AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

Wie lange müssen belege aufbewahrt werden?


Aufbewahrungsfristen im Überblick - Sichere Archivierung im dokuhaus Sicherheitsarchiv

gesetzliche regelungen


Die Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Akten und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Für Kaufleute gelten beispielsweise die Regelungen des  Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

 

Zusätzlich existieren zahlreiche, schier unzählige weitere Regelungen zur Aufbewahrungspflicht in diversen Gesetzen und Verordnungen. Unter anderem finden sich im Aktiengesetz (AktG), Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG), der Röntgenverordnung (RöV), dem Sozialgesetzbuch (SGB), dem Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG) sowie der Strahlenschutz­verordnung (StrlSchV) weitere Fristen.


Gibt es eine übersicht?


Wir haben Ihnen eine Übersicht über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zusammengestellt. Sie finden diese in alphabetischer Sortierung am Ende dieser Seite.

 

In Kürze stellen wir Ihnen an dieser Stelle auch eine entsprechende Übersicht zum kostenfreien Download zur Verfügung.

 

Sie sind sich unsicher, wie lange Ihre Belege aufbewahrt werden müssen?

 

Wenden Sie sich vertrauensvoll an die für Sie zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK), die Handwerkskammer (HWK), den Steuerberater oder Rechtsanwalt Ihres Vertrauens.


wohin mit den akten?


Die Zukunft ist digital und überall ist die Rede vom "papierlosen Büro". Doch wie sieht die Gegenwart aus? In  deutschen Büros, in hausinternen Archiven, auf den Dachböden lagern unglaublich große Mengen an Akten und Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

 

Tagtäglich kommen neue Dokumente hinzu, die wieder für 3 bis 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. Tendenziell wird der Papierverbrauch in deutschen Büros sinken, von einem vollständig papierlosen Büroalltag sind die meisten mittelständisch geprägten Unternehmen noch sehr weit entfernt.

 

Was bleibt ist die Frage: Wie verwahre ich Akten sicher und gesetzeskonform?

 

Ganz einfach: Wir machen das für Sie. 

 

Ob Praxisauflösung, Insolvenz, fortlaufendes Archiv, Finanzbuchhaltung, Personalabteilung, Konstruktionsabteilung - wir übernehmen Ihre physischen Akten und archivieren diese sicher und zuverlässig in unseren Sicherheitsarchiven. Und auf Wunsch begleiten wir Sie auch im Rahmen der digitalen Transformation - mit smarten digitalen Workflows, effizienten DMS/ECM Systemen und unseren Scandienstleistungen.

 

Sie sparen Platz, Zeit, Nerven und vor allem Geld.

Unsere Archivdienstleistungen sind sehr flexibel, effizient und günstiger als Sie denken.

 

Wir sind erfahrene Profis, wenn es um die Archivierung von Akten, Dokumenten, Informationen und Daten geht.

Ob physisch, hybrid oder digital - wir sind Ihr Partner für eine sichere Archivierung über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Akten hinweg.

 

Lernen Sie uns und unsere Leistungen kennen, wir freuen uns auf Sie.


Aufbewahrungsfristen im überblick


Aufbewahrungsfristen für alle Belegarten im Überblick
  • Für Geschäftsunterlagen beträgt die übliche Aufbewahrungsfrist sechs oder zehn Jahre.

 

  • Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beginnen in der Regel erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem die entsprechenden Belege erzeugt worden sind.

 

  • Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, die Unterlagen etwas länger aufzubewahren. Wollen Sie ganz sicher sein, die richtige Entscheidung zu treffen, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.

 

  • Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die wir für Sie in unserer Übersicht zusammengefasst haben, existieren zahlreiche weitere Vorschriften, die es gegebenenfalls zu beachten gilt.

