Aktenverwaltung: lagern reicht nicht
Bei der Aktenverwaltung übernimmt dokuhaus neben der Lagerung auch die Struktur des Bestands, die Überwachung der Aufbewahrungsfristen, die Bereitstellung einzelner Akten und die Vernichtung nach Fristablauf.
Ein Archiv, das nur lagert, verlagert das Problem. Die Suche bleibt, die Frist bleibt, die Verantwortung bleibt. Aktenverwaltung heißt: Wir wissen, was liegt, seit wann es liegt und wann es weg darf.
Drei Aufgaben, die wir übernehmen
- Aktenabruf: Sie fordern an, wir liefern - als Original per Kurier, digital per Scan-on-Demand oder zur Abholung im Archiv.
- Fristenüberwachung: Zu jedem Bestand sind Aufbewahrungsfrist und Vernichtungsdatum hinterlegt. Wir melden uns vor Ablauf, nicht danach.
- Vernichtung nach Fristablauf: nach den Vorgaben der ISO/IEC 21964, im Einklang mit DSGVO und BDSG, mit Nachweis. Schutzklasse und Sicherheitsstufe stimmen wir vorher ab.
Wann Sortierung gebraucht wird
Sechs Ausgangslagen, in denen ein Bestand nicht nur Platz braucht, sondern Struktur:
- Umsetzung eines Löschkonzepts nach DSGVO, wenn personenbezogene Unterlagen unsortiert liegen
- Unternehmenskauf: übernommene Bestände ohne Systematik, von Wartungsverträgen bis Arbeitsnachweisen
- Unternehmensverkauf und Due Diligence: Unterlagen müssen prüfbar und teilbar sein
- Einführung des papierlosen Büros: Sortierung als Vorstufe der Digitalisierung
- Starkes Wachstum: eine Ablage, die für fünf Mitarbeitende gebaut war, trägt fünfzig nicht
- Plötzlicher Personalausfall: niemand mehr im Haus kennt die gewachsene Ablage
Was die Verwaltung kostet
Die Verwaltung wird nicht nach Regalmetern berechnet, sondern nach dem, was verzeichnet werden muss. Entscheidend ist die Erfassungstiefe: Reicht die Kartonebene, oder soll jede Akte einzeln mit Aktenzeichen, Zeitraum und Frist geführt werden?
Dazu kommen die laufenden Vorgänge - Abrufe, Rückführungen, Fristmeldungen. Der Aufwand für die Ersterfassung fällt einmalig an, die Führung des Verzeichnisses laufend.
Für ein belastbares Angebot brauchen wir die Menge und eine Beispielakte. Die Menge liefert der Mengenrechner, die Beispielakte zeigt uns, wie tief erfasst werden muss.
Leistungen, die meist dazugehören
Aktenlagerung
Wo der verwaltete Bestand liegt: zutrittsgeschütztes Archiv in Deutschland.
Scan-on-Demand
Zugriff auf die einzelne Akte, ohne den ganzen Bestand zu digitalisieren.
Aktenvernichtung
Was mit Akten geschieht, deren Frist die Verwaltung als abgelaufen meldet.
Inhouse-Service
Dieselbe Ordnung herstellen, aber im Haus des Kunden statt im Archiv.
Häufige Fragen zu Aktenverwaltung
Worin unterscheidet sich Aktenverwaltung von reiner Aktenlagerung?
Nach welcher Norm wird vernichtet?
Was bedeutet Fristenüberwachung genau?
Wer entscheidet, wann vernichtet wird?
Können auch bereits eingelagerte Bestände nacherfasst werden?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
