Archivdienstleistungen für Behörden und Kommunen

dokuhaus erbringt Archiv- und Digitalisierungsleistungen für Behörden, Kommunen und Körperschaften des öffentlichen Rechts, zertifiziert nach ISO 9001 und ISO 27001, mit Leistungserbringung und Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland.

Person sichtet Unterlagen an einem Tisch zwischen hohen Aktenregalen — Aktenräume wachsen, die Fläche nicht - und das Archivrecht der Länder redet mit.

Im öffentlichen Sektor entscheidet nicht der beste Preis allein, sondern die Nachweisbarkeit. Was nicht dokumentiert ist, ist im Vergabeverfahren nicht vorhanden.

Deshalb liegen unsere Nachweise offen: Zertifikate mit Gültigkeitszeitraum und Prüfstelle, dokumentierte Abläufe, Leistungserbringung und Datenspeicherung ausschließlich an eigenen Standorten in Deutschland.

Was in Vergabeunterlagen regelmäßig gefragt wird

Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015, geprüft durch TÜV Süd
Informationssicherheit nach DIN EN ISO/IEC 27001:2022, geprüft durch TÜV Süd
Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO
Ort der Leistungserbringung und der Datenspeicherung: ausschließlich Deutschland
Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Besucherprotokollierung, Aufschaltung auf Wachschutz
Brandmeldeanlage mit direkter Aufschaltung zur Feuerwehr
Trennung von Archivierungs- und Digitalisierungsteams
Vernichtung nach ISO/IEC 21964 mit Nachweis

Ersetzendes Scannen

Wo Papier nach dem Scan vernichtet werden soll, ist die Technische Richtlinie BSI TR-03138, kurz TR-RESISCAN, der Maßstab. Sie beschreibt, wie der Scanprozess abzusichern ist, damit das Digitalisat den Beweiswert des Originals möglichst weit erhält. Das BSI nennt die Richtlinie ausdrücklich als mögliches Vergabekriterium.

Leistungen für diesen Bestand

Regalgang im Sicherheitsarchiv von dokuhaus

Aktenlagerung

Verwaltungsakten auslagern, ohne die Zuständigkeit dafür abzugeben.

Buchscanner digitalisiert ein aufgeschlagenes Buch

Scanservice

Bestände erfassen, damit Vorgänge digital bearbeitet werden können.

Hände entnehmen eine Akte aus einem Hängeregisterschrank

Inhouse-Service

Arbeiten im Haus, wenn Unterlagen das Gebäude nicht verlassen dürfen.

Person mit Unterlagen vor einem Regal voller Aktenordner

Aktenvernichtung

Nach der Aussonderung vernichten lassen, mit Nachweis für die Akte.

Unterlagen, die in dieser Branche anfallen

Personalakten

Fristen für Beschäftigte, getrennt nach Art der einzelnen Unterlage.

Person rollt eine alte technische Zeichnung auf einem Tisch mit gestapelten Plänen auf

Bauakten und Pläne

Pläne und Prüfberichte kommunaler Bauten, mit Fristen über Jahrzehnte.

Verträge

Vergabeunterlagen und Verträge mit eigenen Regeln zur Aufbewahrung.

Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage

Mitarbeiterin erfasst Bestände am Laptop im Lager

Industrie und Maschinenbau

Auftragnehmer mit großformatigen Bau-, Plan- und Prüfungsunterlagen.

Hand entnimmt eine Akte aus einer geöffneten Hängeregistratur-Schublade

Kranken- und Pflegekassen

Sozialdaten mit eigenen Regeln zu Aufbewahrung, Löschung und Zugriff.

Alter Bauplan wird von Hand in den Großformatscanner eingeführt, Breitenskala bis über 110 Zentimeter sichtbar

Bau- und Wohnungswirtschaft

Der Plan wird beim Sanieren gebraucht, nicht beim Bauen.

Häufige Fragen zu Behörden und öffentlicher Sektor

Werden die Daten in Deutschland gespeichert?

Ja. Sämtliche Leistungen werden an eigenen Standorten in Deutschland erbracht, die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in Deutschland auf eigenen Servern.

Welche Zertifikate liegen vor?

DIN EN ISO 9001:2015 für das Qualitätsmanagement und DIN EN ISO/IEC 27001:2022 für die Informationssicherheit, beide geprüft durch TÜV Süd. Die Zertifikate mit Gültigkeitszeitraum stellen wir für Vergabeunterlagen bereit.

Darf Papier nach dem Scannen vernichtet werden?

Das hängt an der Unterlagenart und am abgesicherten Scanprozess. Maßstab ist die BSI TR-03138 (TR-RESISCAN). Ob im Einzelfall vernichtet werden darf, gehört vorab geklärt - pauschal lässt sich das nicht beantworten.

Gilt für Behörden das Archivrecht statt der Aufbewahrungsfristen?

Beides nebeneinander. Vor der Vernichtung steht die Anbietungspflicht gegenüber dem zuständigen öffentlichen Archiv; erst wenn dieses die Übernahme ablehnt, darf vernichtet werden. Die handels- und steuerrechtlichen Fristen gelten daneben für die wirtschaftlich relevanten Unterlagen.

Können Unterlagen im Haus digitalisiert werden?

Ja. Beim Inhouse-Service arbeitet unser Personal in Ihren Räumen, die Unterlagen verlassen das Gebäude nicht. Das ist der Weg für Bestände, bei denen ein Transport aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen ausscheidet.

Wie wird die Vergabe abgebildet?

Leistungsbeschreibung, Mengengerüst und Nachweise stellen wir für Ausschreibungen bereit. Für das Mengengerüst ist der Mengenrechner der schnellste Weg zu einer belastbaren Zahl, ohne dass vorher jemand vor Ort war.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100

Archiv­dienst­leis­tungen für Behörden und Kommunen

Was in Ver­gabe­unter­lagen regelmäßig gefragt wird