Scanservice - alle Leistungen aus einer Hand

Wir beraten Sie rund um den Themenkomplex der Archivierung und Digitalisierung. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir die optimale Lösung für Ihr Vorhaben - vom digitalen Posteingang über die digitale Personalakte, die digitale Patientenakte bis hin zu papierlosen, digitalen Prozessen.

Wir beleuchten u.a. die folgenden Fragestellungen:

• Ist eine vollständige Digitalisierung der Akten und Dokumente sinnvoll?
• Ist ein hybrides Archiv ggf. die bessere und günstigere Lösung?
• Auf welche Dokumente wird häufig, auf welche selten und auf welche fast gar nicht zugegriffen?
• Wie können digitale Workflows den Arbeitsalltag erleichtern und die Effizienz im Unternehmen nachhaltig steigern?
• Welche Leistungen werden in welchem Umfang und welcher Ausprägung benötigt?
• Welche Leistungen werden einmalig und welche kontinuierlich benötigt?
• Können einzelne Teile oder gar ganze Geschäftsprozesse ausgelagert werden?
• Ist eine temporäre oder dauerhafte Auslagerung von Geschäftsprozessen im Rahmen des Outsourcings (BPO) sinnvoll und wirtschaftlich darstellbar?

Dabei verfolgen wir nur ein Ziel: Wir identifizieren die optimale Lösung für Sie.

• Ermittlung des IST-Zustandes und des SOLL-Zustandes
• Besichtigung der physischen Dokumente - bei Ihnen vor Ort oder Remote
• Abstimmung der Aufbereitungs- und Nachbereitungsvorgänge
• Beratung zu den verschiedenen Digitalierungsverfahren und ihrer Vor- und Nachteile
• Beratung zu den Themenkomplexen Archivierung, Archivlogistik, Aufbewahrung und Langzeitarchivierung
• Erarbeitung eines Lastenheftes oder Mitwirkung an diesem
• Gemeinsame Workshops mit sämtlichen Entscheidern, IT-Spezialisten werden nach Bedarf hinzugezogen
• Ausführliche Beleuchtung von IT-Themenbereichen: Datenspeicherung, Datensicherheit, Datenintegrität, Langzeichtarchivierung, Revisionssicherheit, Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM)
• Definition von Ausgabeformaten, Indexierungen, Klassifizierungen, Metadaten
• Abstimmung von Budget und Umsetzungszeitraum, festlegen von Meilensteinen
• Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten 

Konkrete Ergebnisse anstatt grauer Theorie. Für kleinere Digitalisierungsvorhaben (bis ca. 500 Aktenordner) empfehlen wir unseren Test-Scan. Ist Ihr Digitalisierungsvorhaben umfangreich und/oder komplex, dann ist eine andere Vorgehensweise empfehlenswert - der Probedurchlauf.

Welche Variante für Sie geeignet ist, besprechen wir gemeinsam in einer kostenfreien und unverbindlichen Erstberatung.

Ihr Vorteil bei beiden Verfahrensweisen: Maximale Transparenz und Planungssicherheit.

• Im Rahmen eines Probedurchlaufs digitalisieren wir repräsentative Musterakten
• Wir stellen die Digitalisate bereit und ermitteln gemeinsam mit Ihnen weiteren Anpassungsbedarf und Optimierungsbedarf hinsichtlich Qualität, Bildaufbereitung, Indexierung, Klassifizierung und Speicherplatznutzung
• Im Rahmen des Probedurchlaufs werden durch uns sämtliche organisatorischen, kaufmännischen sowie technischen Parameter erfasst - für maximale Transparenz
• Im Nachgang werden alle Parameter feinjustiert und genau Ihren Anforderungen angepasst, die Abstimmung kann anhand konkreter Ergebnisse erfolgen und führt so nachweisbar zu besseren Ergebnissen

Unsere Kalkulationen zeichnen sich durch ein Höchstmaß an Transparenz aus. Wir achten auf verständliche Formulierungen und klären Unklarheiten stets im Vorfeld. Eine fortlaufende Budgetüberwachung ist bei mittleren und größeren Projekten selbstverständlich.

