Bestände von Unfall- und Rentenversicherungsträgern
dokuhaus verwahrt Unterlagen von Unfall- und Rentenversicherungsträgern über Fristen von bis zu 40 Jahren, erschließt sie bis zur Einzelakte und stellt sie im laufenden Verfahren digital bereit.
Welche Fristen gelten
| Unterlage | Frist |
|---|---|
Verzeichnis über Beschäftigte mit Tätigkeiten an krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen§ 10a Abs. 2 GefStoffV Beginn: nach Ende der ExpositionAnmerkungNach § 10a Abs. 3 GefStoffV kann der Arbeitgeber diese Aufbewahrungspflicht erfüllen, indem er die Daten an den für den Beschäftigten zuständigen Unfallversicherungsträger übermittelt. Die DGUV betreibt dafür die Zentrale Expositionsdatenbank. Der Bestand wandert damit vom Betrieb zum Träger und bleibt dort, auch wenn der Betrieb längst geschlossen ist. | 40 Jahre |
Dasselbe Verzeichnis bei reproduktionstoxischen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B§ 10a Abs. 2 GefStoffV Beginn: nach Ende der Exposition | 5 Jahre |
Aufzeichnungen über die ermittelte Körperdosis bei beruflicher Exposition§ 167 Abs. 2 StrlSchG Beginn: Ende der BeschäftigungAnmerkungAufzubewahren, bis die überwachte Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens aber 30 Jahre nach Beendigung der Beschäftigung. Maßgeblich ist der spätere der beiden Zeitpunkte. Die Aufzeichnungen sind der Behörde auf Verlangen vorzulegen oder an einer bestimmten Stelle zu hinterlegen, § 167 Abs. 3 StrlSchG. | bis zum 75. Lebensjahr |
Entgeltunterlagen beim geprüften Arbeitgeber§ 28f Abs. 1 SGB IV Beginn: der letzten PrüfungAnmerkungGenau: bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres. Die Prüfung bei den Arbeitgebern führen die Träger der Rentenversicherung durch, mindestens alle vier Jahre, § 28p Abs. 1 SGB IV. Eine feste Jahreszahl nennt § 28f Abs. 1 SGB IV nicht: Die Frist endet erst, wenn geprüft wurde. | bis Ende des Folgejahres |
Stand der Angaben: 2026-09. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ausführliche Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart
Bei einem Unfallversicherungsträger entsteht der Aufwand nicht, wenn die Akte angelegt wird, sondern Jahrzehnte danach. Eine Berufskrankheit wird angezeigt, und die Frage lautet, womit ein Versicherter in den achtziger Jahren an einem Arbeitsplatz umgegangen ist, den es nicht mehr gibt, in einem Betrieb, den es nicht mehr gibt.
Das Gesetz rechnet mit dieser Spanne. § 10a Abs. 2 GefStoffV verlangt, das Verzeichnis über Beschäftigte mit Tätigkeiten an krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Stoffen 40 Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren. Wo der Betrieb diese Pflicht nach § 10a Abs. 3 GefStoffV auf den Unfallversicherungsträger übergeleitet hat, liegt der Bestand bei Ihnen - und muss dort auch nach Jahrzehnten noch auffindbar sein.
Wer anfragt, und was im Bestand liegt
Die Abläufe im Archiv ähneln sich. Die Bestände tun es nicht.
| Träger | Typische Unterlagen | Was den Bestand prägt |
|---|---|---|
| Berufsgenossenschaften und Unfallkassen | Unfall- und Berufskrankheitenakten, Expositionsverzeichnisse, Reha- und Rentenvorgänge, Unterlagen der Prävention | Sehr lange Laufzeiten, Recherche nach Person, Betrieb, Arbeitsplatz und Zeitraum zugleich |
| Träger der Rentenversicherung | Versicherungskonten, Renten- und Rehabilitationsakten, Unterlagen aus Betriebsprüfungen | Ein Konto je Versicherten über das gesamte Erwerbsleben, § 149 Abs. 1 SGB VI |
| Landwirtschaftliche Sozialversicherung | Unfall-, Renten- und Krankenversicherungsvorgänge in einem Haus | Mehrere Versicherungszweige mit unterschiedlichen Fristen im selben Bestand |
- Berufsgenossenschaften und Unfallkassen
- Unfall- und Berufskrankheitenakten, Expositionsverzeichnisse, Reha- und Rentenvorgänge, Unterlagen der Prävention
- Träger der Rentenversicherung
- Versicherungskonten, Renten- und Rehabilitationsakten, Unterlagen aus Betriebsprüfungen
- Landwirtschaftliche Sozialversicherung
- Unfall-, Renten- und Krankenversicherungsvorgänge in einem Haus
- Berufsgenossenschaften und Unfallkassen
- Sehr lange Laufzeiten, Recherche nach Person, Betrieb, Arbeitsplatz und Zeitraum zugleich
- Träger der Rentenversicherung
- Ein Konto je Versicherten über das gesamte Erwerbsleben, § 149 Abs. 1 SGB VI
- Landwirtschaftliche Sozialversicherung
- Mehrere Versicherungszweige mit unterschiedlichen Fristen im selben Bestand
Kranken- und Pflegekassen folgen anderen Regeln - dort steht die Löschpflicht im Vordergrund. Dazu die Seite Kranken- und Pflegekassen.