 

  • Wir haben diese Übersicht mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, dennoch können Fehler oder Irrtümer, z.B. durch zwischenzeitliche Änderungen der Gesetzgebung, nicht ausgeschlossen werden. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir für die Richtigkeit keine Gewähr übernehmen.
A

 

A

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Abhängigkeitserklärungen

10

Ablaufdiagramme

10

Abrechnungsunterlagen

10

Abtretungserklärungen

6

Änderungsnachweise der IT gestützten Buchführung

10

Akkorddokumente

10

Akkreditive

6

Aktenvermerke

6

Aktenvermerke mit steuerlicher Relevanz

10

Anmeldungen und Abmeldungen der Krankenkasse

6

Angebote und zugehörige Unterlagen ohne folgenden Auftrag

0

Angebote und zugehörige Unterlagen mit Auftragsfolge

6

Angestelltenversicherung, sofern Buchhaltungsbelege

10

Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)

10

Anlagenverzeichnisse, Anlagevermögensbücher und Anlagekarteien

6

Anleihebücher

10

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage

10

Anwesenheitsübersichten, sofern für die Lohnabrechnung relevant

10

Arbeitnehmerüberlassung – Unterlagen des Verleihers

3

Arbeitsanweisungen

10

Arbeitsanweisungen für IT gestützte Buchführung

10

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

5

Arbeitszeitnachweise

2

Arbeitszeitnachweise mit Abweichungen gemäß Arbeitszeitgesetz

2 ggf. länger

Aufzeichnungen

10

Ausgangsrechnungen

10

Außendienstabrechnungen

6

Außendienstabrechnungen, sofern Buchungsbelege

10


B

 

B

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Bankbelege

10

Bankbürgschaften

10

Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern

10

Belege und Sammelbelege, sofern Buchungsbelege

10

Beleglisten

10

Bestellunterlagen

6

Beteiligungsdokumente

10

Betriebsabrechnungsbögen

10

Betriebskostenabrechnungen

10

Betriebsprüfungsberichte, z.B. im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung

6

Bewertungsunterlagen

10

Bewirtungsbelege

10

Bilanzen

10

Bilanzanlagen

10

Buchungsanweisungen

10

Buchungsbelege

10


D

D

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Darlehensunterlagen nach Vertragsende

6

Darlehensunterlagen mit Relevanz für die Buchhaltung

10

Dauerauftragsunterlagen

10

Dateien zur Verfahrensdokumentation

10

Dateiverzeichnisse

10

Datensätze - Beschreibungen

10

Datensicherungen

10

Datensicherungsregeln

10

Debitorenbuchhaltung

10

Debitorenlisten

10

Debitorenübersichten

10

Depotauszüge

10

Depotbestätigungen

10

Dokumentationen von IT-Strukturen

10


E

 

E

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Edelmetallbestände und zugehörige Dokumente

10

Effektenbücher

10

Einfuhrunterlagen (Anträge, Zollunterlagen)

10

Eingabedokumentationen der EDV-Buchführung

10

Eingangsrechnungen

10

Einheitswertunterlagen

10

E-Mails, sofern steuerlich relevant

10

Essensmarkenabrechnungen

10

Exportunterlagen

10


F

 

F

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

10

Fehlerkorrekturanweisungen, sofern Buchungsbelege

10

Frachtbriefe

6


G

 

G

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Gebäudeunterlagen, sofern Inventar

10

Gefahrstoffe und gefährliche Arbeitsstoffe

30

Gehaltslisten

10

Geschäftsberichte

10

Geschäftsbriefe

6

Geschäftsbriefe, soweit Buchungsbeleg

10

Geschenknachweise

10

Gesellschafterbeschlüsse

10

Gesellschafterversammlungsprotokolle

10

Gewerbesteuerdokumentationen

10

Gewinn- und Verlustrechnungen

10

Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen

10

Grundstücksverzeichnisse

10

Gründungsakten

10

Gutachten

10

Gutschriften

10


H

 

H

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Handelsbriefe

6

Handelsbücher

10

Handelsregisterauszüge

10

Hauptabschlussübersicht

10

Hauptbücher

10

Hauptversammlungsbeschlüsse

10

Hauptversammlungsprotokolle

10


I

 

I

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Inventare (§ 240 HGB)

10

Investitionszulagen Unterlagen

6


J

 

