Inhouse ServiceS

unser leistungsspektrum - direkt bei ihnen vor ort

Gesetzliche Vorgaben und interne Regelungen in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen regeln, welche Geschäftsunterlagen zu archivieren sind. Sie archivieren Ihre Geschäftsunterlagen in einem hausinternen Archiv und werden täglich mit Herausforderungen konfrontiert.

Kommen Ihnen die folgenden Themenkomplexe bekannt vor?

Kostendruck - verursacht durch stetig steigende Personalkosten und Raumkosten
Umfangreiche organisatorische und rechtliche Anforderungen - es werden immer mehr zertifizierte Arbeitsprozesse gefordert
Ineffiziente Prozesse - verursacht durch historisch gewachsene Aktenlagerung, Dokumentenablage und Archivierung
Fehlende Strukturen - gewachsenen Archiven fehlt oftmals eine ganzheitliche Struktur, da sich diese sukzessive entwickelt haben
Hoher Flächenbedarf - verursacht durch fehlende Fristüberwachung, unnötige Aufbewahrung und unwirtschaftliche Aktenarchivierung
Großer Zeitaufwand - durch extrem zeitaufwendige Such- und Archivierungsprozesse

Unsere Lösung: Archivdienstleistungen direkt bei Ihnen vor Ort

Interne Archivierung - nutzen sie unsere fachkompetenz für ihr archiv

Als spezialisierter Dienstleister im Bereich der Archivverwaltung und Aktenpflege erbringen wir fundierte Beratungsleistungen. Von Spezialisten für Spezialisten - wir beleuchten organisatorische Belange ebenso wie gesetzliche Erfordernisse. Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung und unserem Zugriff auf neueste technologische Möglichkeiten. Ihre Interessen, Ihre Wünsche stehen im Fokus unseres Handelns.

Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir Lösungen, die sinnvoll, rational und effizient sind und begleiten Ihr Archiv in die Zukunft.

Einige Anwendungsbeispiele:

Neuaufbau von datenarchiven

Ein gut durchdachtes und perfekt organisiertes Archiv unterstützt alle Geschäftsvorgänge und Arbeitsprozesse entscheidend. Digitale Archivdaten, digitale Workflows sind Bestandteil der digitalen Transformationen. Wir machen Informationen verfügbar, stellen reibungsloses Prozessabläufe sicher und ermöglichen die Interaktion verschiedener Abteilungen und Bereiche. Kurzum: Wir fördern Zusammenarbeit - datenbasiert und informationsbasiert.

Effiziente, schlanke Prozesse führen zu Kosteneinsparungen, die wettbewerbsentscheidend sein können. Digitale Archivdaten unterstützen Sie und Ihre Mitarbeitenden aus allen Endgeräten und in jeder Situation - ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst.

restrukturierung bestehender archive

Neuaufbau von Kunden- und Datenarchiven

Je nach Art und Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit unterstützt ein gut durchdachtes Archiv all Ihre Geschäftsvorgänge und Arbeitsprozesse entscheidend. Moderne digitalisierte Archivdaten unterstützen über die verschiedenste Endgeräte selbst den Außendienst und beschleunigen alle Abläufe im Sinne wettbewerbsentscheidender Kosteneinsparungen

Restrukturierung bestehender Archive

Es gibt viele Ursachen, die zu der Notwendigkeit der Restrukturierung bestehender Archive führen können. Seien es neue Geschäftsstrukturen, Änderungen gesetzlicher Auflagen oder eine längst nötige Digitalisierung, eine fundierte Beratung kann zu erheblichen Aufwands- und Kostensenkungen beitragen. Wie bei allen grundlegenden Arbeiten am Archiv geht es immer auch um mögliche Prozessoptimierungen in den diesbezüglichen Arbeitsabläufen.

Bewertung bestehender Archive und Ordnungsstrukturen

Schon weit vor einer Restrukturierung kann eine fachmännische Bewertung Ihrer Archivbestände wertvolle Hinweise für die zukünftige Ausrichtung des Archivmanagements in Ihrem Unternehmen liefern. Dies betrifft vor allem Fragen zu Papierlagerung und Hybrid-Archiven sowie ausbaufähigen Ordnungsstrukturen. Ebenso häufig spielen Fragen des Datenschutzes und andere rechtliche Auflagen eine entscheidende Rolle.

