Beratung und Dokumentenmanagement
dokuhaus berät zu Archivstruktur, Digitalisierungstiefe, Dokumentenmanagementsystemen und digitalen Workflows. Nach eigener Erfahrung lassen sich rund 70 Prozent der Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen bereits in der kostenfreien Erstberatung klären.
Die teuerste Digitalisierung ist die, die niemand gebraucht hätte. Bevor der erste Karton geöffnet wird, gehört geklärt, welche Bestände überhaupt digital gebraucht werden, worauf wie oft zugegriffen wird und welche Prozesse sich dadurch tatsächlich ändern.
Fragen, die wir vorher beantworten
- Ist eine vollständige Digitalisierung sinnvoll oder ist das hybride Archiv günstiger?
- Auf welche Dokumente wird häufig, auf welche selten und auf welche faktisch nie zugegriffen?
- Welche digitalen Workflows erleichtern den Arbeitsalltag messbar?
- Welche Leistungen werden einmalig, welche dauerhaft gebraucht?
- Lassen sich einzelne Teilprozesse oder ganze Geschäftsprozesse auslagern?
Was ein Dokumentenmanagementsystem leistet
Ein DMS ist kein digitaler Aktenschrank. Der Nutzen entsteht erst durch das, was mit den Dokumenten passiert.
- Vertragsmanagement mit Fristenüberwachung
- Posteingangsverwaltung und Verteilung an die Zuständigen
- Versionierung, damit Rückfragen zur gültigen Fassung entfallen
- Geregelte Zugriffsrechte statt Ordnerfreigaben
- Revisionssichere digitale Archivierung
- Automatisierte Abläufe als Grundlage weiterer Prozessoptimierung
On premise oder in der Cloud
Beides ist möglich. Die Entscheidung hängt an Ihrer IT-Strategie, an den Sicherheitsanforderungen und am Budget, nicht an einer Produktvorliebe. Wir beraten herstellerunabhängig und begleiten die Einführung.
Was die Beratung kostet
Die Erstberatung ist kostenfrei und unverbindlich. Was sie ergibt: eine Einschätzung, welcher Teil Ihres Bestandes sich zu digitalisieren lohnt und welcher nicht.
Eine darüber hinausgehende Ausarbeitung - Bestandsanalyse, Metadatenkonzept, Auswahl und Anbindung eines Systems - wird nach Aufwand berechnet und vorher als Festpreis vereinbart. Der Umfang ergibt sich aus dem, was die Erstberatung findet.
Führt die Beratung zu einem Auftrag, rechnen wir sie an.
Leistungen, die meist dazugehören
Scanservice
Wenn die Beratung ergibt, dass der ganze Bestand erfasst werden soll.
Scan-on-Demand
Wenn sich die Vollerfassung nicht rechnet, bleibt der Abruf einzelner Akten.
Digitaler Posteingang
Der erste Schritt, weil er nur die neue Post betrifft und nicht den Bestand.
Inhouse-Service
Wenn Unterlagen das Haus nicht verlassen dürfen: Arbeiten bei Ihnen vor Ort.
Häufige Fragen zu Beratung und DMS
Was kostet die Erstberatung?
Empfehlen Sie ein bestimmtes DMS?
Was ist ein hybrides Archiv?
Beraten Sie herstellerunabhängig?
Was sollte vor der Einführung eines DMS geklärt sein?
Wie lange dauert so ein Projekt?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
