Aktenvernichtung nach ISO/IEC 21964
dokuhaus organisiert die Vernichtung von Akten, Festplatten, DVDs und USB-Speichern nach ISO/IEC 21964. Schutzklasse und Sicherheitsstufe werden vorab anhand der Schutzbedürftigkeit festgelegt, die Ausführung übernimmt ein zertifizierter Partner.
Der Papierkorb ist keine Vernichtung, der Aktenvernichter im Flur meistens auch nicht. Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss deren Vernichtung genauso belegen können wie deren Aufbewahrung. Die ISO/IEC 21964 liefert dafür den Maßstab.
Wir prüfen den Bestand gegen die hinterlegten Fristen, holen ihn in gesicherten Fahrzeugen ab und lassen ihn durch einen zertifizierten Partner vernichten. Sie erhalten den Nachweis für Ihre Verfahrensdokumentation.
Leistungsumfang
- Prüfung der zur Vernichtung anstehenden Akten gegen Fristen und weitere Bedingungen
- Sichtung und Sortierung bei einmaligen Vorgängen
- Turnusmäßige Vernichtung, etwa im jährlichen Rhythmus
- Bereitstellung von Vernichtungscontainern bei Ihnen vor Ort
- Transport in gesicherten Fahrzeugen
- Vernichtung von Datenträgern: Festplatten, DVDs, USB-Speicher
- Nachweis über die erfolgte Vernichtung
Schutzklasse und Sicherheitsstufe
Die ISO/IEC 21964 unterscheidet drei Schutzklassen nach dem Schadenspotenzial und sieben Sicherheitsstufen nach der Feinheit der Zerkleinerung. Eine Lieferantenkorrespondenz braucht eine andere Behandlung als eine Personalakte oder eine medizinische Dokumentation. Wir stimmen die Einordnung vor der Vernichtung mit Ihnen ab, statt pauschal die teuerste Stufe zu fahren.
Die Aktenvernichtung wird an einen zertifizierten Dienstleister ausgelagert. dokuhaus verantwortet Prüfung, Abholung, Dokumentation und Nachweis, nicht den Zerkleinerungsvorgang selbst.
Was die Vernichtung kostet
Berechnet wird nach Menge, üblicherweise je Behälter oder je Regalmeter, dazu die Anfahrt. Die Sicherheitsstufe nach ISO/IEC 21964 geht in den Preis ein: eine feinere Zerkleinerung bedeutet weniger Durchsatz je Stunde.
Weitere Faktoren: ob Ordner und Metall vorher entfernt werden müssen, ob vor Ort oder im Werk vernichtet wird, und ob eine einmalige Räumung oder eine wiederkehrende Abholung vereinbart ist.
Lagert der Bestand bereits bei uns, entfällt der Transport. Für ein Angebot brauchen wir Menge, Schutzbedarf und die Angabe, ob Ordner mitgehen.
Ein Fall aus der Praxis
200 Tonnen Papier aus einem Klinikarchiv
In einem Klinikum mit rund 1.000 Betten hatten sich über Jahrzehnte etwa 12.000 Umzugskartons angesammelt, rund 200 Tonnen Papier. Über sechs Monate haben wir den Bestand nach und nach ausgelagert und anschließend datenschutzkonform vernichten lassen.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Leistungen, die meist dazugehören
Aktenverwaltung
Woher der Anstoß kommt: Die überwachte Frist meldet den Ablauf von selbst.
Aktenlagerung
Bis zur Vernichtung liegt der Bestand zutrittsgeschützt und erfasst.
Sicherheit
Was die Kette vom Regal über den Transport bis zum Nachweis zusammenhält.
Häufige Fragen zu Aktenvernichtung
Erhalte ich einen Nachweis über die Vernichtung?
Werden auch Festplatten und Datenträger vernichtet?
Kann ich vor der Vernichtung noch einmal prüfen?
Gilt die DIN 66399 noch?
Welche Sicherheitsstufe ist die richtige?
Was passiert mit Datenträgern?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
