Kassenakten verwahren und fristgerecht löschen

dokuhaus verwahrt Unterlagen von Kranken- und Pflegekassen unter Sozialdatenschutz, führt die Löschfrist je Vorgang mit und vernichtet nach Freigabe nachweislich. Jeder Zugriff wird protokolliert, die Daten bleiben in Deutschland.

Hand entnimmt eine Akte aus einer geöffneten Hängeregistratur-Schublade — Der Bestand einer Kasse wird nicht nur verwahrt, sondern auf ein Ablaufdatum hin geführt.

Welche Fristen gelten

Unterlage	Frist
Abrechnungsdaten und Daten für Wirtschaftlichkeitsprüfungen § 304 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SGB V Beginn: mit Ende des Geschäftsjahres, in dem die Leistungen gewährt oder abgerechnet wurden Anmerkung Die Vorschrift ordnet eine Löschung an, keine Aufbewahrung. Sie nennt damit eine Höchstdauer, keine Mindestdauer: Wer länger verwahrt, hält die Norm nicht ein. Erfasst sind die Daten nach § 292 und § 295 Abs. 1a, 1b und 2 SGB V sowie die Daten, die für Prüfungen nach den §§ 106 bis 106c SGB V benötigt werden.	löschen nach 10 Jahren
Daten für die Durchführung des Risikostrukturausgleichs § 304 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 SGB V Beginn: mit Ende des Geschäftsjahres Anmerkung Das Gesetz nennt hier selbst keine Jahreszahl, sondern verweist auf die Rechtsverordnung zum Risikostrukturausgleich. Die maßgebliche Frist ist dort nachzusehen.	nach Rechtsverordnung
Unterlagen der übrigen Verwaltungstätigkeit § 110a Abs. 1 SGB IV Beginn: entfällt Anmerkung Die Vorschrift verlangt, Unterlagen, die für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit erforderlich sind, nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Aufbewahrung aufzubewahren. Eine Dauer nennt sie nicht. Die Festlegung im Einzelfall gehört in Ihr Aufbewahrungs- und Löschkonzept.	keine Jahreszahl

Stand der Angaben: 2026-09. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ausführliche Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart

Bei einer Kasse ist die Aufbewahrung nicht das eigentliche Problem. § 304 Abs. 1 SGB V ordnet an, dass die gespeicherten Sozialdaten zu löschen sind, und nennt dafür eine Höchstdauer. Ein Archiv, das den Bestand nur sicher verwahrt, erfüllt diese Pflicht nicht: Es muss wissen, wann welcher Vorgang fällig wird, und den Nachweis liefern, dass er dann auch verschwunden ist.

Dazu kommt eine Besonderheit der Trägerstruktur. Nach § 46 Abs. 1 SGB XI wird bei jeder Krankenkasse eine Pflegekasse errichtet. Zwei Träger, ein Haus, zwei getrennt zu führende Bestände. Diese Trennung muss im Archiv abgebildet sein, nicht erst in der Auskunft.

Welches Recht hier zusätzlich gilt

Neben der DSGVO greift der Sozialdatenschutz der §§ 67 ff. SGB X. Er ist kein Zusatz zur Kür, sondern eigener Prüfmaßstab: Für die Auslagerung braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Vorgaben des Sozialdatenschutzes mit abbildet, und der Serverstandort bleibt Deutschland. Eine Verarbeitung im Ausland findet nicht statt.

Nicht alles fällt unter dieselbe Regel. Für Berechtigungsscheine und Verordnungsblätter verweist § 304 Abs. 3 SGB V auf § 84 Abs. 6 SGB X, die Abrechnungs- und Prüfdaten richten sich nach § 304 Abs. 1 SGB V, und für alles Übrige bleibt es bei der Aufbewahrung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Aufbewahrung, § 110a Abs. 1 SGB IV, die keine Jahreszahl nennt. Welche Unterlage in welche Gruppe gehört, entscheidet Ihr Aufbewahrungs- und Löschkonzept, nicht das Archiv.

Papier nach dem Scannen vernichten

Anders als in vielen Branchen ist diese Frage für Sozialversicherungsträger im Gesetz beantwortet. § 110a Abs. 2 SGB IV lässt zu, Originalunterlagen durch Wiedergaben auf Bildträgern oder anderen dauerhaften Datenträgern zu ersetzen, wenn Wirtschaftlichkeit und ordnungsgemäße Aufbewahrung gewährleistet sind. Verlangt werden bildliche und inhaltliche Übereinstimmung, jederzeitige Verfügbarkeit und die unverzügliche, unveränderte Lesbarmachung.

Damit verschiebt sich die Frage von der Rechtslage in das Verfahren: dokumentierte Erfassung, Prüfung auf Vollständigkeit, Protokoll über jeden Stapel. Wir liefern dieses Protokoll mit, weil daran später die Übereinstimmung nachgewiesen wird. Für Bestände, die vor dem 1. Februar 2003 verfilmt wurden, gilt die Vorschrift nach ihrem Absatz 4 nicht.

Wenn zwei Kassen zu einer werden

Bei einer Vereinigung sind die bisherigen Kassen mit dem festgelegten Zeitpunkt geschlossen, und die neue Kasse tritt in ihre Rechte und Pflichten ein, § 155 Abs. 6 SGB V. Für das Archiv bedeutet das: Zwei gewachsene Bestände mit zwei Ordnungssystemen, zwei Aktenzeichenkreisen und zwei Löschkalendern liegen ab diesem Tag in der Verantwortung einer Stelle.