• Erstellung einer Projektkalkulation unter Berücksichtigung sämtlicher Parameter und unter Berücksichtigung der Daten und Fakten, die im Rahmen der Digitalisierungsberatung sowie des Probedurchlaufs gewonnen wurden
• Ermittlung der voraussichtlichen Gesamtkosten
• Bereitstellung eines Angebotes

Sie wünschen eine präzise und belastbare Kalkulation? Dann ist ein Probedurchlauf die optimale Grundlage dafür. Jede Kundenanforderung, jede Dokumentenart, jeder Aktenordner ist unterschiedlich. Wir erfassen die Besonderheiten und kalkulieren Ihnen im Anschluss ein Angebot, das wirklich passt.

Nachdem alle Vorbereitungen getroffen sind und sämtliche Parameter individuell angepasst worden sind, gehen wir in den Phase der Auftragsvergabe über.

• Vertragliche Regelungen zur Abwicklung, zu technischen und organisatorischen Parametern, Definition von Umsetzungszeiträumen, Zahlungskonditionen usw.
• Sie vergeben den Auftrag an uns und erhalten eine entsprechende Auftragsbestätigung

Im Rahmen der Projekteinrichtung nehmen wir nicht nur technische Konfigurationen vor, sondern erstellen auch die Prozessdokumentation und Verfahrensbeschreibung. Da unsere Prozesse nach DIN ISO 9001:2015 sowie DIN ISO 27001:2013 durch den TÜV Süd zertifiziert sind, ist eine lückenlose Dokumentation selbstverständlich.

• Einrichtung der Digitalisierungstechnik
• Projekt-Setup
• Seiten-Setup
• Definition der Imageaufbereitung
• Festlegung der Scanauflösungen sowie der Farbräume
• Definition der Ausgabepfade
• Konfiguration der notwendigen Workflows
• Erstellung der Prozessdokumenation
• Einweisung des Fachpersonals 

Die dokuhaus Archivlogistik sorgt im Wesentlichen dafür, dass die physischen Dokumente aus Ihrem Archiv in unser Scanzentrum gelangen. Die Sicherheit Ihrer Daten genießt auch in unseren Logistikprozessen oberste Priorität. Je nach Budget und Auftragsumfang bieten wir unsere Archivlogistik in den Varianten ECONOMY, BUSINESS und PREMIUM an.

• Bereitstellung von Verpackungsmaterialien
• Aufbau von Archivkartons direkt bei Ihnen vor Ort
• Entnahme der Akten aus den Regalen bei Ihnen
• Ersterfassung der Akten und Dokumente
• Einsortieren der Akten in die entsprechenden Archivkartons
• Verbringung der Aktenbestände
• Be- und Entladen der Transportfahrzeuge
• Transport der physischen Akten zu den Digitalisierungszentren
• Zwischenlagerung in unserem Sicherheitslager

Welche Leistungen Sie benötigen und welche Sie sich sparen können, ermitteln wir gern gemeinsam mit Ihnen im Rahmen einer kostenfreien Erstberatung. Für jedes Budget halten wir die passende Transportlösung bereit. Wir transportieren Akten und Dokumente - deutschlandweit, effizient und sicher.

Bevor Ihre Dokumente durch unsere Hochleistungsscanner digitalisiert werden können, erfolgt die manuelle Aufbereitung der physischen Unterlagen. Dieser Arbeitsschritt kann nur durch die Erfahrung unserer Mitarbeitenden effizient gestaltet werden, sie wissen genau, worauf es ankommt.

• Vorsortierung der Dokumente, falls erforderlich
• Entfernen sämtlicher Fremdkörper/Scanhemmnisse, um die Einzugsfähigkeit der Dokumente herzustellen, hierzu zählen u.a. Heftklammern, Tackernadeln, Briefklammern, Trennstreifen, Heftstreifen, Klarsichthüllen, Dokumententaschen
• Dokumententrennung durch Patches, Barcodes, 2D-Codes (QR) oder andere Verfahren
• Zuordnung der Dokumente zu den jeweiligen Digitalisierungsverfahren

Als Digitalisierung bezeichnen wir den Prozessschritt, in dem aus Ihren physischen Akten entsprechende Digitalisate erstellt werden. Die Digitalisierung erfolgt dabei mit modernster Scantechnik und unter Einsatz zahlreicher Scanverfahren.

