Referenzen
dokuhaus veröffentlicht Projektbeispiele anonymisiert, weil die meisten Kundinnen und Kunden aus Gesundheitswesen, Verwaltung und Rechtsberatung nicht namentlich genannt werden möchten.
Wir nennen keine Kundennamen. Wer Patientenakten, Mandantenunterlagen oder Verwaltungsvorgänge auslagert, hat selten ein Interesse daran, das öffentlich zu machen - und wir haben kein Interesse daran, es gegen diesen Wunsch zu tun.
Was wir zeigen, sind die Vorgänge: Ausgangslage, Umfang, Zeitraum, Ergebnis. Konkrete Referenzen nennen wir auf Anfrage, wenn die betroffenen Kunden zugestimmt haben.
Projekte aus der Praxis
Praxisauflösung nach einem Todesfall
Eine Ärztin war bis zuletzt tätig, ohne Nachfolge für ihre Praxis. Nach ihrem Tod musste der hinterbliebene Ehemann die Abwicklung übernehmen. Wir haben die 70 Regalmeter Patientenakten innerhalb eines Monats verpackt, eingelagert und mit dem jeweiligen Vernichtungsjahr erfasst.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Fallakten einer Klinik, seit rund 20 Jahren
Für jeden Patienten entsteht eine Fallakte, eine durchgehende Patientenakte gibt es dort nicht. Wir holen regelmäßig neue Bestände ab und verwahren inzwischen rund 100.000 Akten im Sicherheitsarchiv. Der Bestand wird laufend fortgeschrieben.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Ersatzteil für eine Maschine aus den Neunzigern
Ein Hersteller von Spezialmaschinen hatte seine technischen Zeichnungen bei uns eingelagert. Als nach Jahren ein Ersatzteil für eine ältere Anlage gebraucht wurde, standen die Unterlagen innerhalb weniger Stunden digital bereit. Die Produktion lief weiter.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Zwölf Standorte eines Versicherers, seit 2002
Ein weltweit tätiger Versicherer suchte 2002 eine Lösung für die Aktenlagerung eines einzelnen Standortes. Heute betreuen wir zwölf Standorte in Deutschland und einige im europäischen Ausland. Wir holen neue Ordner regelmäßig ab, archivieren sie und melden, wann die Aufbewahrungsfrist abläuft; vernichtet wird erst nach Freigabe. Bis dahin kann jede Akte angefordert werden, physisch oder digital.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Ein Klinikgebäude räumen, in einer Woche
Eine Klinik mit 145 Betten und rund 8.000 stationären Patienten im Jahr hatte eine Woche Zeit, ihr Gebäude zu räumen. Einen Tag nach der Beauftragung waren unsere Leute vor Ort, 600 Kilometer entfernt, und haben an einem Tag den gesamten Bestand ausgeräumt und verpackt: rund 1.000 Umzugskartons. Am Tag darauf standen die Unterlagen im Sicherheitsarchiv, die Frist war gehalten.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
16.863 Patientenakten während des laufenden Betriebs
Eine Fachklinik für Neurologie mit rund 4.000 Patienten im Jahr führte die digitale Patientenakte und ein Dokumentenmanagementsystem ein. Von April 2024 bis Mai 2025 haben wir 16.863 Akten mit rund 2,3 Millionen Seiten ersetzend digitalisiert. Der Klinikbetrieb lief weiter: Wer während der Umstellung eine Akte brauchte, bekam sie binnen 24 Stunden. Übergeben wurde in XML-Dateien, die zum System des Hauses passen, samt Begleitdateien für den automatischen Import. Logistik, Archivierung, Digitalisierung und die Vernichtung danach kamen aus einer Hand.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
23.026 Mieterakten einer Wohnungsgesellschaft
Eine kommunale Wohnungsgesellschaft mit rund 18.000 vermieteten Wohnungen und Gewerbeeinheiten stellte auf die digitale Mieterakte um. Von Januar bis September 2025 haben wir 23.026 Akten mit rund 2,6 Millionen Seiten ersetzend digitalisiert, mit Bereitstellung binnen 24 Stunden während der gesamten Umstellung. Der Zugriff ist seitdem ortsunabhängig, die Suche nach einer Akte dauert Sekunden statt Gänge ins Archiv.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
