Bauakten und Pläne, die das Projekt überdauern

dokuhaus archiviert Bauakten, Pläne und Objektunterlagen aus Bau- und Wohnungswirtschaft, digitalisiert Grossformate von DIN A2 bis A0+ und ordnet den Bestand nach Liegenschaft, damit ein Plan über die Adresse auffindbar bleibt.

Alter Bauplan wird von Hand in den Großformatscanner eingeführt, Breitenskala bis über 110 Zentimeter sichtbar — Der Plan wird gebraucht, wenn saniert wird - Jahrzehnte nach der Abnahme.

Welche Fristen gelten

Unterlage	Frist
Bauunterlagen, Statik und Standsicherheitsnachweise Bauordnung Sachsen-Anhalt Beginn: entfällt Anmerkung Die BauO LSA kennt nur eine Bereithaltungspflicht an der Baustelle während der Bauausführung, § 71 Abs. 7 S. 2. Wie lange danach aufbewahrt wird, bestimmt nicht das Baurecht, sondern die Verjährung: fünf Jahre ab Abnahme bei Bauwerken und Planungsleistungen, § 634a Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 BGB. Bei VOB/B-Verträgen gelten abweichende Fristen. In der Praxis wird über die Lebensdauer des Bauwerks aufbewahrt, weil eine Sanierung nach dreissig Jahren dieselben Unterlagen braucht.	keine gesetzliche Frist
Mängelansprüche bei Bauwerken und Planungsleistungen § 634a Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 BGB Beginn: mit der Abnahme	5 Jahre
Betriebskostenabrechnungen Orientierungswert der A-bis-Z-Liste Beginn: Ende des Kalenderjahres Anmerkung Der Wert stammt aus der Aufbewahrungsliste, die dokuhaus führt, und ist dort ohne Angabe der Rechtsgrundlage geführt. Die maßgebliche Frist folgt im Einzelfall aus dem Steuerrecht, wenn die Abrechnung Buchungsbeleg ist, und aus der Verjährung der Nachforderungen.	10 Jahre

Stand der Angaben: 2026-09. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ausführliche Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart

In der Bauwirtschaft entsteht der Aktenbestand am Ende eines Projekts, gebraucht wird er aber am Anfang des nächsten. Ein Grundriss von 1996 wird nicht 1997 hervorgeholt, sondern wenn dreissig Jahre später das Dach neu gedeckt, eine Leitung verlegt oder ein Haus verkauft wird.

Das ist der Grund, warum die gesetzlichen Fristen hier wenig helfen. Fünf Jahre Mängelhaftung sind schnell vorbei, der Plan wird trotzdem gebraucht. Aufbewahrt wird faktisch über die Lebensdauer des Bauwerks - und damit über mehrere Eigentümer, Verwalter und Archivumzüge hinweg.

Wer welchen Bestand hat

Der Bestand sieht überall ähnlich aus. Gesucht wird jedes Mal anders.

Wer	Typische Unterlagen	Wonach gesucht wird
Bauunternehmen	Ausführungspläne, Aufmaße, Bautagebücher, Abnahmeprotokolle, Nachträge	Nach Bauvorhaben und Bauabschnitt, meist im Streitfall
Architektur- und Ingenieurbüros	Entwurfs- und Genehmigungsplanung, Statik, Schriftverkehr mit der Behörde	Nach Projekt und Leistungsphase, oft für ein Folgeprojekt am selben Objekt
Wohnungsunternehmen und Genossenschaften	Objektakten, Mietakten, Sanierungsunterlagen, Betriebskostenbelege	Nach Liegenschaft und Wohneinheit, laufend im Tagesgeschäft
Hausverwaltungen	Verwaltungsunterlagen, Beschlüsse, Handwerkerverträge, Prüfnachweise	Nach Objekt und Eigentümer, häufig unter Zeitdruck
Netzbetreiber und Versorger	Leitungs-, Kabel- und Lagepläne, Bestandsdokumentation	Nach Trasse und Abschnitt, im Störungsfall sofort

