Akten digitalisieren
und sicher archivieren.
Ihre Dokumente in besten Händen: physisch, digital und jederzeit verfügbar.
- ISO 9001 & 27001
- DSGVO-konform
- seit über 20 Jahren
Alles aus einer Hand
Ein Ansprechpartner für Ihre Unterlagen
dokuhaus übernimmt den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente: einlagern, verwalten, digitalisieren, bereitstellen und zertifiziert vernichten. Aus einer Hand, mit einem Vertrag. Dafür stehen drei Standorte mit 31.500 Quadratmetern bereit.
Wer Akten aufbewahren muss, hat selten Platz, Zeit und Rechtssicherheit zugleich. Wir schaffen alle drei. Ihre Unterlagen bleiben jederzeit einsehbar, digital in Sekunden statt langer Suche im Regal.
Leistungen
Alle Leistungen aus einer Hand
Alle Leistungen ansehenLagern, verwalten, digitalisieren, bereitstellen, vernichten. Jeder Baustein ist einzeln buchbar, die meisten Bestände brauchen mehrere davon nacheinander.
Aktenlagerung
Akten extern lagern statt Bürofläche zu belegen.
Aktenverwaltung
Bestand strukturieren, Fristen überwachen, Akten abrufen.
Archivlogistik
Kartons kommen von uns, Räumen und Transport auch.
Scan-on-Demand
Akten bleiben eingelagert, das Digitalisat kommt auf Abruf.
Scanservice
Eigenes Scanzentrum für Ordner, Bücher und Großformate.
Großformate scannen
Baupläne und Zeichnungen, DIN A2 bis A0+, bis 1.200 dpi.
Bücher scannen
Ab einem einzigen Buch, zerstörungsfrei oder mit Beschnitt.
Fotos scannen
Abzüge, Kunstdrucke und ganze Alben - Originale bleiben.
Digitaler Posteingang
Post bis 12 Uhr, digital am selben Werktag im Postfach.
Aktenvernichtung
Akten und Datenträger vernichten, nach ISO/IEC 21964.
Inhouse-Service
Wenn Akten das Haus nicht verlassen dürfen: vor Ort.
Beratung und DMS
Bevor digitalisiert wird: klären, was sich überhaupt lohnt.
Testscan
Erst testen: 350 bis 450 Seiten ab 9,95 Euro scannen.
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
Branchen
Branchen, die uns vertrauen
Alle Branchen ansehenDer Ablauf ist überall ähnlich. Was sich unterscheidet, sind die Frist, die Nachweispflicht und die Frage, wer die Unterlagen überhaupt sehen darf.
Arztpraxen und Praxisauflösung
Praxis geschlossen - die Aufbewahrungspflicht bleibt.
Krankenhäuser und Kliniken
Fallakten abholen, erfassen und fristgerecht verwahren.
Insolvenzverwaltung
Das Unternehmen endet, die Aufbewahrungspflicht nicht.
Industrie und Maschinenbau
Zeichnungen und Prüfdokumentation über Jahrzehnte.
Steuerberatung
Mandantenunterlagen auslagern statt Fläche zu belegen.
Rechtsanwaltskanzleien
Handakten nach Mandatsende verwahren, außer Haus.
Behörden und öffentlicher Sektor
Vergabefähig: ISO-zertifiziert, Speicherung in Deutschland.
Kranken- und Pflegekassen
Kassenakten verwahren - und fristgerecht löschen.
Sozialversicherungsträger
Erst nach Jahrzehnten gebraucht - und dann sofort.
Bau- und Wohnungswirtschaft
Der Plan wird beim Sanieren gebraucht, nicht beim Bauen.
Pflegedienste und Pflegeheime
Keine gesetzliche Frist für Pflegedoku, nur vertragliche.
Zertifiziert und geprüft
Sicherheit ist unser Anspruch
ISO 9001:2015 verpflichtet uns zur laufenden Verbesserung, ISO 27001:2022 zum wirksamen Schutz Ihrer Daten, beide geprüft durch TÜV Süd. Archivierung und Digitalisierung führen getrennte Teams aus, die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in Deutschland.
- Einlagerung im zutrittsgeschützten Sicherheitsarchiv
- Datenschutzkonforme Prozesse nach DSGVO
- Zertifizierte Abläufe. Nachweise auf Anfrage und online
- Auch für sensible Bestände wie Patientenakten geeignet
- Archivierung und Digitalisierung werden von getrennten Teams ausgeführt
Ablauf
Vom Regal zum Klick. In vier Schritten
Vom ersten Gespräch bis zum digitalen Zugriff bleiben Sie in einer Hand. Sie müssen nichts vorbereiten, nichts sortieren und keine Kartons packen: Wir kommen zu Ihnen, übernehmen den Bestand und melden uns erst wieder, wenn alles erfasst ist.
Kostenfreie Erstberatung
Sie schildern Ihre Situation, wir klären Fristen, Zugriff und Budget. Angebot meist innerhalb von 24 Stunden.
Abholung deutschlandweit
Unsere eigene Flotte holt Ihre Bestände ab. Kartons stellen wir vorab bereit, jeder Behälter wird protokolliert.
Erfassung im Sicherheitsarchiv
Jeder Ordner erhält einen eindeutigen Standort im zutrittsgeschützten Archiv, auf Wunsch mit Inhalt und Frist.
Zugriff digital oder physisch
Akten per Scan-on-Demand meist am selben Werktag digital. Am Ende der Frist vernichten wir nach ISO/IEC 21964, vormals DIN 66399.
Über dokuhaus
Seit 23 Jahren bewahren wir, worauf es ankommt
Was bei uns eingelagert wird, bleibt auffindbar: jeder Karton verzeichnet, jeder Zugriff dokumentiert, jede Rückgabe nachvollziehbar. Dahinter stehen Menschen, die Ihre Bestände kennen, und ein Team, das Sie beim Namen kennt.
Zwei eigene Archivstandorte in Sachsen und Sachsen-Anhalt, ein Tochterunternehmen in Ludwigshafen, eine eigene Fahrzeugflotte. Ihre Unterlagen verlassen Deutschland nicht.
Das Unternehmen kennenlernenKostenfreie Erstberatung
Wie viele Ordner, welche Unterlagen, welcher Zeitraum? Wir melden uns mit einem konkreten Weg zurück, inklusive Aufwand und Kosten.
- Unverbindlich und kostenfrei
- ISO 9001 und ISO 27001, TÜV Süd
- Daten bleiben in Deutschland
- Antwort in 24 Stunden
- Eine Nummer für jede Anfrage
- Abholung deutschlandweit