sondern bestenfalls ein lesbares Bild. Gesucht wird deshalb über die erfassten Merkmale - Name, Zeitraum, Unterlagenart -, nicht über den Inhalt.
Wer das vorher weiss, plant die Erfassungstiefe richtig und zahlt nicht für eine Volltextsuche, die auf handschriftlichen Blättern ohnehin nicht funktioniert.
Leistungen für diesen Bestand
Aktenlagerung
Bewohner- und Klientenakten auslagern, ohne den Zugriff aufzugeben.
Aktenverwaltung
Akten nach Bewohner und Betreuungszeitraum ordnen, Fristen je Akte führen.
Scan-on-Demand
Einzelne Akte digital anfordern, statt im Keller danach zu suchen.
Aktenvernichtung
Vernichtung nach Fristablauf, mit Nachweis für Ihre Dokumentation.
Unterlagen, die in dieser Branche anfallen
Personalakten
Fristen für Pflege- und Verwaltungspersonal, getrennt nach Unterlagenart.
Patientenakten
Fristen der Behandlungsdokumentation, wo Behandlungspflege erbracht wird.
Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage
Arztpraxen und Praxisauflösung
Behandlungsdokumentation im ambulanten Bereich, andere Rechtsgrundlage.
Krankenhäuser und Kliniken
Kliniken mit denselben Daten, aber gesetzlich gesetzten Fristen.
Kranken- und Pflegekassen
Die Gegenseite im Vertrag, mit eigener Löschpflicht nach § 304 SGB V.
Häufige Fragen zu Pflegedienste und Pflegeheime
Wie lange muss die Pflegedokumentation aufbewahrt werden?
Dürfen wir Pflegeakten überhaupt extern archivieren?
Was gilt für die Betäubungsmitteldokumentation?
Wie kommen wir bei einer Prüfung schnell an alte Unterlagen?
Was passiert bei Schliessung einer Einrichtung mit den Akten?
Lässt sich handschriftliche Dokumentation durchsuchbar machen?
Wer darf auf die eingelagerten Akten zugreifen?
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Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
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