• Digitalisierung nach den definitieren Vorgaben
• Digitalisierung mit Hochleistungsscannern
• Digitalisierung im schonenden Aufsicht-Scanverfahren
• Digitalierung im Flachbettverfahren
• Digitalierung mit speziellen Großformatscannern
• Erfassung sämtlicher Leistungs- und Abrechnungsparameter
• Dokumentation des Digitalisierungsvorgangs

Unsere Effizienz ist Ihr Vorteil! Durch den Einsatz moderner Hard- und Software digitalisieren wir Dokumente besonders zügig und sehr effizient. Unsere Investitionen zahlen sich aus - für Sie. Denn Sie sparen Geld, da wir Ihnen besonders günstige Seitenpreise anbieten können.

Qualität und Quantität schließen sich nicht aus - wir können jederzeit nachvollziehen, wann und durch wen ein Dokument digitalisiert worden ist. Unsere Dokumentationen im Rahmen der Auftragsabwicklung sind lückenlos und ermöglichen ein ersetzendes Scannen.

Indexierung, Klassifizierung und OCR/ICR sind die die Arbeitsschritte, die während des Digitalisierungsvorgangs parallel oder nachgelagert erfolgen. Die Digitalisate werden mit weiteren Informationen angereichert und werden erst durch diese Form der Bearbeitung effizient nutzbar.

• Dokumentenindexierung nach Ihren Vorgaben, z.B. Erfassung von Dokumententiteln, Ziffern, Zeiträumen, Kundenbezeichnungen, Buchungskonten, Personalnummern usw.
• Klassifizierung der Dokumente - Zuordnung zu bestimmten Kategorien, Ausgabe in einer Verzeichnisstruktur, Erstellung von Dokumentenhierarchien
• Verknüpfung mit Datenbanken
• KI gestützte Datenerfassung
• Manuelle Datenerfassung und/oder Datenergänzung
• Durchführung einer OCR/Texterkennung und Herstellung der Volltextdurchsuchbarkeit
• Durchführung einer ICR/Handschriftenerkennung

Dokumente, die aufgrund ihrer Beschaffenheit, auf Grund von Vorgaben oder aus technischen Gründen heraus in verschiedenen Scanverfahren digitalisiert worden sind, werden wieder zusammengeführt. Alle Daten und Informationen werden akkumuliert, die Dateien werden ausgegeben und je nach Anwendungsgebiet auch komprimiert.

• Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Digitalisierungsverfahren, z.B. Integration von Technischen Zeichnungen, Plänen und Großformaten (> DIN A3) in entsprechende PDF-Dateien, die aus DIN A4 Dokumenten bestehen (z.B. Bauakten, Mieterakten, im Bereich der Immobilienwirtschaft ebenso wie im produzierenden Gewerbe)
• Integration von Daten, die im Aufsicht-Scanverfahren gewonnen wurden, z.B. bei der beschädigungsfreien Digitalisierung von Urkunden und Dokumenten mit Siegeln, Ösen und Kordeln; bei Dokumenten von historischem Wert und Einzelseiten aus Büchern 
• Optimierung der Digitalisate hinsichtlich ihrer Qualität
• Ausgabe der Digitalisate in Form von Dateien 
• Ablage der Digitalisate in den entsprechenden Strukturen, z.B. in einer Verzeichnisstruktur
• Erstellung von Indexdateien, Begleitdateien, Datenbankverknüpfungen

Die Vollständigkeit der Unterlagen, Akten und Dokumente ist von besonders hoher Relevanz. Gut zu wissen, dass wir im Rahmen unserer Qualitätskontrolle dafür sorgen, dass alle Unterlagen vollständig und in der gewünschten Reihenfolge digitalisiert und abgelegt worden sind. Auf Wunsch führen wir mehrstufige Qualitätskontrollen für Sie durch.

