AKTENARCHIVIERUNG EFFIZIENT UND SICHER

In vielen Wirtschaftszweigen oder Behörden fallen täglich Unterlagen an, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen. Eine intelligente Aktenarchivierung spart dabei extrem viel Mühe, Zeit und damit natürlich Kosten für das Unternehmen oder die Behörde.

Ob in eigenen Räumlichkeiten oder bei uns – wir finden mit Ihnen zusammen die ideale Lösung für Ihre Aktenarchivierung.

Trotz der fortschreitenden Digitalisierung müssen immer noch viele Dokumente in Papierform aufbewahrt werden.

Oft müssen sich unsere Kunden dabei an Aufbewahrungsfristen halten und die Akten trotzdem jederzeit verfügbar aufbewahren, bis eine Aktenvernichtung durchgeführt wird. Um dies möglichst effizient zu organisieren, sind wir Ihr verlässlicher Partner.

ARCHIVIERUNG PER EINZELAKTEN- ODER KARTONAKTENERFASSUNG

Der erste Schritt ist immer die Analyse Ihrer Anforderungen an die Aktenlagerung. Jedes Unternehmen hat andere betriebliche und gesetzliche Ansprüche an eine Aktenarchivierung. Wir geben Ihnen eine Einschätzung und beraten Sie umfassend. Ihre Unterlagen werden von uns mittels eines Barcodesystems erfasst und verwaltet. Als Kunde können Sie dabei zwischen der Kartonerfassung und Einzelaktenerfassung wählen. Dabei werden alle für die Auffindung der Akte notwendigen Informationen für jede Akte einzeln in einem Datensatz hinterlegt. Bei der Kartonerfassung werden die Akten eines Kartons zu einem Datensatz zusammengefasst z. Bsp. bei zusammengehörigen Akten wie Rechnungen Januar – Juni eines Jahres.

Somit wird jeder Datensatz mit eindeutigen Informationen archiviert, so dass später schnell und einfach eine bestimmte Akte gefunden werden kann.

Bei der Aktenarchivierung werden alle wichtigen Informationen hinterlegt

  • Zeitraum und Jahrgang der Akte
  • Thema bzw. Inhalt der Akten
  • zuständiger Bereich und Abteilungen
  • Geplante Aufbewahrungsfrist und Zeitpunkt der Aktenvernichtung

ARCHIVIERUNG PER BARCODESYSTEM

Ein Barcodesystem bietet für die Aktenarchivierung viele Vorteile gegenüber Systemen, bei denen konventionell nur Kartons beschriftet werden. Mit dem Barcodesystem kann die Lagerfläche flexibel und optimal ausgelastet werden.

Zuweisungen und Bewegungen von Akten oder Kartons erfolgen mittels Handscanner, was sowohl die Suche nach Akten wie auch die Ein- und Auslagerung erleichtert und somit die ganze Aktenarchivierung optimiert.

Für alle bei uns archivierten Akten stellen wir unseren Kunden ein Verzeichnis zur Verfügung, was Ihnen die Möglichkeit bietet, jederzeit einen Überblick über Ihre Aktenbestände zu haben und Recherchen (Retrieval) über die archivierten Dokumente durchzuführen. Die Aktenlagerung erfolgt in geschlossenen Archivkartons. Durch das verwendete Barcodesystem können Beschriftungen auf dem Kartons entfallen. Somit ist die komplette Aktenarchivierung anonymisiert. Als Kunde können Sie für die Aktenlagerung Ihrer Papierdokumente zwischen zwei verschiedenen Kartongrößen wählen, unseren Archivkarton AK 1 und AK 2 bzw. für Röntgenbilder den AK 4.

UNSERE LAGERSOFTWARE SORGT FÜR ORDNUNG

Für die Verwaltung der Datensätze bei der Aktenarchivierung unserer Kunden wird bei dokuhaus eine eigene Lagersoftware genutzt. Diese ermöglicht eine schnelle und zeitsparende Aktensuche und die genaue Dokumentation von Aktenbewegungen. Zusammengefasst verwaltet die Software ein komplettes Aktenleben, beginnend bei der Erfassung und endend mit der Vernichtung.

Falls Sie auf einzelne Unterlagen oder ganze Datensätze zugreifen möchten ist dies jederzeit möglich. Lagern Ihre Akten bei uns, so können wir Akten per Kurier oder Paketdienst zuschicken. Alternativ können wir Ihnen auch Unterlagen per Fax oder digitalisiert als verschlüsseltes PDF-Dokument zuschicken.

SICHERHEIT IN DEN PROZESSEN

Datenschutz, Qualität und Sicherheit bei der Aktenarchivierung wird bei dokuhaus groß geschrieben.

Unsere Mitarbeiter und Verfahren unterliegen den ISO-Normen 9001 und 27001 sowie dem Datenschutzgesetzen (LDSG und BDSG). Unsere Räumlichkeiten und EDV-Unterlagen sind gegen Einbruch, unberechtigten Zugriff und natürlich Feuer geschützt.