J

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Jahresabschluss

10

Jahreslohnnachweise für die Unfallversicherung (BG)

10

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

10


K

 

K

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Kalkulationsunterlagen

10

Kalkulationsunterlagen zur Vorratsbewertung

10

Kassenberichte

10

Kassenbücher und Kassenblätter

10

Kassenzettel

10

Kontenpläne

10

Kontoauszüge

10

Kontenregister

10

Konzernabschlüsse (§ 290 HGB)

10

Konzernlageberichte (§ 290, 350 HGB)

10

Kostenpläne

10

Kostenträgerrechnungen

10

Kreditorenbuchhaltung

10

Kreditorenlisten

10

Kreditorenübersichten

10

Kreditunterlagen, sofern Korrespondenz

6

Kreditunterlagen, sofern Buchungsbeleg

10

Kurzarbeitergeldanträge

6

Kurzarbeitergeldlisten

6


L

 

L

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Ladebücher

10

Lageberichte

10

Lagerbücher

10

Lagerbuchführungen

10

Lieferantenerklärungen

10

Lieferscheine

6

Lieferscheine, sofern Buchungsbelege

10

Lohnbelege

10

Lohnlisten

10

Luftfrachtbriefe

6


M

 

M

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Mahnbescheide

6

Mahnungen

6

Mietunterlagen, sofern Buchungsbelege

10

Mietunterlagen

6


N

 

N

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Nachnahmebelege

10

Nebenbücher

10


O

 

O

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

10

Organisationsunterlagen

10


P

 

P

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Pachtunterlagen nach Vertragsende

10

Patentunterlagen nach Ablauf des Patents

6

Patientenakten (Krankenhäuser)

30

Patientenakten (Arztpraxen)

10

Pensionsrückstellungsunterlagen

10

Pfändungen

10

Postgiroauszüge

10

Postquittungen

10

Preislisten

6

Preislisten, sofern Bewertungsunterlagen

10

Preislisten, sofern Buchhaltungsunterlagen

10

Programmablaufbeschreibungen

10

Protokolle

6

Protokolle, sofern Buchhaltungsunterlagen

10

Provisionsabrechnungen

10

Prozessakten

10

Prüfungsberichte des Abschlussprüfers

10


Q

 

Q

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Qualitätsmanagementdokumentationen

10

Quittungen

10


R

 

R

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Rechnungen

10

Reisekostenabrechnungen

10

Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)

10


S

 

S

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Sachkonten

10

Saldenbilanzen

10

Schadensunterlagen

6

Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen

10

Scheck- und Wechselunterlagen

6

Scheck- und Wechselunterlagen, sofern Buchungsbelege

10

Schriftwechsel außerbetrieblich

6

Schriftwechsel innerbetrieblich

6

Schuldtitel

10

Spendenbescheinigungen

10

Steuerbescheide

10

Steuererklärungen

10

Steuerunterlagen

10


T

 

T

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Telefonkostennachweise

10

Transportbelege

6


V

 

V

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

10

Verkaufsbücher

10

Vermögensverzeichnisse

10

Versandunterlagen

10

Versicherungspolicen

10

Versicherungspolicen nach Vertragsablauf

6

Verträge, sofern Buchungsbelege

10

Verträge nach Vertragsende

6

Vermögenswirksame Leistungen, sofern Buchungsbelege

10


W

 

W

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Warenausgangsbücher

10

Wareneingangsbücher

10

Wechsel

10

Weihnachtsgratifikationen, sofern Buchungsbelege

10

Wertberichtigungsunterlagen

10


Z

 

Z

 

 

Aufbewahrungsfrist in Jahren

 

Zahlungsanweisungen

10

Zinsabrechnungen

10

Zollbelege

10

Zollbelege mit umsatzsteuerlicher Relevanz

10

Zustellnachweise

6

Zugriffsregelungen und -dokumentationen bei EDV-Buchführung

10

Zwischenbilanzen bei Gesellschafterwechsel

10

Zwischenbilanzen bei Umstellung des Wirtschaftsjahres

10