Archivlogistik: Abholung deutschlandweit
dokuhaus übernimmt komplette Archive deutschlandweit: Verpackungsmaterial, Räumung der Regale, Ersterfassung, Transport in eigenen Fahrzeugen und Einlagerung - in der Premium-Variante ohne jede Zwischenlagerung.
Der Umzug eines Archivs ist der Moment, in dem am meisten schiefgehen kann: Kartons ohne Kennzeichnung, Bestände in falscher Reihenfolge, Unterlagen, die niemand mehr zuordnen kann. Deshalb beginnt die Übernahme nicht am Umzugstag, sondern bei der Bestandsaufnahme. Worauf es bei einem Umzug oder einer Standortschließung im Einzelnen ankommt, steht im Beitrag Ordner auslagern bei Umzug oder Schließung.
Ablauf einer Aktenabholung
Planung und Bestandsaufnahme
Wir sehen den Bestand an, vor Ort oder per Videocall, und ermitteln Menge, Zustand und Zugangswege. Daraus entstehen Termin, Fahrzeuggröße und Personalstärke.
Organisation
Verpackungsmaterial geht vorab an Sie oder wird von uns mitgebracht. Zutritt, Aufzüge, Ladezonen und Ansprechpersonen werden vorher geklärt, nicht am Morgen der Abholung.
Transport und Übergabe
Räumung, Ersterfassung, Verladung und Transport in eigenen Fahrzeugen. Beim Eingang wird jeder Behälter erfasst und erhält seinen Stellplatz.
Drei Varianten
Economy holt zum abgestimmten Termin ab, gebündelt mit anderen Touren. Business arbeitet mit festen Zeitfenstern, abgestimmt auf Ihren Betriebsablauf. Premium führt den Bestand ohne jede Zwischenlagerung direkt vom Regal in das Sicherheitsarchiv - die Unterlagen stehen zu keinem Zeitpunkt zwischen.
Was der Transport kostet
Abholung und Transport werden nach Menge und Entfernung berechnet, nicht nach Stunden. Was den Preis bewegt: das Stockwerk, ob ein Aufzug vorhanden ist, ob im Voraus verpackt wurde oder wir Kartons stellen und selbst packen, und ob der Termin außerhalb der üblichen Zeiten liegen muss.
Kartons stellen wir bereit; ihre Anzahl ergibt sich aus dem Bestand. Ein Umzug aus einem Kellerarchiv ohne Aufzug ist ein anderer Aufwand als eine palettierte Übernahme von der Rampe.
Sagen Sie uns Menge, Adresse und Stockwerk, dann steht der Preis vor der Abholung fest. Die Menge schätzt der Mengenrechner.
Ein Fall aus der Praxis
Ein Klinikgebäude räumen, in einer Woche
Eine Klinik mit 145 Betten und rund 8.000 stationären Patienten im Jahr hatte eine Woche Zeit, ihr Gebäude zu räumen. Einen Tag nach der Beauftragung waren unsere Leute vor Ort, 600 Kilometer entfernt, und haben an einem Tag den gesamten Bestand ausgeräumt und verpackt: rund 1.000 Umzugskartons. Am Tag darauf standen die Unterlagen im Sicherheitsarchiv, die Frist war gehalten.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Leistungen, die meist dazugehören
Aktenlagerung
Wohin der Transport führt: zutrittsgeschütztes Archiv in Deutschland.
Aktenverwaltung
Was nach der Einlagerung passiert: Ordnung, Fristen, Bereitstellung.
Inhouse-Service
Wenn Unterlagen das Gebäude nicht verlassen dürfen: Arbeiten vor Ort.
Häufige Fragen zu Archivlogistik
Muss ich meine Akten selbst verpacken?
Wie weit fahren Sie?
Muss ich meine Akten vor der Abholung selbst verpacken?
Was passiert mit den leeren Regalen und Schränken?
Wie wird der Transport dokumentiert?
Wie lange dauert eine Abholung?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