Über den Aufwand entscheidet die Reihenfolge. Wer beide Bestände vor der Zusammenführung auf Vorgangsebene erfasst, behält die Herkunft im Datensatz und baut den Löschkalender nur einmal auf. Wer zuerst zusammenführt, sucht die Herkunft später im Regal.

Wie der Zugriff begrenzt und belegt wird

Benannte Berechtigte auf Ihrer Seite, festgelegt vor der ersten Anforderung
Protokollierung jeder Anforderung und jedes Zutritts, auswertbar für Ihre Nachweispflichten
Getrennte Teams für Archivierung und Digitalisierung, damit weniger Personen Einsicht nehmen können
Zutrittsgeschützte Archivbereiche mit Videoüberwachung und Aufschaltung auf einen Wachschutz
Eigene Server in Deutschland, keine Verarbeitung im Ausland
Transport in eigenen Fahrzeugen mit eigenem Personal, auf Wunsch ohne Zwischenlagerung

Leistungen für diesen Bestand

Regalgang im Sicherheitsarchiv von dokuhaus

Aktenlagerung

Bestände auslagern, ohne die Löschfrist aus der Hand zu geben.

Mitarbeiter erfasst einen Archivkarton mit dem Handscanner

Aktenverwaltung

Vorgänge erfassen und je Vorgang führen, wann die Löschung fällig wird.

Halb geöffneter dokuhaus-Archivkarton mit Aktenordnern

Scan-on-Demand

Einzelnen Vorgang digital anfordern, statt die Papierakte zu versenden.

Person mit Unterlagen vor einem Regal voller Aktenordner

Aktenvernichtung

Vernichtung nach Ablauf der Frist, mit Nachweis für die Löschdokumentation.

Unterlagen, die in dieser Branche anfallen

Hände entnehmen eine Akte aus einem Hängeregisterschrank

Personalakten

Fristen für die eigenen Beschäftigten, sortiert nach Unterlagenart.

Person in Klinikkleidung mit Stethoskop bearbeitet Unterlagen am Schreibtisch

Patientenakten

Andere Fristen, andere Normen: was beim Leistungserbringer im Regal liegt.

Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage

Langer Regalgang im Sicherheitsarchiv, Mitarbeiter in Bewegung

Krankenhäuser und Kliniken

Leistungserbringer mit denselben Daten, aber eigenen Fristen und Räumen.

Person sichtet Unterlagen an einem Tisch zwischen hohen Aktenregalen

Behörden und öffentlicher Sektor

Körperschaften mit Vergabe- und Archivrecht der Länder zugleich.

Archivraum mit Karteischränken und einer Regalwand voller dicht gestellter Mappen

Sozialversicherungsträger

Unfall- und Rentenversicherung: aufbewahren statt löschen, bis zu 40 Jahre.

Häufige Fragen zu Kranken- und Pflegekassen

Darf eine Krankenkasse ihre Akten extern archivieren?

Die Auslagerung ist möglich, unterliegt aber neben der DSGVO zusätzlich dem Sozialdatenschutz nach §§ 67 ff. SGB X. Erforderlich sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, zutrittsgeschützte Lagerung und protokollierter Zugriff. Die Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Was verlangt § 304 SGB V genau?

Er ordnet die Löschung an. Die für Aufgaben der gesetzlichen Krankenversicherung gespeicherten Sozialdaten sind nach Maßgabe der Vorschrift zu löschen, für die Abrechnungs- und Prüfdaten spätestens nach zehn Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Leistungen gewährt oder abgerechnet wurden. Es handelt sich also um eine Obergrenze, nicht um eine Mindestaufbewahrung.

Gilt die Löschfrist auch für die Papierakte?

Die Vorschrift spricht von gespeicherten Sozialdaten und unterscheidet nicht nach Medium. Praktisch heißt das: Was digital gelöscht wird, muss auch im Papierbestand verschwinden, sonst bleibt der Vorgang weiter verfügbar. Deshalb führen wir die Frist am Vorgang mit und nicht am Karton.

Dürfen wir das Papier nach dem Scannen vernichten?

§ 110a Abs. 2 SGB IV lässt das Ersetzen der Originalunterlagen durch Wiedergaben ausdrücklich zu, wenn Wirtschaftlichkeit und ordnungsgemäße Aufbewahrung gewährleistet sind und die Wiedergabe bildlich wie inhaltlich übereinstimmt, jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar ist. Ob Ihr Verfahren das erfüllt, ist eine Frage der Verfahrensdokumentation, die wir mitliefern.

Wie werden die Bestände der Pflegekasse getrennt geführt?

Über getrennte Bestandskennungen und getrennte Berechtigungen, festgelegt bei der Übernahme. Die Pflegekasse ist nach § 46 Abs. 1 SGB XI ein eigener Träger, auch wenn sie bei der Krankenkasse errichtet ist. Eine Vermischung im Regal ließe sich später nur mit erheblichem Aufwand auflösen.

Was passiert mit den Beständen bei einer Fusion?

Die neue Kasse tritt nach § 155 Abs. 6 SGB V in die Rechte und Pflichten der bisherigen Kassen ein, damit auch in deren Aufbewahrungs- und Löschpflichten. Wir übernehmen beide Bestände getrennt, erfassen sie auf Vorgangsebene und führen sie anschließend unter einem Löschkalender zusammen.

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