AKTENVERWALTUNG: ZWISCHEN DIGITAL UND ANALOG

Sie möchten Ihre Unterlagen gern auslagern, müssen aber uneingeschränkt den Zugriff behalten?

Wenden Sie sich an uns. Unser IT-gestütztes Lagersystem ermöglicht es uns, Ihnen die angeforderten Dokumente schnell zu übermitteln. Physisch per Kurier, digital verschlüsselt oder als Fax.

Wir finden die optimale Lösung für Sie!

Aktenverwaltung – die Leistungen

  • Umfassender Komplett-Service von der Abholung bis zur Aktenvernichtung
  • Kurzfristiger Abruf und uneingeschränkte Verfügbarkeit – sowohl physisch als auch digital durch Scan-on-Demand
  • Höchste Maßstäbe in Sachen Sicherheit und Datenschutz
  • Individuelle Lösungen für Ihre physische, wie auch elektronische Aktenarchivierung

Sparen Sie Zeit, Platz und damit auch Kosten. Professionelle Aktenverwaltung lohnt sich nicht nur für Dokumente mit Aufbewahrungspflicht, sondern auch für sonstigen Schriftverkehr.

Auch wenn in der jüngeren Vergangenheit immer mal wieder das papierlose Büro ausgerufen wurde, nimmt die Menge an Dokumenten vielerorts nicht ab. Teilweise ist sogar zu beobachten, dass sich das Papieraufkommen eher vergrößert, da Dokumente durch die Möglichkeiten der neuen Medien aufwändiger und mit mehr Grafiken und Informationen gestaltet werden. Wir helfen Ihnen bei diesem logistischen Problem und übernehmen die Aktenverwaltung für Sie. Profitieren Sie von einem perfekt organisierten System und vergessen Sie langes Suchen nach der passenden Akte. Aktenverwaltung bei uns heißt, dass jedes Dokument, jede Akte genau dort ist, wo sie sein sollte und daher sofort gefunden wird.

Unser ganzheitlicher Ansatz bei der Verwaltung Ihrer Akten

Wir stehen für eine ganzheitliche Strategie zur Zusammenführung von physischen und digitalen Informationen. Gemeinsam meistern wir die Herausforderungen, die zwischen Digitalisierung und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen lauern. Wir bieten IT-gestützte Aktenverwaltung, die alle Möglichkeiten moderner Technologien ausnutzt, um Ihre Arbeitsabläufe so einfach wie möglich zu gestalten. Auch bei der Aktenverwaltung profitieren Sie von unserer Erfahrung und den technischen Möglichkeiten im Bereich der Digitalisierung von Akten, Dokumenten und Bildern.

Die Vorteile externer Aktenverwaltung liegen auf der Hand:

  • Ressourcen werden frei
  • effiziente Aktenverwaltung
  • hohe Sicherheit durch moderne Archivsysteme
  • Einhaltung aller rechtlichen Bestimmungen
  • Zugriff ist sowohl digital als auch physisch möglich

Wir übernehmen Ihre Aktenverwaltung und ermöglichen Ihnen damit die Bereitstellung der erforderlichen Räumlichkeiten. Aktenverwaltung erfordert spezielle Räumlichkeiten, die besondere Voraussetzungen erfüllen müssen. Zu allererst muss ausreichend Platz verfügbar sein, dann müssen die Lagerräume vor Fremdeinwirkung, Wasserschäden und Feuer geschützt sein. Im Laufe der Zeit wächst die Menge an Akten erfahrungsgemäß, daher sollten Räumlichkeiten auch immer Platz für Erweiterungen aufweisen.

Physisches und digitales Management mit System

Werden Akten nicht nach einem funktionierendem System verwaltet, kann es im schlimmsten Fall passieren, dass Akten verloren gehen. Da eine gesetzeskonforme Aktenverwaltung dies unbedingt verhindern muss, stehen viele Unternehmen vor einer großen Herausforderung. Weiterhin spielen bei der Aufbewahrung und der Arbeit mit den Akten noch weitere Faktoren eine Rolle. Wer darf welche Akten einsehen? Wie lange müssen welche Akten aufbewahrt werden? Wie wird gewährleistet, dass angeforderte Akten auch wieder zurück ins Archiv gelangen? Diese Fragen müssen gelöst werden, damit die Aktenverwaltung reibungslos abläuft. Wir übernehmen alle Aspekte der Aktenverwaltung für Sie.

Nach einer ausführlichen Beratung erarbeiten wir mit Ihnen ein passendes Konzept, welches auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst wird und somit auch die täglichen Arbeitsabläufe mit berücksichtigt. Natürlich immer mit höchstem Anspruch an Sicherheit und Datenschutz.