2.000 Bauakten und 11.600 Großformate
Eine Wohnungsgesellschaft mit großem Eigenbestand digitalisiert ihre Bauakten samt technischen Zeichnungen: 2.000 Akten, rund 800.000 Seiten und 11.600 Großformate, von Juli 2025 bis August 2026. Das Vorhaben läuft in vier Tranchen, damit das Haus jederzeit arbeitsfähig bleibt und sich die Mitarbeitenden nach und nach an die digitale Ablage gewöhnen. Wir stellen das Verpackungsmaterial, entnehmen aus den Regalen, holen ab, scannen, archivieren zwischenzeitlich und liefern die Daten zurück.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Ein Archiv, das die Firma überdauert
Ein Industrieunternehmen in Liquidation ließ seinen gesamten Bestand ersetzend digitalisieren: rund 3.500 Akten mit etwa 2 Millionen Seiten, von Januar bis November 2025 - Personal-, Projekt- und Bauakten sowie kaufmännische Unterlagen. Prüfungen durch Finanzamt, Sozialversicherungsträger oder Gerichte lassen sich damit auch Jahre nach der Löschung des Unternehmens beantworten, was die Liquidatoren persönlich entlastet. Die Papierakten wurden anschließend datenschutzkonform vernichtet; das digitale Archiv halten wir zehn Jahre bereit.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Eine Poststelle, die es nicht mehr gab
Eine Spezialversicherung wurde aus ihrem Konzern ausgegliedert und stand ohne eigene Poststelle da. Seit Dezember 2024 übernehmen wir den gesamten Posteingang, rund 2.500 Briefsendungen im Monat. Die Post steht tagesaktuell digital bereit, gleich ob im Büro, zu Hause oder im Außendienst gearbeitet wird. Vor der Zustellung werden die Sendungen klassifiziert, damit jede beim zuständigen Team ankommt und keine Frist an der Verteilung scheitert.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
15.000 Rechnungen im Monat, an einer Stelle
Ein Facility-Manager lässt seinen Rechnungseingang seit April 2023 bei uns zusammenlaufen, rund 15.000 Rechnungen im Monat. Was auf Papier kommt, digitalisieren wir tagesaktuell; was elektronisch kommt, etwa im ZUGFeRD-Format, reichern wir um die Angaben an, die das Haus für die Zuordnung braucht, und liefern Protokolle dazu. Alles läuft über eine Plattform, die Freigaben laufen digital.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
150 Regalmeter im eigenen Haus geordnet
Ein Hersteller von Befestigungstechnik wollte sein Archiv im eigenen Haus behalten, aber wiederfinden können, was darin steht. In rund einer Woche haben wir 150 Regalmeter inventarisiert und jeden Ordner seinem Regalfach zugeordnet. Die Übersicht liegt beim Kunden, der den Bestand seitdem selbst fortschreibt.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
200 Tonnen Papier aus einem Klinikarchiv
In einem Klinikum mit rund 1.000 Betten hatten sich über Jahrzehnte etwa 12.000 Umzugskartons angesammelt, rund 200 Tonnen Papier. Über sechs Monate haben wir den Bestand nach und nach ausgelagert und anschließend datenschutzkonform vernichten lassen.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Die Unterlagen aus über 200 Insolvenzverfahren
Eine Kanzlei für Insolvenzrecht muss die Unterlagen der insolventen Unternehmen weiter aufbewahren, und die eigenen Räume reichen dafür nicht aus. Für über 200 Verfahren dieser Kanzlei lagern wir die Dokumentation. Der Insolvenzverwalter kommt damit seiner Aufbewahrungspflicht nach; wird nach Abschluss eines Verfahrens doch noch einmal eine Akte gebraucht, stellen wir sie zu - so oft wie nötig, bis zur endgültigen Vernichtung.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Häufige Fragen
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