Wie ein alter Bestand recherchierfähig wird
Sichtung am Standort
Wir sehen den Bestand dort an, wo er liegt: Umfang, Ordnungssystem, Zustand des Papiers, vorhandene Findmittel. Ergebnis ist eine Mengen- und Aufwandsschätzung, keine Pauschale.
Übernahme mit Herkunftsnachweis
Abholung durch eigenes Personal, Erfassung jedes Behälters per Barcode. Registratur, Aktenzeichenkreis und Altstandort bleiben im Datensatz, weil genau danach später gesucht wird.
Erschließung bis zur Einzelakte
Erfassung auf der Ebene, auf der die spätere Anfrage gestellt wird: Name, Versicherungsnummer, Betrieb, Zeitraum, Aktenzeichen. Ohne diese Tiefe bleibt jede Anfrage eine Suche im Regal.
Auskunft im laufenden Verfahren
Die angeforderte Akte wird digital bereitgestellt, das Original kann per Kurier folgen. Jeder Zugriff wird protokolliert, Reaktionszeiten lassen sich in einer Service-Level-Vereinbarung festlegen.
Was über vierzig Jahre entscheidet
Kurze Fristen verzeihen ein schwaches Findmittel. Lange nicht.
- Das Findmittel altert schneller als das Papier: Ein Ordnungssystem, das nur eine Person kennt, ist nach zwanzig Jahren wertlos
- Behälter und Etiketten müssen die Frist überdauern, nicht nur den Umzug
- Lagerklima wird protokolliert, nicht nur eingestellt - Temperatur und Luftfeuchte werden bei uns aufgezeichnet
- Zuständigkeitswechsel zwischen Trägern müssen im Bestand nachvollziehbar bleiben, sonst bricht die Herkunftskette
- Digitalisate brauchen ein Format, das in Jahrzehnten noch lesbar ist, und eine Verfahrensdokumentation, die den Scanvorgang belegt
- Wer erst bei der ersten Anfrage erschließt, zahlt die Erschließung unter Zeitdruck
Zweckbindung und Zugriff
Unfallversicherungsträger dürfen Sozialdaten nur für die im Gesetz genannten Aufgaben verarbeiten, § 199 SGB VII nennt dafür unter anderem die Feststellung der Zuständigkeit, die Erbringung von Leistungen, die Berechnung der Beiträge und die Prävention. Für ein externes Archiv folgt daraus eine schlichte Konsequenz: Der Dienstleister braucht kein inhaltliches Verständnis der Akte. Er braucht ein Berechtigungskonzept, das den Zugriff auf benannte Personen begrenzt, und ein Protokoll, das jeden Zugriff belegt.
Archivierung und Digitalisierung führen bei uns getrennte Teams aus. Wer einlagert, digitalisiert nicht, und umgekehrt. Das begrenzt die Zahl der Personen, die überhaupt Einsicht nehmen können, unabhängig davon, wie gut das Berechtigungskonzept geschrieben ist.
Leistungen für diesen Bestand
Aktenlagerung
Lagerung über Fristen, die länger laufen als jeder Mietvertrag.
Aktenverwaltung
Erschließung bis zur Einzelakte, damit die Recherche nach Jahrzehnten trägt.
Scan-on-Demand
Akte aus dem Altbestand digital anfordern, während das Verfahren läuft.
Archivlogistik
Übernahme ganzer Registraturen, dokumentiert von Regal zu Regal und Karton.
Unterlagen, die in dieser Branche anfallen
Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage
Industrie und Maschinenbau
Die Gegenseite der Expositionsakte: Bestände aus Betrieben und Werken.
Behörden und öffentlicher Sektor
Körperschaften mit Vergabe- und Archivrecht der Länder zugleich.
Kranken- und Pflegekassen
Kranken- und Pflegekassen: löschen statt aufbewahren, § 304 SGB V.
Häufige Fragen zu Sozialversicherungsträgern
Wie lange müssen Expositionsverzeichnisse aufbewahrt werden?
Was ist die Zentrale Expositionsdatenbank?
Wie lange sind Aufzeichnungen über berufliche Strahlenexposition aufzubewahren?
Wie lange muss ein Arbeitgeber Entgeltunterlagen für die Betriebsprüfung vorhalten?
Wie schnell ist eine Akte aus einem dreißig Jahre alten Bestand verfügbar?
Übernehmen Sie auch Bestände ohne Findmittel?
Dürfen Unterlagen nach dem Scannen vernichtet werden?
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Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
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