Typische UnterlagenWonach gesucht wird

Bauunternehmen: Ausführungspläne, Aufmaße, Bautagebücher, Abnahmeprotokolle, Nachträge
Architektur- und Ingenieurbüros: Entwurfs- und Genehmigungsplanung, Statik, Schriftverkehr mit der Behörde
Wohnungsunternehmen und Genossenschaften: Objektakten, Mietakten, Sanierungsunterlagen, Betriebskostenbelege
Hausverwaltungen: Verwaltungsunterlagen, Beschlüsse, Handwerkerverträge, Prüfnachweise
Netzbetreiber und Versorger: Leitungs-, Kabel- und Lagepläne, Bestandsdokumentation

Bauunternehmen: Nach Bauvorhaben und Bauabschnitt, meist im Streitfall
Architektur- und Ingenieurbüros: Nach Projekt und Leistungsphase, oft für ein Folgeprojekt am selben Objekt
Wohnungsunternehmen und Genossenschaften: Nach Liegenschaft und Wohneinheit, laufend im Tagesgeschäft
Hausverwaltungen: Nach Objekt und Eigentümer, häufig unter Zeitdruck
Netzbetreiber und Versorger: Nach Trasse und Abschnitt, im Störungsfall sofort

Fällt der Bestand nur als Teilbereich neben Konstruktions- oder Verwaltungsakten an, passen die Seiten Industrie und Maschinenbau oder Behörden und öffentlicher Sektor besser.

Objektakte statt Vorgangsakte

Der wichtigste Unterschied zu anderen Beständen liegt in der Ordnung. Eine Kanzlei sucht nach Mandat, eine Klinik nach Patient, ein Betrieb nach Auftrag - alles Vorgänge, die enden. Eine Liegenschaft endet nicht. Sie wird saniert, umgebaut, geteilt, verkauft, und die Akte wächst weiter.

Deshalb wird hier nach Objekt erschlossen: Adresse, Flurstück, Gebäudeteil, Bauabschnitt, Gewerk. Wer stattdessen nach Projektnummer ablegt, findet den Plan nur, solange die Person noch im Haus ist, die die Projektnummern kennt.

Woran es im Planarchiv scheitert

Gemischte Formate im selben Ordner: Der A0-Plan ist gefaltet zwischen A4-Schriftverkehr abgelegt und wird beim Suchen jedes Mal neu geknickt
Lichtpausen verlieren Kontrast, die Falze werden brüchig, und jede Entnahme kostet Substanz
Der Planschrank steht dort, wo einmal Platz war, und nicht dort, wo gearbeitet wird
Die Ordnung kennt nur eine Person, und die geht irgendwann in Rente
Bei Eigentümerwechsel wird der Bestand übergeben, ohne dass jemand weiss, was darin liegt

Wenn der Bestand den Eigentümer wechselt

Verkauf, Verwalterwechsel, Fusion einer Genossenschaft: In allen drei Fällen geht ein Bestand über, für den niemand mehr zuständig war. Was dabei hilft, ist keine Kiste, sondern ein Verzeichnis - erfasst auf Objektebene, mit Herkunft und Umfang je Behälter.

Wir übernehmen solche Bestände mit Barcode-Erfassung je Behälter und liefern das Verzeichnis mit. Erst danach entscheidet sich, was digitalisiert wird und was eingelagert bleibt. Diese Reihenfolge ist billiger als umgekehrt: Wer zuerst alles scannt, bezahlt auch die Ordner, die nach der Sichtung ohnehin weggekonnt hätten.

Leistungen für diesen Bestand

Großformate scannen

A0-Pläne und Wildformate bis 111 cm Vorlagenbreite digitalisieren.

Regalgang im Sicherheitsarchiv von dokuhaus

Aktenlagerung

Planschränke und Objektakten auslagern, statt Fläche im Haus zu binden.

Halb geöffneter dokuhaus-Archivkarton mit Aktenordnern

Scan-on-Demand

Einzelnen Plan aus dem Bestand anfordern, während der Handwerker wartet.

Mitarbeiterin transportiert Archivkartons auf einer Sackkarre

Archivlogistik

Kartons kommen von uns, Räumen und Transport auch.

