Leistungen

dokuhaus deckt den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten ab: Archivübernahme, Einlagerung, Aktenverwaltung mit Fristenüberwachung, Digitalisierung, digitaler Posteingang und Vernichtung nach ISO/IEC 21964, vormals DIN 66399 - jeder Baustein einzeln oder kombiniert buchbar.

Langer Regalgang im Sicherheitsarchiv, Mitarbeiter in Bewegung — Vom Abholen des Bestands bis zur Vernichtung nach Fristablauf, aus einer Hand.

Die wenigsten Aufgaben sind Einzelleistungen. Wer ein Archiv auflöst, braucht Abholung, Erfassung, Einlagerung, später Zugriff und am Ende Vernichtung. Wer papierlos werden will, braucht Beratung, Digitalisierung und ein Ziel, in dem die Dateien landen. Deshalb sind die Leistungen modular: Sie kombinieren, was Ihre Ausgangslage verlangt.

Was bei Ihnen ansteht, und welcher Baustein dazu passt

Kein Platz mehr, aber die Frist läuft noch: Aktenlagerung mit hinterlegtem Vernichtungsdatum
Zugriff dauert zu lang: Scan-on-Demand, digital binnen Stunden statt Fahrt ins Lager
Bestand soll ganz weg vom Papier: Scanservice und Beratung zum Ablageziel
Frist ist abgelaufen: Aktenvernichtung nach ISO/IEC 21964 mit Nachweis
Unterlagen dürfen das Haus nicht verlassen: Inhouse-Service bei Ihnen vor Ort

Warum am Anfang die Menge steht und nicht der Preis

Bei der Lagerung von der Menge und der Laufzeit, bei der Digitalisierung vom Zustand der Vorlage. Geheftete, gelochte, geknickte oder gemischte Bestände kosten Vorbereitung, nicht Scanzeit. Deshalb steht am Anfang die Menge und nicht der Preis: Der Mengenrechner übersetzt Regalmeter, Kartons und Ordner ineinander, ohne dass Sie Kontaktdaten hinterlassen.

Überblick aller Leistungen

Regalgang im Sicherheitsarchiv von dokuhaus

Aktenlagerung

Akten extern lagern statt Bürofläche zu belegen.

Mitarbeiter erfasst einen Archivkarton mit dem Handscanner

Aktenverwaltung

Bestand strukturieren, Fristen überwachen, Akten abrufen.

Mitarbeiterin transportiert Archivkartons auf einer Sackkarre

Archivlogistik

Kartons kommen von uns, Räumen und Transport auch.

Halb geöffneter dokuhaus-Archivkarton mit Aktenordnern

Scan-on-Demand

Akten bleiben eingelagert, das Digitalisat kommt auf Abruf.

Buchscanner digitalisiert ein aufgeschlagenes Buch

Scanservice

Eigenes Scanzentrum für Ordner, Bücher und Großformate.

Alter Bauplan wird von Hand in den Großformatscanner eingeführt, Breitenskala bis über 110 Zentimeter sichtbar

Großformate scannen

Baupläne und Zeichnungen, DIN A2 bis A0+, bis 1.200 dpi.

Bücher scannen

Ab einem einzigen Buch, zerstörungsfrei oder mit Beschnitt.

Person blättert in einem alten Fotoalbum, davor lose Schwarzweißabzüge auf dem Tisch

Fotos scannen

Abzüge, Kunstdrucke und ganze Alben - Originale bleiben.

Dokumentenscanner erfasst Eingangspost im Scanzentrum

Digitaler Posteingang

Post bis 12 Uhr, digital am selben Werktag im Postfach.

Testscan

Erst testen: 350 bis 450 Seiten ab 9,95 Euro scannen.

Person mit Unterlagen vor einem Regal voller Aktenordner

Aktenvernichtung

Akten und Datenträger vernichten, nach ISO/IEC 21964.

Hände entnehmen eine Akte aus einem Hängeregisterschrank

Inhouse-Service

Wenn Akten das Haus nicht verlassen dürfen: vor Ort.

Bildschirm mit tabellarischer Datenansicht einer Verwaltungssoftware am Arbeitsplatz

Beratung und DMS

Bevor digitalisiert wird: klären, was sich überhaupt lohnt.

Häufige Fragen

Muss ich alle Leistungen zusammen buchen?

Nein. Jeder Baustein ist einzeln buchbar. Üblich sind Kombinationen, weil ein Vorgang meist mehrere Schritte umfasst: Abholung, Erfassung, Einlagerung, Zugriff auf Abruf, Vernichtung nach Fristablauf.

Können Sie auch ungeordnete Bestände übernehmen?

Ja. Ungeordnete oder gemischte Bestände sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Erfasst wird auf der Ebene, die Sie brauchen: Karton, Ordner oder Einzelakte.

Verlassen die Unterlagen Deutschland?

Nein. Lagerung, Digitalisierung und Datenspeicherung finden in Deutschland statt, die Abholung übernimmt die eigene Flotte.

Was kostet die Aktenlagerung?

Der Preis hängt an Menge, Erfassungstiefe, Zugriffshäufigkeit und Laufzeit. Mit dem Mengenrechner ermitteln Sie Ihre Menge in Regalmetern vorab selbst, ohne Kontaktdaten zu hinterlassen. Ein belastbares Angebot erhalten Sie in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Wie schnell komme ich an eine eingelagerte Akte?

Bei erfassten Beständen digital meist am selben Werktag. Voraussetzung ist eine Erfassungstiefe, die den Einzelabruf zulässt. Feste Reaktionszeiten lassen sich in einer Service-Level-Vereinbarung verbindlich festlegen.

Darf ich Papier nach dem Scannen vernichten?

Für den größten Teil ja, wenn der Scanprozess abgesichert und dokumentiert ist. Maßstab ist die Technische Richtlinie BSI TR-03138. Für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse verlangt § 147 Abs. 2 AO weiterhin die Urschrift.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100