Buchhaltungsunterlagen aufbewahren
Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 S. 1 AO), Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs. Die Verkürzung gilt rückwirkend für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch lief.
Welche Fristen gelten
| Unterlage | Frist |
|---|---|
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 S. 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung beziehungsweise der Aufstellung | 10 Jahre |
Buchungsbelege§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 S. 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden istAnmerkungVerkürzt von 10 auf 8 Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, wirksam ab 01.01.2025. Erfasst sind alle Belege, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 S. 1 EGHGB). Das Wort "rückwirkend" ist dabei untechnisch: Es handelt sich um noch laufende Fristen. Bereits abgelaufene Jahrgänge leben nicht wieder auf. | 8 Jahre |
Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten§ 257 Abs. 4 S. 2 HGB; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden istAnmerkungGilt nur für die beaufsichtigten Unternehmen selbst: Institute nach § 1 Abs. 1b KWG einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, Unternehmen unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG. Versicherungsvermittler und -makler unterliegen der Gewerbeaufsicht nach § 34d GewO und fallen nicht darunter; für sie gelten 8 Jahre. Ein Konzernprivileg gibt es nicht. Die Ausnahme ist seit Art. 17 des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22.12.2025 dauerhaft. Art. 95 S. 2 EGHGB enthält noch die alte Übergangsfassung und führt für sich gelesen zu einem falschen Ergebnis; maßgeblich ist § 257 Abs. 4 S. 2 HGB. | 10 Jahre |
Rechnungen, empfangene und Doppel der ausgestellten§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurdeAnmerkungFristbeginn ist die Ausstellung, nicht der Empfang. § 14b UStG kennt keine Ausnahme für Banken und Versicherungen, praktisch bleibt es für sie aber bei 10 Jahren: Satz 3 Halbsatz 2 lässt § 147 Abs. 3 AO unberührt, und Rechnungen sind im Regelfall zugleich Buchungsbelege. | 8 Jahre |
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 S. 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde | 6 Jahre |
Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 S. 1 AO Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden istAnmerkungHierunter fallen E-Mails mit steuerlicher Relevanz. Ist die E-Mail zugleich Buchungsbeleg, gilt die längere Belegfrist. | 6 Jahre |
Verfahrensdokumentation zur Buchführung§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO (Organisationsunterlage); GoBD Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem die zugehörigen Unterlagen entstanden sindAnmerkungFällt unter Nummer 1, nicht unter Nummer 4. Die Verkürzung auf 8 Jahre betrifft sie nicht. Bei Versionswechseln muss auch die abgelöste Fassung vorgehalten werden. | 10 Jahre |
Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind§ 147 Abs. 3 S. 3 AO Beginn: Die Frist endet mit dem Erhalt der RechnungAnmerkungKeine Jahresfrist. Für abgesandte Lieferscheine endet sie mit dem Versand der Rechnung (Satz 4). | keine Jahresfrist |
Rechtliche Prüfung: Hartmut Kiesel, datha GmbH, Ausarbeitung vom 02.09.2026. Alle Unterlagenarten im Überblick: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Weil die Regelung rückwirkend für alle noch laufenden Fristen gilt, sind zwei Jahrgänge auf einen Schlag frei geworden. Wer das nicht mitbekommen hat, lagert seit 2025 zwei Jahrgänge zu viel.
Die Verkürzung betrifft ausschließlich Buchungsbelege. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen bleiben bei zehn Jahren. Innerhalb eines Bestands muss also unterschieden werden.
Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleibt es dauerhaft bei zehn Jahren. Diese Ausnahme steht nicht in der Abgabenordnung selbst, sondern in Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO. Wer nur § 147 AO liest, findet sie nicht.
Drei Fallstricke beim Fristende
- Die Frist beginnt nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres
- Nach § 147 Abs. 3 S. 5 AO läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern mit offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind
- Bei Rechnungen knüpft § 14b UStG an die Ausstellung an, nicht an den Empfang
Leistungen für diesen Bestand
Aktenlagerung
Jahresbestände auslagern, der Zugriff für die Betriebsprüfung bleibt.
Scanservice
Belege vollständig erfassen, damit die Prüfung digital laufen kann.
Scan-on-Demand
Einzelnen Beleg anfordern, statt den ganzen Bestand zu digitalisieren.
Aktenvernichtung
Nach acht oder zehn Jahren vernichten lassen, mit Nachweis für die Akte.
Branchen mit diesen Unterlagen
Insolvenzverwaltung
Verfahren, in denen die Buchhaltung Gläubigern und dem Gericht dient.
Industrie und Maschinenbau
Werke mit Buchhaltung, Verträgen und Bauunterlagen im selben Archiv.
Steuerberatung
Kanzleien, die dieselben Bestände für ihre Mandanten führen und halten.
Weitere Unterlagen mit eigenen Fristen
Rechnungen
Acht Jahre, seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz auch rückwirkend.
Verträge
Fristen beginnen mit dem Vertragsende, nicht mit der Unterschrift.
Häufige Fragen zu Buchhaltung und Belege
Acht oder zehn Jahre, was gilt jetzt?
Gilt die Verkürzung auch für alte Belege?
Darf ich Belege digitalisieren und das Papier wegwerfen?
Welche Unterlagen dürfen zum 1. Januar vernichtet werden?
Welche Unterlagen müssen länger als zehn Jahre aufbewahrt werden?
Was passiert, wenn Unterlagen zu früh vernichtet werden?
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Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
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