Handakten von Kanzleien und Steuerberatung

Rechtsanwaltliche Handakten sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 50 Abs. 1 BRAO), Handakten der Steuerberatung zehn Jahre (§ 66 Abs. 1 StBerG). Beide Fristen beginnen mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde.

Bildschirm mit digitalisierten Dokumenten in der Erfassungssoftware — Handakten unterliegen der Verschwiegenheit. Auslagerung braucht mehr als einen Lagerplatz.

Welche Fristen gelten

Unterlage	Frist
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 S. 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde	6 Jahre
Buchungsbelege § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 S. 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist Anmerkung Verkürzt von 10 auf 8 Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, wirksam ab 01.01.2025. Erfasst sind alle Belege, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 S. 1 EGHGB). Das Wort "rückwirkend" ist dabei untechnisch: Es handelt sich um noch laufende Fristen. Bereits abgelaufene Jahrgänge leben nicht wieder auf.	8 Jahre
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 S. 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung beziehungsweise der Aufstellung	10 Jahre

Rechtliche Prüfung: Hartmut Kiesel, datha GmbH, Ausarbeitung vom 02.09.2026. Alle Unterlagenarten im Überblick: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart

Hinweis

Die berufsrechtlichen Fristen aus § 50 BRAO und § 66 StBerG stehen nicht in der allgemeinen Fristentabelle, weil sie nur für diese Berufe gelten.

Was zur Handakte gehört

Nach der Gesetzesbegründung zu § 66 StBerG zählen dazu alle Dokumente, die von oder für den Auftraggeber empfangen wurden: Kontoauszüge, Rechnungen, Buchführungsunterlagen, Schriftwechsel mit Geschäftspartnern, Steuerbescheide, Bilanzen früherer Veranlagungszeiträume, Urteile. Nicht dazu zählen bei der Steuerberatung die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere; in § 50 BRAO fehlt diese Ausnahme.

Warum Kanzleien auslagern

Kanzleifläche wird für Beratung gebraucht, nicht für abgeschlossene Mandate
Der Bestand wächst jedes Jahr um einen Jahrgang, weggeworfen werden darf nichts
Übernommene oder aufgelöste Kanzleien bringen Altbestände ohne Systematik mit
Nach dem Ausscheiden eines Partners bleibt der Bestand, die Zuständigkeit nicht

Leistungen für diesen Bestand

Regalgang im Sicherheitsarchiv von dokuhaus

Aktenlagerung

Abgeschlossene Mandate auslagern und so Kanzleifläche zurückgewinnen.

Halb geöffneter dokuhaus-Archivkarton mit Aktenordnern

Scan-on-Demand

Alte Handakte digital anfordern, wenn ein Mandat nach Jahren wieder auflebt.

Mitarbeiter erfasst einen Archivkarton mit dem Handscanner

Aktenverwaltung

Fristen je Mandat führen, statt ganze Jahrgänge pauschal zu halten.

Person mit Unterlagen vor einem Regal voller Aktenordner

Aktenvernichtung

Nach sechs oder zehn Jahren vernichten lassen, mit Nachweis für die Akte.

Branchen mit diesen Unterlagen

Halb geräumter Lagerraum mit gestapelten Kartons, Trittleiter und leeren Regalen

Insolvenzverwaltung

Mandate, aus denen ganze Betriebsarchive auf einmal zu übernehmen sind.

Hoher Stapel aus Ordnern, Mappen und losen Belegen in einem Regalfach

Steuerberatung

Handakte und Buchhaltung liegen in Kanzleien meist im selben Bestand.

Regalfach mit dicht gestellten Aktenmappen mit Bändchen und Griffmarken

Rechtsanwaltskanzleien

Rechtsanwälte mit Herausgabepflicht und eigenen Fristen nach der BRAO.

Weitere Unterlagen mit eigenen Fristen

Verträge

Fristen beginnen mit dem Vertragsende, nicht mit der Unterschrift.

Buchhaltung und Belege

Acht oder zehn Jahre, je nach Unterlage, Steuerart und Rechtsform des Betriebs.

Dokumentenscanner erfasst Eingangspost im Scanzentrum

Rechnungen

Acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung.

Häufige Fragen zu Handakten

Wie lange sind rechtsanwaltliche Handakten aufzubewahren?

Sechs Jahre nach § 50 Abs. 1 BRAO, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Handels- und steuerrechtliche Fristen gehen nach § 50 Abs. 5 BRAO vor.

Und in der Steuerberatung?

Zehn Jahre nach § 66 Abs. 1 StBerG, ebenfalls ab Ablauf des Kalenderjahres der Auftragsbeendigung.

Darf ich Mandantenakten extern lagern?

Die Auslagerung ist möglich, wenn die berufsrechtlichen Anforderungen an Verschwiegenheit und Datenschutz gewahrt bleiben. Die Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrer Kammer oder Ihrem Berufsrechtsberater.

Ab wann läuft die Frist für eine Handakte?

Mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Ein Mandat, das im März 2026 endet, ist damit ab dem 31. Dezember 2026 zu rechnen: sechs Jahre bei rechtsanwaltlichen Handakten, zehn Jahre in der Steuerberatung.

Was passiert mit den Handakten bei Kanzleiauflösung?

Die Aufbewahrungspflicht bleibt bestehen und trifft die Berufsträgerin oder den Berufsträger, nicht die Kanzlei als Ort. Wer die Kanzlei aufgibt, muss die Verwahrung für die Restlaufzeit sicherstellen. Wie das im Einzelfall auszugestalten ist, gehört zu Ihrer Kammer.

Dürfen Handakten digitalisiert werden?

§ 50 Abs. 4 BRAO lässt die elektronische Führung ausdrücklich zu, verlangt aber die Sicherung gegen Verlust und Veränderung. Für die Steuerberatung gilt Entsprechendes. Bei Unterlagen, die dem Mandanten gehören, ist vorher zu klären, ob sie herauszugeben statt zu vernichten sind.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100