Mandantenakten für Steuerkanzleien auslagern

dokuhaus lagert für Steuerkanzleien Handakten und Mandantenunterlagen fristgerecht aus, überwacht die Aufbewahrungsfristen und stellt einzelne Vorgänge per Scan-on-Demand digital bereit.

Hoher Stapel aus Ordnern, Mappen und losen Belegen in einem Regalfach — Kanzleifläche wird für Beratung gebraucht, nicht für abgeschlossene Mandate.

Welche Fristen gelten

Unterlage	Frist
Handakte des Steuerberaters § 66 Abs. 1 S. 2 und 3 StBerG Beginn: Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde Anmerkung Zur Handakte gehören alle Dokumente, die von oder für den Auftraggeber empfangen wurden, etwa Kontoauszüge, Rechnungen, Buchführungsunterlagen, Schriftwechsel, Steuerbescheide und Bilanzen früherer Veranlagungszeiträume.	10 Jahre
Buchungsbelege der Mandanten § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 S. 1 AO Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist Anmerkung Verkürzt von 10 auf 8 Jahre, wirksam ab 01.01.2025, rückwirkend für alle noch laufenden Jahrgänge. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren.	8 Jahre
Handels- und Geschäftsbriefe § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres von Empfang oder Absendung	6 Jahre

Stand der Angaben: 2026-09. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ausführliche Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart

Kanzleifläche ist teuer und wird selten für Akten geplant, die zehn Jahre lang niemand anfasst. Trotzdem wächst der Bestand jedes Jahr um einen Jahrgang, und weggeworfen werden darf nichts.

Wir übernehmen den Altbestand und laufend die abgeschlossenen Jahrgänge. Was gebraucht wird, kommt per Scan-on-Demand digital zurück, meist am selben oder folgenden Werktag.

Was Kanzleien meist zuerst auslagern

Abgeschlossene Mandate mit laufender Aufbewahrungsfrist
Buchhaltungsbelege der Mandanten aus Vorjahren
Jahresabschlüsse und die zugehörigen Arbeitspapiere
Bestände übernommener oder aufgelöster Kanzleien
Nachlassbestände nach dem Ausscheiden eines Partners

Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit

Mandantenunterlagen unterliegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht. Die Auslagerung braucht deshalb mehr als einen Lagerplatz: einen Auftragsverarbeitungsvertrag, zutrittsgeschützte Räume, protokollierten Zugriff und Personal, das auf Verschwiegenheit verpflichtet ist. Das ist der Standard, nach dem wir arbeiten.

Leistungen für diesen Bestand

Regalgang im Sicherheitsarchiv von dokuhaus

Aktenlagerung

Mandantenakten auslagern, statt Kanzleifläche für Regale zu zahlen.

Halb geöffneter dokuhaus-Archivkarton mit Aktenordnern

Scan-on-Demand

Einzelne Mandantenakte anfordern und digital am selben Werktag erhalten.

Mitarbeiter erfasst einen Archivkarton mit dem Handscanner

Aktenverwaltung

Mandanten- und Jahresbestände ordnen, Fristen je Akte statt je Jahrgang.

Person mit Unterlagen vor einem Regal voller Aktenordner

Aktenvernichtung

Nach Fristablauf vernichten lassen, mit Nachweis für die Kanzleiakte.

Unterlagen, die in dieser Branche anfallen

Buchhaltung und Belege

Acht oder zehn Jahre, je nach Unterlage, Steuerart und Rechtsform des Betriebs.

Bildschirm mit digitalisierten Dokumenten in der Erfassungssoftware

Handakten

Sechs oder zehn Jahre, je nach Auftrag, Unterlage und steuerlichem Bezug.

Dokumentenscanner erfasst Eingangspost im Scanzentrum

Rechnungen

Acht Jahre, seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz auch rückwirkend.

Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage

Halb geräumter Lagerraum mit gestapelten Kartons, Trittleiter und leeren Regalen

Insolvenzverwaltung

Bestände aus Verfahren, mit Fristen über das Verfahrensende hinaus.

Mitarbeiterin erfasst Bestände am Laptop im Lager

Industrie und Maschinenbau

Mandanten mit Werksarchiven und großformatigen technischen Unterlagen.

Regalfach mit dicht gestellten Aktenmappen mit Bändchen und Griffmarken

Rechtsanwaltskanzleien

Handakten nach BRAO, mit eigener Herausgabepflicht gegenüber Mandanten.

Häufige Fragen zu Steuerberatung

Darf ich Mandantenakten überhaupt extern lagern?

Die Auslagerung ist möglich, wenn die berufsrechtlichen Anforderungen an Verschwiegenheit und Datenschutz gewahrt bleiben. Praktisch heißt das: Auftragsverarbeitungsvertrag, zutrittsgeschützte Lagerung, protokollierter Zugriff, verpflichtetes Personal. Die berufsrechtliche Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrer Kammer oder Ihrem Berufsrechtsberater.

Wie schnell habe ich eine Akte wieder?

Digital in der Regel am selben oder folgenden Werktag über Scan-on-Demand, das Original per Kurier.

Wie lange sind Handakten der Steuerberatung aufzubewahren?

Zehn Jahre nach § 66 Abs. 1 StBerG, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Rechtsanwaltliche Handakten sind demgegenüber sechs Jahre aufzubewahren, § 50 Abs. 1 BRAO.

Was gehört zur Handakte?

Nach der Gesetzesbegründung zu § 66 StBerG alle Dokumente, die von oder für den Auftraggeber empfangen wurden: Kontoauszüge, Rechnungen, Buchführungsunterlagen, Schriftwechsel, Steuerbescheide, Bilanzen früherer Veranlagungszeiträume. Nicht dazu zählen die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere.

Dürfen Mandantenakten extern gelagert werden?

Die Auslagerung ist möglich, wenn die berufsrechtlichen Anforderungen an Verschwiegenheit und Datenschutz gewahrt bleiben. Die Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrer Kammer oder Ihrem Berufsrechtsberater.

Was ändert die Verkürzung auf acht Jahre für die Mandantenbestände?

Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht Jahre aufzubewahren, und zwar rückwirkend für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch lief. Zwei Jahrgänge sind damit auf einen Schlag frei geworden. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100

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