Fristenrechner: wann darf das weg?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres. Der Rechner nimmt Unterlagenart und Datum entgegen und nennt das früheste Vernichtungsdatum samt Rechtsgrundlage.

Orientierung, keine Rechtsberatung

Diese Übersicht ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Sie gibt den Gesetzeswortlaut wieder, ersetzt aber keine Prüfung des Einzelfalls. Fristen hängen von der Unterlagenart, der Rechtsform und teils vom Bundesland ab und ändern sich. Maßgeblich sind Ihre Steuerberatung, Ihre Rechtsberatung oder die zuständige Kammer.

Rechtliche Prüfung der zugrunde liegenden Fristen: Hartmut Kiesel, datha GmbH, Ausarbeitung vom 02.09.2026. Stand: 2026-09.

Frist berechnen

Zwei Angaben genügen: um welche Unterlage es geht und wann das auslösende Ereignis war. Das Ergebnis nennt den Fristbeginn, das Fristende und die Norm, aus der beides folgt.

Um welche Unterlage geht es?

Unterlagenart

Die Liste enthält alle 35 Unterlagenarten aus der geprüften Fristentabelle. Passt keine genau, gilt die mit der längeren Frist.

Wann war das auslösende Ereignis?

Datum

Das Datum des Belegs, der letzten Eintragung oder des Vertragsendes - je nach Unterlagenart. Was zählt, steht nach der Auswahl hier.

Ihre Frist

Wählen Sie eine Unterlagenart und ein Datum.

Der Rechner braucht JavaScript. Ohne das hilft die Fristentabelle: Sie nennt zu jeder Unterlagenart die Dauer, den Fristbeginn und die Norm.

Mit diesem Ergebnis anfragen

Unterlagenart und Datum wandern in das Kontaktformular, Sie ergänzen nur noch Ihre Erreichbarkeit. Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden, unverbindlich und kostenfrei.

Mit diesem Ergebnis anfragen Nach Fristablauf vernichten lassen

Zwei Regeln, die der Rechner nicht für Sie entscheidet

Die längere Frist gewinnt. Fällt eine Unterlage unter zwei Vorschriften, gilt die längere von beiden. Ein Geschäftsbrief ist sechs Jahre aufzubewahren; dient derselbe Brief zugleich als Buchungsbeleg, gelten acht. Der Rechner nennt die Frist der Art, die Sie gewählt haben - ob eine zweite Vorschrift danebensteht, weiß nur, wer die Unterlage kennt.

Die Frist kann stillstehen. § 147 Abs. 3 Satz 5 AO hemmt den Ablauf, solange die Unterlagen für eine Steuer mit noch offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind. Eine laufende Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Rechtsstreit verlängern die Aufbewahrung über das berechnete Datum hinaus. Deshalb steht auf dem Ergebnis „frühestens" und nicht „freigegeben".

Womit gerechnet wird

Die Rechnung ist einfach genug, um sie nachzuvollziehen: Vom eingegebenen Datum zählt nur das Jahr. Die Frist beginnt am 31. Dezember dieses Jahres, läuft die genannte Zahl von Jahren und endet wieder an einem 31. Dezember. Der erste Tag danach ist der früheste Vernichtungstag.

Beispiel: Eine Rechnung vom 3. März 2025, Frist acht Jahre. Fristbeginn ist der 31. Dezember 2025, das Fristende der 31. Dezember 2033, die Vernichtung damit frühestens am 1. Januar 2034 möglich. Wer stattdessen ab dem Belegdatum rechnet, landet beim 3. März 2033 - zehn Monate zu früh.

Die Fristen selbst stammen aus derselben Datei wie die Fristentabelle; jede Zeile dort nennt die Norm und verweist auf den Gesetzestext. Bei 8 der 35 Unterlagenarten knüpft das Gesetz nicht an Jahre an, sondern an eine Betriebsprüfung, eine Altersgrenze oder eine Verjährung. Dort gibt der Rechner kein Datum aus, sondern die Begründung.

Häufige Fragen zum Fristenrechner

Warum beginnt die Frist erst am Jahresende?

Weil § 147 Abs. 4 AO und § 257 Abs. 5 HGB es so bestimmen: Die Frist läuft ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, die letzte Eintragung erfolgt oder der Vertrag geendet hat. Eine Rechnung vom März zählt also erst ab dem 31. Dezember desselben Jahres. Wer ab dem Belegdatum rechnet, vernichtet fast ein Jahr zu früh.

Was gilt, wenn zwei Fristen auf dieselbe Unterlage passen?

Die längere. Ein Geschäftsbrief ist sechs Jahre aufzubewahren; dient er zugleich als Buchungsbeleg, gelten acht. Die Fristen addieren sich nicht, sie überlagern sich. Der Rechner nennt die Frist der gewählten Art - die Auswahl der einschlägigen Art bleibt bei Ihnen.

Darf ich am Tag nach Fristablauf vernichten?

Rechnerisch ja, praktisch nicht immer. § 147 Abs. 3 Satz 5 AO enthält eine Ablaufhemmung: Solange die Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind, läuft die Frist nicht ab. Das Ergebnis des Rechners ist deshalb ein frühestmögliches Datum, kein Freigabedatum.

Warum bekomme ich bei manchen Unterlagen kein Datum?

Weil es dafür keine Jahresfrist gibt. Bei 8 der 35 Unterlagenarten knüpft das Gesetz an etwas anderes an - an eine Betriebsprüfung, an eine Altersgrenze, an eine Verjährung. Der Rechner gibt dort die Begründung aus statt einer Zahl.

Ersetzt das eine Rechtsberatung?

Nein. Der Rechner gibt den Gesetzeswortlaut wieder, wie er in unserer Fristentabelle geprüft ist. Er kennt Ihren Einzelfall nicht, keine Ablaufhemmung, keine landesrechtliche Besonderheit und keine vertragliche Abrede. Verbindlich klären das Ihre Steuerberatung, Ihre Rechtsberatung oder die zuständige Kammer.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100