Sicherheit

dokuhaus sichert Archivbestände durch zutrittsgeschützte Bereiche, Videoüberwachung rund um die Uhr, Aufschaltung auf Wachschutz und Feuerwehr, protokollierte Besuche, getrennte Teams für Archivierung und Digitalisierung sowie eigene Server in Deutschland.

Hand mit Transponder vor dem Zutrittsterminal einer Archivtür, Statusanzeige grün — Zutrittsgeschützte Bereiche, Videoüberwachung, Aufschaltung auf Wachschutz und Feuerwehr.

Sicherheit ist kein Siegel, sondern eine Kette. Sie reicht vom Regal in Ihrem Haus über das Fahrzeug bis zum Stellplatz im Archiv und endet erst mit dem Vernichtungsnachweis. Reißt sie an einer Stelle, hilft die Zertifizierung an allen anderen nichts.

Geprüft wird das nicht von uns selbst. TÜV Süd auditiert regelmäßig das Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9001:2015 und die Informationssicherheit nach DIN ISO 27001:2022. Was die Zertifikate abdecken und wie lange sie laufen, steht unter Zertifikate und Nachweise.

Zutritt und Gebäude

Zutrittsgeschützte Archivbereiche mit Rechtemanagement: Auch eigene Mitarbeitende kommen nur in die Bereiche, die sie für ihre Arbeit brauchen
Videoüberwachung kritischer Sicherheitsbereiche rund um die Uhr, Aufzeichnung nach den Vorgaben der DSGVO
Einbruchmeldeanlage mit Aufschaltung auf einen Wachschutz-Dienstleister in der näheren Umgebung
Objektbestreifung durch eigenes Personal und durch den Wachschutz-Dienstleister
Brandmeldeanlage mit direkter Aufschaltung zur Feuerwehr
Bauliche Trennung in Brandabschnitte, mit Brandschutzwänden und Brandschutztüren
Regelmäßige Kontrolle und Wartung sämtlicher Sicherungseinrichtungen

Besuch und Anlieferung

Jeder Besuch wird protokolliert; wer im Haus ist und wer im Haus war, ist jederzeit belegbar
Empfang ausschließlich in eigenen Besucherbereichen, nicht in den Archivzonen
Externe Dienstleister werden während ihrer gesamten Anwesenheit von eigenem Personal begleitet
Auch Besucherinnen und Besucher werden auf das Datengeheimnis verpflichtet

Personal

Eintragungsfreie Führungszeugnisse sämtlicher Mitarbeitenden
Regelmäßige Schulung und Unterweisung; rechtliche Änderungen werden in die Abläufe übernommen
Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach Art. 5 Abs. 1 lit. f und Art. 32 Abs. 4 DSGVO sowie § 53 BDSG
Verpflichtung auf das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG
Verpflichtung auf die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen nach § 203 und § 206 StGB
Archivierung und Digitalisierung sind getrennte Bereiche mit eigenen Teams

IT und Daten

Virenschutz, Datenverschlüsselung, mehrere Firewalls und redundante Datensicherung
Regelmäßige Wartung und Aktualisierung der IT-Ausstattung
Eigene Server in Deutschland, keine Verarbeitung im Ausland
Besonders geschütztes Rechenzentrum, klimatisierte Serverräume, Überwachung rund um die Uhr
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor Beginn des Auftrags

Lagerbedingungen

Schutz vor starken Temperaturschwankungen, hoher Luftfeuchtigkeit und Nässe
Schutz vor Schimmel- und Schädlingsbefall
Temperatur und Luftfeuchte werden regelmäßig gemessen und protokolliert
Ausgelegt auf Aufbewahrung über Jahrzehnte, nicht nur über die laufende Frist

Transport

Eigene Fahrzeuge und eigenes Personal, keine Spedition
Erfassung jedes Behälters bei Übernahme und bei Eingang
Premium-Archivlogistik als Direktfahrt ohne jede Zwischenlagerung
Archivlogistik seit über 20 Jahren, deutschlandweit

Dienstleistung in Deutschland

Sämtliche Leistungen werden an eigenen Standorten in Deutschland erbracht, die Datenspeicherung ebenfalls. Das ist kein Werbeargument, sondern eine Anforderung: Zahlreiche Belege und Dokumente dürfen aus gesetzlichen Gründen oder wegen interner Compliance-Regeln das Land nicht verlassen. Für Krankenkassen, Kliniken, Pflegedienste und Pflegeheimbetreiber ist das im Sozial- und Gesundheitsdatenschutz die Grundbedingung.

Am Ende des Lebenszyklus

Akten, Festplatten, DVDs und USB-Speicher werden nach ISO/IEC 21964 vernichtet. Schutzklasse und Sicherheitsstufe legen wir vorher gemeinsam fest, den Nachweis erhalten Sie für Ihre Dokumentation.

Für den Fall der Fälle

Alle genannten Maßnahmen sind Vorsorge. Für den Schadensfall besteht darüber hinaus Versicherungsschutz gegen Elementarschäden, Personenschäden, Sachschäden und Vermögensschäden.

Häufige Fragen

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ausschließlich in Deutschland, auf eigenen Servern. Sämtliche Scandienstleistungen werden an eigenen Standorten in Deutschland erbracht.

Wer hat Zugang zum Archiv?

Nur berechtigtes Personal, und auch das nur zu den Bereichen, die für die Arbeit nötig sind. Die Bereiche sind zutrittsgeschützt und videoüberwacht, jeder Besuch wird protokolliert. Archivierung und Digitalisierung sind personell getrennt.

Werden Mitarbeitende überprüft?

Ein eintragungsfreies Führungszeugnis ist Voraussetzung. Dazu kommt die Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach DSGVO und BDSG, auf das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG und auf die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen nach § 203 und § 206 StGB.

Was passiert bei Feuer oder Einbruch?

Die Brandmeldeanlage ist direkt zur Feuerwehr aufgeschaltet, die Einbruchmeldeanlage auf einen Wachschutz-Dienstleister in der Umgebung. Beides läuft ohne Umweg über eine interne Meldekette.

Wie ist das Archiv gegen Feuer gesichert?

Über eine Brandmeldeanlage mit direkter Aufschaltung zur Feuerwehr und eine bauliche Trennung in Brandabschnitte mit Brandschutzwänden und Brandschutztüren. Sämtliche Sicherungseinrichtungen werden regelmäßig kontrolliert und gewartet.

Sind die eingelagerten Unterlagen versichert?

Es besteht Versicherungsschutz gegen Elementarschäden, Personenschäden, Sachschäden und Vermögensschäden. Den konkreten Umfang für Ihren Bestand klären wir im Vertrag, nicht auf einer Webseite.

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, nach Art. 28 DSGVO. Er gehört zu jedem Auftrag, bei dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, und wird vor Beginn geschlossen, nicht nachgereicht.

Nach welcher Norm wird vernichtet?

Nach ISO/IEC 21964. Die frühere DIN 66399 wurde 2023 vom DIN zurückgezogen, nachdem ihre Inhalte 2018 in die internationale Norm übernommen wurden. Schutzklassen und Sicherheitsstufen sind inhaltlich unverändert; Schutzklasse und Stufe legen wir vor der Vernichtung gemeinsam fest.

Kostenfreie Erstberatung

Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

Kostenfreie Erstberatung 034207 4068-100