Unterlagen, die in dieser Branche anfallen

Person rollt eine alte technische Zeichnung auf einem Tisch mit gestapelten Plänen auf

Bauakten und Pläne

Fristen für Bauunterlagen, Statik und Standsicherheitsnachweise.

Person mit Unterlagen vor einem Regal voller Aktenordner

Verträge

Miet-, Bau- und Handwerkerverträge, sortiert nach Unterlagenart.

Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage

Halb geräumter Lagerraum mit gestapelten Kartons, Trittleiter und leeren Regalen

Insolvenzverwaltung

Bestände aus einer insolventen Bau- oder Immobiliengesellschaft.

Mitarbeiterin erfasst Bestände am Laptop im Lager

Industrie und Maschinenbau

Werksbestände mit Bauakten als Teilbestand neben Konstruktion und Prüfung.

Person sichtet Unterlagen an einem Tisch zwischen hohen Aktenregalen

Behörden und öffentlicher Sektor

Kommunale Bauverwaltung mit Archivrecht der Länder obendrauf.

Häufige Fragen zu Bau- und Wohnungswirtschaft

Wie lange müssen Bauunterlagen aufbewahrt werden?

Eine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Bauunterlagen gibt es im Baurecht nicht. Die Bauordnung Sachsen-Anhalt verlangt nur, die Unterlagen während der Bauausführung an der Baustelle bereitzuhalten, § 71 Abs. 7 S. 2. Der praktische Maßstab ist die Verjährung der Mängelansprüche mit fünf Jahren ab Abnahme, § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB - und darüber hinaus die Lebensdauer des Bauwerks, weil jede spätere Sanierung dieselben Unterlagen braucht.

Können A0-Pläne und A4-Schriftverkehr zusammen digitalisiert werden?

Ja, und das ist der Regelfall. In Bauakten liegen erfahrungsgemäss alle Formate von DIN A6 bis DIN A0 nebeneinander. Beides wird digitalisiert und in einer Datei zusammengeführt, sodass die Akte digital so zusammenbleibt, wie sie im Ordner lag.

Wie werden Pläne später wiedergefunden?

Über die Angaben aus dem Plankopf: Plannummer, Bauabschnitt, Gewerk, Datum, dazu die Objektzuordnung über Adresse oder Flurstück. Ohne diese Erschliessung ist ein digitalisierter Plan eine Datei mit einer Nummer, die niemand kennt.

Was passiert mit den Originalplänen nach dem Scannen?

Sie gehen zurück oder werden eingelagert, je nachdem, wie oft sie noch gebraucht werden. Vernichtet wird nichts ohne Ihre ausdrückliche Freigabe. Bei Bauwerken, die noch stehen, spricht viel dafür, das Original zu behalten und nur den Zugriff zu digitalisieren.

Übernehmen Sie einen Bestand bei Verwalterwechsel?

Ja. Wir holen ab, erfassen jeden Behälter per Barcode und liefern ein Verzeichnis auf Objektebene. Das ist auch dann sinnvoll, wenn der Bestand ungeordnet übergeben wurde - ohne Verzeichnis lässt sich weder der Umfang noch der Digitalisierungsaufwand seriös schätzen.

Wie lange müssen Legionellenbefunde aufbewahrt werden?

Die Trinkwasserverordnung schreibt bei gewerblicher, nicht öffentlicher Abgabe von Trinkwasser - der Regelfall bei vermietetem Wohnraum - eine Untersuchung mindestens alle drei Jahre vor. Das ist eine Untersuchungspflicht. Wie lange die Befunde danach vorzuhalten sind, ist gesondert zu prüfen und in dieser Übersicht bewusst nicht angegeben, solange die Fundstelle nicht belegt ist.

Können wir aus dem Archiv heraus wieder drucken lassen?

Ja. Der angeforderte Plan kommt als Datei und auf Wunsch zusätzlich als Druck im Großformat, auch gefalzt - gedruckt im eigenen Haus. Damit kommen Digitalisierung und Vervielfältigung aus einer Hand.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100