Aktenübernahme und Archivierung für die Industrie

dokuhaus archiviert für Industrieunternehmen technische Zeichnungen, Projektakten und Prüfdokumentation und stellt einzelne Dokumente auch nach Jahrzehnten innerhalb weniger Stunden digital bereit.

Mitarbeiterin erfasst Bestände am Laptop im Lager — Technische Zeichnungen und Prüfdokumentation über Jahrzehnte verfügbar halten.

Welche Fristen gelten

Unterlage	Frist
Expositionsverzeichnis, krebserzeugende und keimzellmutagene Stoffe 1A oder 1B § 10a Abs. 2 S. 1 Nr. 1 GefStoffV Beginn: nach Ende der Exposition Anmerkung Die oft zitierte Fundstelle § 14 Abs. 3 GefStoffV ist weggefallen, die verbreiteten 30 Jahre sind überholt.	40 Jahre
Expositionsverzeichnis, reproduktionstoxische Stoffe 1A oder 1B § 10a Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GefStoffV Beginn: nach Ende der Exposition	5 Jahre
Produkthaftungsrelevante Unterlagen § 13 Abs. 1 S. 1 ProdHaftG Beginn: Anspruch erlischt 10 Jahre nach Inverkehrbringen des Produkts Anmerkung Das Produkthaftungsgesetz kennt keine Aufbewahrungspflicht. Maßgeblich ist die Erlöschensfrist: Wer Konstruktionsunterlagen, Chargendaten und Prüfprotokolle mindestens zehn Jahre ab Inverkehrbringen vorhält, ist abgedeckt.	keine gesetzliche Frist
Bauunterlagen und Statik § 634a Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 BGB Beginn: Mängelansprüche verjähren 5 Jahre ab Abnahme Anmerkung Die Bauordnung Sachsen-Anhalt enthält keine Aufbewahrungsfrist. In der Praxis wird über die Lebensdauer des Bauwerks aufbewahrt.	keine gesetzliche Frist

Stand der Angaben: 2026-09. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ausführliche Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart

In der Industrie ist die Aufbewahrungsfrist selten der eigentliche Grund. Der Grund ist die Maschine, die nach zwanzig Jahren ein Ersatzteil braucht, und die Zeichnung, ohne die es nicht gefertigt werden kann. Die steuerliche Frist ist nur der Anlass, an dem Thema überhaupt zu arbeiten.

Was typischerweise ins Archiv geht

Technische Zeichnungen, Konstruktionszeichnungen und Stücklisten
Bauakten, Lagepläne und Grundrisse der Betriebsstätten
Projektakten, Abnahmeprotokolle und Prüfdokumentation
Qualitätsmanagementdokumentation
Personalakten und Unterlagen mit Bezug zu Gefahrstoffen
Buchhaltung, Verträge und Schriftverkehr

Gemischte Bestände sind der Regelfall

Eine Projektakte enthält Schriftverkehr in DIN A4 und Pläne in DIN A0. Wir digitalisieren beides und führen es in einer Datei zusammen, statt zwei getrennte Ablagen zu erzeugen, die niemand zusammenbringt.

Ein Fall aus der Praxis

Ersatzteil für eine Maschine aus den Neunzigern

Ein Hersteller von Spezialmaschinen hatte seine technischen Zeichnungen bei uns eingelagert. Als nach Jahren ein Ersatzteil für eine ältere Anlage gebraucht wurde, standen die Unterlagen innerhalb weniger Stunden digital bereit. Die Produktion lief weiter.

Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.

Leistungen für diesen Bestand

Alter Bauplan wird von Hand in den Großformatscanner eingeführt, Breitenskala bis über 110 Zentimeter sichtbar

Großformate scannen

Technische Zeichnungen und Pläne bis A0 erfassen und digital bereitstellen.

Regalgang im Sicherheitsarchiv von dokuhaus

Aktenlagerung

Planschränke und Werksarchive auslagern, Hallenfläche zurückgewinnen.

Mitarbeiterin transportiert Archivkartons auf einer Sackkarre

Archivlogistik

Bestände zwischen Werken verlagern, dokumentiert und zum festen Termin.

Halb geöffneter dokuhaus-Archivkarton mit Aktenordnern

Scan-on-Demand

Akten bleiben eingelagert, das Digitalisat kommt auf Abruf.

Unterlagen, die in dieser Branche anfallen

Hände entnehmen eine Akte aus einem Hängeregisterschrank

Personalakten

Vom Arbeitsvertrag bis zur Unfallanzeige, je Unterlagenart getrennt.

Person rollt eine alte technische Zeichnung auf einem Tisch mit gestapelten Plänen auf

Bauakten und Pläne

Pläne, Statik und Prüfberichte mit Fristen, die Jahrzehnte laufen können.

Person mit Unterlagen vor einem Regal voller Aktenordner

Verträge

Fristen beginnen mit dem Vertragsende, nicht mit der Unterschrift.

Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage

Halb geräumter Lagerraum mit gestapelten Kartons, Trittleiter und leeren Regalen

Insolvenzverwaltung

Wenn ein Werk schließt: Bestände sichern und Fristen weiter einhalten.

Person sichtet Unterlagen an einem Tisch zwischen hohen Aktenregalen

Behörden und öffentlicher Sektor

Auftraggeber mit eigenen Vorgaben zu Vergabe, Archivierung und Nachweis.

Häufige Fragen zu Industrie und Maschinenbau

Wie schnell komme ich an eine alte Zeichnung?

Bei erfassten Beständen innerhalb weniger Stunden digital. Voraussetzung ist eine Erfassungstiefe, die den Einzelabruf zulässt - bei Zeichnungsbeständen lohnt sich das fast immer.

Können Planschränke komplett übernommen werden?

Ja. Wir räumen Planschränke, digitalisieren die Großformate bis DIN A0+ und Wildformate bis 111 cm Vorlagenbreite und lagern oder vernichten die Originale nach Ihrer Entscheidung.

Wie lange müssen technische Zeichnungen aufbewahrt werden?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Maßgeblich ist die Produkthaftung: Ansprüche erlöschen zehn Jahre nach Inverkehrbringen des Produkts, § 13 Abs. 1 ProdHaftG. Wer Ersatzteile für ältere Anlagen liefert, bewahrt in der Praxis deutlich länger auf - dort entscheidet die Lebensdauer der Maschine.

Was gilt für Gefahrstoffverzeichnisse?

Bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden, keimzellmutagenen oder reproduktionstoxischen Stoffen der Kategorie 1A oder 1B ist das Expositionsverzeichnis vierzig Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren, § 14 Abs. 3 GefStoffV. Die verbreitete Angabe von 30 Jahren ist überholt.

Können gemischte Bestände aus Papier und Großformaten zusammen übernommen werden?

Ja. In technischen Archiven sind fast alle Formate von DIN A6 bis DIN A0 vertreten. Wir digitalisieren beides und führen es auf Wunsch in einer Datei zusammen, statt zwei getrennte Bestände zu erzeugen.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100

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