Personalakten aufbewahren und auslagern
Für Personalunterlagen gibt es keine einheitliche Frist: Lohnkonten sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 S. 9 EStG), Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 SGB IV), Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre.
Welche Fristen gelten
| Unterlage | Frist |
|---|---|
Lohnkonten§ 41 Abs. 1 S. 9 EStG Beginn: Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | 6 Jahre |
Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise§ 28f Abs. 1 S. 1 und 4 SGB IV Beginn: Bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden KalenderjahresAnmerkungKeine feste Jahreszahl. Die verbreiteten Angaben von 4 oder 6 Jahren stehen nicht im Gesetz. Prüft der Rentenversicherungsträger nicht, endet die Frist nicht. Der Vier-Jahres-Rhythmus folgt aus § 28p Abs. 1 S. 1 SGB IV und ist eine Prüfpflicht des Trägers, keine Aufbewahrungsfrist des Arbeitgebers. Die praktische Obergrenze markiert § 25 Abs. 1 SGB IV: Beitragsansprüche verjähren in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen in 30 Jahren. Wer zu früh vernichtet, riskiert einen Summenbescheid mit Schätzung nach § 28f Abs. 2 SGB IV. | keine Jahresfrist |
Papieroriginale der Entgeltunterlagen nach Digitalisierung§ 9 Abs. 5 S. 4 BVV Beginn: Bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung | keine Jahresfrist |
Aufzeichnungen über die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit§ 16 Abs. 2 S. 2 ArbZG Beginn: Im Gesetz nicht bestimmtAnmerkungMindestfrist. Erfasst nach dem Wortlaut nur die Mehrarbeit, nicht die gesamte Arbeitszeit. | 2 Jahre |
Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz§ 17 Abs. 1 S. 1 MiLoG Beginn: Ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt | 2 Jahre |
Vorsorgekartei der arbeitsmedizinischen Vorsorge§ 3 Abs. 4 S. 2 ArbMedVV Beginn: Bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, danach LöschpflichtAnmerkungDie verbreitete Angabe von 40 Jahren ist falsch. Die Verordnung ordnet das Gegenteil an, nämlich die Löschung. Die 40 Jahre gehören zum Expositionsverzeichnis nach § 10a GefStoffV, einem anderen Dokument. Die Löschung gilt nicht ausnahmslos: § 3 Abs. 4 S. 2 ArbMedVV lässt Rechtsvorschriften und die nach § 9 Abs. 4 bekannt gegebenen Regeln vorgehen, insbesondere die AMR Nr. 6.1. Nach Satz 4 ist der betroffenen Person bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses eine Kopie auszuhändigen. Die Kartei führt der Arbeitgeber; die ärztlichen Vorsorgeunterlagen führt der beauftragte Arzt und gibt sie getrennt frei. | keine Jahresfrist |
Rechtliche Prüfung: Hartmut Kiesel, datha GmbH, Ausarbeitung vom 02.09.2026. Alle Unterlagenarten im Überblick: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart
Die Personalakte ist kein Rechtsbegriff mit einer Frist, sondern ein Ordner mit sehr unterschiedlichen Unterlagen darin. Der Arbeitsvertrag folgt anderen Regeln als das Lohnkonto, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anderen als die Vorsorgekartei. Wer die Akte als Ganzes behandelt, bewahrt entweder zu lange auf oder zu kurz.
Was den Umgang schwierig macht
- Unterschiedliche Fristen in einer Akte, von zwei Jahren bis unbestimmt
- Die Frist für Entgeltunterlagen endet nicht nach Jahren, sondern nach der Betriebsprüfung
- Für die Vorsorgekartei gilt eine Löschpflicht bei Austritt, nicht eine Aufbewahrungspflicht
- Personenbezogene Daten müssen nach Wegfall des Zwecks gelöscht werden, Art. 17 DSGVO
- Die Akte enthält besonders schutzwürdige Daten und darf nicht offen zugänglich liegen
Aufbewahren heißt nicht: im eigenen Haus
Die Pflicht bindet an die Aufbewahrung, nicht an den Ort. Wer Bestände ausgeschiedener Mitarbeitender auslagert, gibt Schrankfläche frei und trennt zugleich das aktive vom passiven Archiv. Wir erfassen bis zur Einzelakte, hinterlegen zu jedem Vorgang die Frist und stellen einzelne Akten auf Abruf digital bereit.
Für den Zugriff heißt das: Die Personalabteilung fordert an, statt zu suchen. Wer zugreifen darf, legen Sie fest, jeder Zugriff wird protokolliert.
Leistungen für diesen Bestand
Aktenlagerung
Personalakten ausgelagert lagern, mit dokumentiertem und engem Zugriff.
Aktenverwaltung
Fristen je Unterlage führen, statt die ganze Akte pauschal zu halten.
Scan-on-Demand
Einzelne Personalakte digital anfordern, ohne den Bestand zu erfassen.
Aktenvernichtung
Nach Fristablauf vernichten, mit Nachweis für die Personalabteilung.
Branchen mit diesen Unterlagen
Insolvenzverwaltung
Was nach einer Betriebsschließung mit den Personalakten geschieht.
Industrie und Maschinenbau
Werke mit Schichtunterlagen, Unfallanzeigen und alten Arbeitsverträgen.
Behörden und öffentlicher Sektor
Verwaltungen mit eigenen Regeln zu Aussonderung, Archiv und Löschung.
Weitere Unterlagen mit eigenen Fristen
Verträge
Arbeitsverträge laufen mit eigener Frist, nicht mit der Personalakte.
Buchhaltung und Belege
Lohnkonten und Beitragsnachweise zählen zur Buchhaltung, nicht zur Akte.
Häufige Fragen zu Personalakten
Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?
Was muss nach dem Austritt gelöscht werden?
Dürfen Personalakten extern gelagert werden?
Welche Personalunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden?
Dürfen Personalakten digitalisiert und die Originale vernichtet werden?
Wer darf die Personalakte einsehen?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
