Aktensortierung

Struktur und Effizienz für Ihre Dokumente

Haben Sie den Überblick über Ihre Papierakten verloren? Rauben Ihnen unübersichtliche Ordner und fehlende Strukturen wertvolle Zeit?

Wir sorgen dafür, dass Ihre Aktenablage wieder effizient und durchdacht organisiert ist - damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Unsere professionelle Sortierung von Papierakten spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Risiken, die durch falsch abgelegt oder unauffindbare Dokumente entstehen können. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass rechtliche Anforderungen, wie etwa die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, zuverlässig erfüllt werden.

Unser Service: Präzise, Individuell und unkompliziert

Unverbindliches Beratungsgespräch für Ihre Aktenorganisation

Kostenlose Beratung

Was passiert?

Wir starten mit einem unverbindlichen Beratungsgespräch. Sie schildern uns Ihre Herausforderungen und Ziele bei der Aktenorganisation. Gemeinsam entwickeln wir eine erste Idee für eine optimale Lösung.

Ihr Vorteil?

Sie erhalten bereits einen Überblick, wie Sie Ihre Akten effizient strukturieren können

Einsendung unsortierter Akten

Was passiert?

Sie senden uns Ihre Papierakten so, wie sie aktuell sind - unsortiert und ohne Vorbereitung. Alternativ bieten wir je nach Projektgröße und Ihren Anforderungen an, dass unser geschultes Team zu Ihnen kommt und die Akten direkt vor Ort sorgfältig packt und vorbereitet.

Wir übernehmen den kompletten Prozess der Sichtung und Sortierung, damit Sie sich um nichts kümmern müssen.

Ihr Vorteil?

Minimaler Aufwand für Sie. Kein Sortieren und Vorbereiten erforderlich.

Erfassung jeder einzelnen Akte

Was passiert?

Jede Akte wird von unserem Team einzeln geprüft und anhand eines Barcodes erfasst. Dabei erstellen wir eine detaillierte Übersicht über den Inhalt und den aktuellen Zustand Ihrer Unterlagen.

Ihr Vorteil?

Transparenz: Sie wissen genau, welche Dokumente vorhanden sind, und erhalten eine präzise Dokumentation Ihres Aktenbestands.

Ihre Unterlagen werden anhand eines Löschkonzeptes sortiert

Vorsortierung anhand ihres Löschkonzeptes

Was passiert?

Wir sortieren bereits bei der Erfassung der Akten nach Ihrem Löschkonzept und Ihren individuellen Vorgaben: Welche Unterlagen sollen wie lange aufbewahrt werden? Welche Unterlagen können gegebenenfalls direkt der Vernichtung zugeführt werden?

Kein Löschkonzept? Kein Problem. Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gern zur Verfügung, um ein rechtssicheres Löschkonzept für Sie zu erstellen. Dieser Service wird als Zusatzleistung angeboten.

Ihr Vorteil?

Ihre Akten sind nicht nur strukturiert, sondern Sie bewahren nur das auf, was wirklich noch benötigt wird.

Der Aktenbestand als Liste bietet vollständige Transparenz

Erstellung des Aktenbestandes

Was passiert?

Nach der Erfassung und Sortierung erhalten Sie von uns eine umfassende, digitale Liste, die Ihren gesamten Aktenbestand abbildet. Diese Liste bietet vollständige Transparenz über Ihre Unterlagen und dient als Grundlage für weitere Entscheidungen.

Ihr Vorteil?

Volle Kontrolle: Sie erhalten eine klare Übersicht über Ihre Dokumente und können fundierte Entscheidungen treffen.

Entscheiden Sie, was mit den Akten passiert

Entscheidung über weitere Nutzung

Was passiert?

Sie entscheiden, wie mit Ihren Akten weiter verfahren wird:

Einlagerung: Wichtige Akten, die sicher aufbewahrt werden sollen, werden in unserem Archiv eingelagert.
Rücksendung: Akten, die Sie weiterhin im Büro benötigen, senden wir an Sie zurück.
Vernichtung: Akten, die Sie nicht mehr benötigen, werden der sicheren Vernichtung zugeführt.
Digitalisierung: Für eine moderne, digitale Aktenverwaltung, digitalisieren wir Ihnen die gewünschten Akten

Ihr Vorteil?

Flexibilität: Sie haben die volle Kontrolle darüber, wie und wo Ihre Akten zukünftig verwaltet werden.

Anwendungsbeispiele

Umsetzung der DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt Unternehmen vor hohe Anforderungen, insbesondere bei der Verwaltung von personenbezogenen Daten. Wenn Akten unsortiert oder unübersichtlich sind, kann dies schnell zu Risiken oder sogar Strafen führen. Wir helfen Ihnen, Ihre Akten DSGVO-konform zu organisieren.

Ein Fall aus der Praxis:

Eine Steuerkanzlei stellt fest, dass viele personenbezogene Unterlagen unsortiert und ohne Löschkonzept archiviert wurden. Unser Datenschutzbeauftragter unterstützt Kanzleien bei der Erstellung eines rechtssicheren Löschkonzepts. Dokuhaus sortiert die Unterlagen und entsorgt alte Akten datenschutzkonform. Nun kann die Kanzlei alle DSGVO-Vorgaben erfüllen und arbeitet sicher und effizient.