Archivumzüge

Ein Umzug ist für das Archiv eines Unternehmens immer eine herausfordernde Angelegenheit. Das betrifft rein physikalische Umzüge ebenso wie eine Änderung der Lagersysteme oder die Umstellung auf neue Software oder Serverstrukturen. Gerade bei Hybrid können mit einem durchdachten Vorgehen mehrere Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden. Schutz und Sicherheit der entsprechenden Akten und Daten können mit einer Überführung in neue Ordnungsstrukturen oder einer teilweisen oder kompletten Digitalisierung verbunden werden.

Interne AKTENVERWALTUNG

Als langjährige und anerkannte Spezialisten im Bereich der Aktenlagerung, Aktenverwaltung und Digitalisierung entwickeln wir mit Ihnen ein maßgeschnittenes Konzept.

Wir bieten Ihnen ein individuell auf Sie zugeschnittenes Leistungspaket, mit dem Sie Ihr hausinternes Archiv- und Dokumentenmanagement preiswert, platzsparend, zuverlässig und rechtskonform durchführen können. Dabei unterstützen Sie unsere geschulten und in den Belangen der Diskretion und Geheimhaltung verpflichteten Mitarbeiter.

Holen Sie sich die Lösung für Ihre Probleme einfach ins Haus!

Leistungen für die interne Aktenverwaltung

Analyse der Ausgangssituation

Erfassung der Archivstruktur(en) und der damit verbundenen Arbeitsabläufe
Sichtung und Klärung der verwendeten Daten- und Informationsträger
Sammlung und Strukturierung der internen und ggf. externen Anforderungen an das Archiv (Bereitstellung, Fristen, Zutritt, Zugriff, Datenschutz, Brandschutz etc.)

Möglichkeiten der Restrukturierung

Bestandsaufnahme und Erfassung des Akten- und Datenbestands
Projizierung der Neuausrichtung des internen Archivmanagements (Struktur, Arbeitsprozesse, Papierlagerung, Digitalisierung, Hybrid-Archive)
Planung der Einbindung in geänderte Geschäftsabläufe oder IT-Architekturen
Konzepterstellung zur reibungslosen Einbindung der Umstellungsarbeiten in alle Arbeitsabläufe
Konzepterstellung für temporäre oder regelmäßige Dienstleistungen durch dokuhaus

Maßnahmen

Zusammenführung historischer Bestände und neuerer Daten in praktikable Strukturen mit optimierten Zugriffsprozessen
Physikalische Neuanordnung der Bestände auf Wunsch mit modernsten Lagersystemen, Zugangskontrollen, Datenschutz-Einrichtungen, Brandschutz
Umzug in andere Gebäude oder kurzfristige Auslagerung bei anstehenden Umbauten
Teil-Übernahme auslagerungsfähiger Bestände in eines unserer Sicherheitsarchive mit täglichem Zugriff für Sie
Einmalige oder turnusmäßige Vernichtung von Akten nach Ablauf der Fristen
Turnus- oder regelmäßige Verwaltung und Organisation des Archivs durch unsere Mitarbeiter oder auf Wunsch durch eigenes Personal mittels eines webbasierten Archiv-Moduls

Interne AKtenvernichtung in Unternehmen

Auch bei bedingten Aktenvernichtungen durch Firmenumzüge oder Standortschließungen bietet Ihnen die dokuhaus Leistungen von der Planung bis zur Ausführung an.

Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot, das vollständig auf Ihre jeweiligen Absichten und Bedürfnisse zurechtgeschnitten ist. Je nach Ausgangslage umfasst die angebotene Leistung:

Prüfung der zur Vernichtung stehenden Akten in Bezug auf Fristen und andere Bedingungen jeweils nach Absprache
Sichtung und Sortierung der Akten bei einmaligen Vorgängen
turnusmäßige Vernichtung der Akten zum Beispiel im jährlichen Rhythmus
Aktenvernichtung im Zuge der Aktenverwaltung und -Pflege (siehe Navigationspunkt Archivverwaltung und Datenerfassung)

Bei der Aktenvernichtung übernehmen wir sämtliche Tätigkeiten für die Beräumung und Auslagerung der Akten sowie die Bereitstellung der kompletten Logistik. Dazu gehören insbesondere