• Löschen von Leerseiten anhand definiert Schwellenwerte
• Manuelles Löschen von Leerseiten im Digitalisat
• Drehen und Ausrichten von Einzelseiten für optimale Lesbarkeit
• Überprüfung der Vollständigkeit
• Überprüfung der Digitalisierungsqualität
• Überprüfung der Datenqualität
• Überprüfung der Dokumentationsschritte und Aufzeichnungen
• Nachbesserung bei Notwendigkeit

Einzelne Anwendungsgebiete erfordern eine qualifizierte elektronische Signatur. Bei Bedarf werden Ihre Digitalisate mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. 

• Digitale Signatur für alle Anwendungsgebiete
• Gewährleistung der Authentizität und Integrität der Dokumente
• Ideal für die Langzeitarchivierung

Wie gelangen die Digitalisate zu Ihnen? Ganz einfach: Wir übertragen die Digitalisate auf dem Weg, den Sie bevorzugen. Ob Cloudlösung, Upload oder auf einem physischen, externen Datenträger - wir bieten alle marktüblichen Lösungen an und finden bei Bedarf auch eine ganz individuelle Lösung für Sie.

• Datenbereitstellung mittels File Share, Sie erhalten einen Download-Link per E-Mail
• Upload auf einen S-FTP Server oder Bereitstellung auf einem S-FTP Server
• Upload in ein ECM/DMS nach individuellen Vorgaben
• Bereitstellung in der dokuhaus Cloud - temporär oder dauerhaft
• Bereitstellung auf externen Datenträgern, z.B. externe Festplatte (HDD), USB-Speicherstick, Memory Cards, DVD

Je nachdem wie lange Sie Ihre Daten und Informationen aufbewahren wollen oder müssen, raten wir von der Nutzung einer DVD als Speichermedium explizit ab. Oftmals halten diese Datenträger nur 4 bis maximal 10 Jahre und sind anschließend nicht mehr nutzbar, Ihre Daten gehen in diesem Fall unwiderruflich verloren. Für die Datenspeicherung gibt es mittlerweile Lösungen, die besser geeignet und deutlich sicherer sind.

Alle Unterlagen sind vollständig gescannt, verarbeitet und übertragen. Was passiert mit den physischen Unterlagen nach der Digitalisierung? Von dieser Frage hängt im Wesentlichen ab, wie aufwendig der Arbeitsschritt der physischen Nachbereitung ausfällt.

• Lose Rücklage der physischen Dokumente in den jeweiligen Aktenordner, gesichert durch ein Gummiband
• Rückheftung der physischen Dokumente in die jeweiligen Aktenordner
• Rückheftung und Wiederanbringung vorhandener Register, dabei wird die zuvor vorhandene Reihenfolge wiederhergestellt

Für den Zeitraum der Digitalisierung und einige Wochen oder Monate darüber hinaus lagern Ihre Unterlagen kostenfrei in unserem Sicherheitslager. Wie anschließend mit den physischen Originalen verfahren werden soll, entscheiden Sie.

• Einlagerung der physischen Dokumente, vollständig oder teilweise, für einen bestimmten oder unbestimmten Zeitraum im dokuhaus Sicherheitslager
• Vernichtung nach den strengen Vorgaben der DIN 66399 und im Einklang mit der DSGVO sowie dem BDSG - wir vernichten Ihre physischen Akten vollständig oder teilweise
• Rücklieferung der physischen Dokumente - Sie möchten Ihre physischen Akten behalten? Wir liefern Ihnen diese gern zurück und bieten auch bei der Rücklieferung sämtliche Leistungsbausteine unserer Archivlogistik an

Gut zu wissen, dass sich unsere Leistungsbausteine stets miteinander kombinieren lassen. Sie können beispielsweise einen Teil Ihrer Unterlagen bei uns einlagern, einen weiteren Teil vernichten lassen und einen dritten Teil erhalten Sie zurückgeliefert. Besser geht's nicht.