Unternehmenskauf

Sie übernehmen ein Unternehmen oder einen Teil davon? Häufig stellt sich dabei heraus, dass die Akten des übernommenen Unternehmens unsortiert oder lückenhaft sind. Dies erschwert die Integration in Ihr eigenes Unternehmen. Wir unterstützen Sie dabei, den übernommenen Aktenbestand schnell zu erfassen, zu ordnen und nahtlos in Ihre Strukturen zu integrieren.

Ein Fall aus der Praxis:

Nach der Übernahme eines Unternehmens werden zahlreiche unsortierte Akten übergeben, darunter Maschinenhandbücher, Wartungsverträge und Arbeitsnachweise. Unser Team sortiert die Dokumente, ordnet sie nach Themen und legt eine digitale Übersicht an. Dadurch kann der neue Eigentümer sich schnell einen Überblick über alle Dokumente verschaffen.

Unternehmensverkauf

Sie planen, Ihr Unternehmen oder Teile davon zu verkaufen? Eine gut strukturierte Aktenlage ist in diesem Fall entscheidend, um Vertrauen zu schaffen, die Due-Diligence-Prüfung reibungslos zu gestalten und den Übergabeprozess effizient zu machen. Mit unserer Unterstützung stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Unterlagen geordnet, vollständig und nachvollziehbar sind.

Ein Fall aus der Praxis:

Ein mittelständisches Unternehmen bereitet den Verkauf eines Geschäftsbereichs vor. Während der Prüfung stellt sich heraus, dass viele Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen unsortiert sind. Wir sichten den gesamten Aktenbestand und strukturieren die relevanten Dokumente. Unterlagen, die den Käufer betrafen, werden dem Käufer zur Verfügung gestellt, die restlichen Unterlagen gehen zurück an den Verkäufer.

Einführung des Papierlosen Büros

Sie möchten Ihre Prozesse optimieren und auf ein papierloses Büro umstellen? Dabei ist es entscheidend, bestehende Papierakten richtig zu erfassen, zu digitalisieren und sinnvoll in Ihre digitalen Arbeitsabläufe zu integrieren. Unser Service hilft Ihnen, den ersten Schritt zu machen: Wir erfassen und sortieren Ihre Akten, digitalisieren sie und erstellen ein übersichtliches System, das perfekt zu Ihrem digitalen Workflow passt.

Ein Fall aus der Praxis:

Ein Bauunternehmen will den Papierverbrauch reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen seinen Standorten verbessern. Viele Unterlagen werden jedoch noch auf Papier verteilt. Unser Team sortiert die Unterlagen, bereitet die gewünschten Akten für die Digitalisierung vor und scannt die Dokumente. Jetzt kann das Unternehmen jederzeit und von jedem Standort aus auf die Unterlagen zugreifen.

Ordnung im Unternehmen

Ihr Unternehmen ist in den letzten Jahren rasant gewachsen? Glückwunsch! Doch mit dem Wachstum kommen oft Herausforderungen: Überfüllte Archive, unübersichtliche Ablagen und Zeitverluste bei der Suche nach wichtigen Unterlagen. Wir helfen Ihnen, Ihre Aktenstruktur an Ihr gewachsenes Unternehmen anzupassen und sorgen dafür, dass Sie wieder volle Kontrolle über Ihre Unterlagen haben.

Ein Fall aus der Praxis:

Ein Start-up wächst in nur fünf Jahren von 5 auf 50 Mitarbeiter. Die Aktenverwaltung blieb jedoch auf dem Stand der Anfangsjahre. Verträge, Rechnungen und andere wichtige Dokumente sind verstreut und unsystematisch abgelegt. Unser Team führt eine umfassende Bestandsaufnahme durch, ordnet die Unterlagen neu und erstellt eine skalierbare Struktur, die das Unternehmen auch in Zukunft nutzen kann.

Plötzlicher Ausfall von Mitarbeitern

Der plötzliche Weggang von Schlüsselmitarbeitern oder ganzen Abteilungen kann Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen stellen. Wenn wichtige Unterlagen und Dokumente ohne klare Ordnung oder Struktur zurückbleiben, drohen Verzögerungen, Risiken oder sogar rechtliche Probleme. In solchen Situationen helfen wir Ihnen, den Überblick zu behalten, indem wir den Bestand Ihrer Akten systematisch erfassen, sichten und strukturieren.

Ein Fall aus der Praxis:

Ein mittelständisches Unternehmen verliert unerwartet eine komplette Abteilung durch den Weggang der Mitarbeiter. Die hinterlassenen Akten, darunter Kundenunterlagen, Projektverträge und interne Dokumentationen, sind verstreut und ohne klare Ordnung abgelegt. Unser Team übernimmt die Bestandsaufnahme der Unterlagen, sortiert die Akten nach Themen und Projekten und digitalisiert die wichtigsten Dokumente. Mit der erstellten Aktenübersicht kann das Unternehmen nahtlos den Übergang zu einer anderen Abteilung organisieren und hat alle wichtigen Akten im Blick.