Verträge aufbewahren und wiederfinden

Verträge zählen zu den Handels- und Geschäftsbriefen und sind sechs Jahre aufzubewahren, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Vertrag geendet hat, nicht in dem er geschlossen wurde.

Person mit Unterlagen vor einem Regal voller Aktenordner — Bei Verträgen zählt das Vertragsende, nicht das Abschlussdatum.

Welche Fristen gelten

Unterlage	Frist
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 S. 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde	6 Jahre
Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 S. 1 AO Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist Anmerkung Hierunter fallen E-Mails mit steuerlicher Relevanz. Ist die E-Mail zugleich Buchungsbeleg, gilt die längere Belegfrist.	6 Jahre
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 S. 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung beziehungsweise der Aufstellung	10 Jahre

Rechtliche Prüfung: Hartmut Kiesel, datha GmbH, Ausarbeitung vom 02.09.2026. Alle Unterlagenarten im Überblick: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart

Bei Verträgen ist der Fristbeginn die eigentliche Schwierigkeit. Ein Mietvertrag von 2010, der 2024 endet, ist bis Ende 2030 aufzubewahren, nicht bis 2016. Wer nach Abschlussdatum ablegt, sortiert zwangsläufig falsch aus.

Dazu kommt die zweite Frist, die niemand im Gesetz findet: die Kündigungsfrist. Ein Vertrag, der sich automatisch verlängert, weil die Frist übersehen wurde, kostet mehr als die gesamte Archivierung.

Was wir hinterlegen

Vertragsende statt Abschlussdatum als Bezugspunkt der Aufbewahrungsfrist
Geplantes Vernichtungsdatum je Vertrag
Auf Wunsch die Kündigungsfrist, damit die Wiedervorlage nicht im Kalender einer Person hängt
Zuständigen Bereich, damit die Rückfrage nicht im Haus herumgereicht wird

Leistungen für diesen Bestand

Mitarbeiter erfasst einen Archivkarton mit dem Handscanner

Aktenverwaltung

Laufzeiten und Fristen je Vertrag führen, nicht pauschal je Ordner.

Regalgang im Sicherheitsarchiv von dokuhaus

Aktenlagerung

Vertragsbestände auslagern, die Originale bleiben jederzeit greifbar.

Halb geöffneter dokuhaus-Archivkarton mit Aktenordnern

Scan-on-Demand

Einzelnen Vertrag digital anfordern, wenn er tatsächlich gebraucht wird.

Bildschirm mit tabellarischer Datenansicht einer Verwaltungssoftware am Arbeitsplatz

Beratung und DMS

Klären, welche Verträge ins DMS gehören und welche im Regal bleiben.

Branchen mit diesen Unterlagen

Mitarbeiterin erfasst Bestände am Laptop im Lager

Industrie und Maschinenbau

Liefer- und Werkverträge mit langen Gewährleistungsfristen dahinter.

Regalfach mit dicht gestellten Aktenmappen mit Bändchen und Griffmarken

Rechtsanwaltskanzleien

Mandatsakten, in denen Verträge Teil der Handakte sind und bleiben.

Person sichtet Unterlagen an einem Tisch zwischen hohen Aktenregalen

Behörden und öffentlicher Sektor

Vergabeunterlagen mit eigenen Regeln zur Aufbewahrung und Prüfung.

Weitere Unterlagen mit eigenen Fristen

Dokumentenscanner erfasst Eingangspost im Scanzentrum

Rechnungen

Acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung.

Buchhaltung und Belege

Bücher, Bilanzen und Belege mit acht oder zehn Jahren Aufbewahrung.

Bildschirm mit digitalisierten Dokumenten in der Erfassungssoftware

Handakten

Sechs oder zehn Jahre, je nach Auftrag, Unterlage und steuerlichem Bezug.

Häufige Fragen zu Verträge

Ab wann läuft die Frist bei einem Vertrag?

Ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Vertragsverhältnis geendet hat. Bei einem Vertrag, der 2024 ausläuft, beginnt sie am 31. Dezember 2024 und endet nach sechs Jahren.

Gilt das auch für Versicherungspolicen und Darlehensverträge?

Ja, ebenfalls sechs Jahre nach Vertragsablauf. Soweit ein Vertrag zugleich Buchungsbeleg ist oder für die Besteuerung von Bedeutung bleibt, kann die längere Frist des § 147 AO greifen.

Müssen Verträge im Original aufbewahrt werden?

Handels- und steuerrechtlich genügt für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe die bildliche Wiedergabe, § 147 Abs. 2 AO. Unabhängig davon kann die Urschrift für den Beweiswert wichtig sein, etwa bei Schriftformerfordernis oder bei Bürgschaften. Diese Unterscheidung gehört vor der Vernichtung geklärt, nicht danach.

Wie lange sind Versicherungsunterlagen aufzubewahren?

Policen und Nachträge zählen zu den Handels- und Geschäftsbriefen und sind damit sechs Jahre nach Vertragsende aufzubewahren. Soweit Beiträge als Betriebsausgabe gebucht wurden, greift für den Beleg zusätzlich die Frist des § 147 AO.

Was ist mit Verträgen, die sich automatisch verlängern?

Für die Aufbewahrungsfrist zählt das tatsächliche Vertragsende, nicht die zuletzt vereinbarte Laufzeit. Praktisch wichtiger ist die zweite Frist: die Kündigungsfrist. Wir hinterlegen sie auf Wunsch zum Vertrag, damit die Wiedervorlage nicht im Kalender einer einzelnen Person hängt.

Dürfen Verträge nach dem Scannen vernichtet werden?

Für die meisten ja, wenn der Scanprozess abgesichert und dokumentiert ist. Maßstab ist die Technische Richtlinie BSI TR-03138. Ausgenommen sind Unterlagen mit Formerfordernis und solche, deren Beweiswert an der Urschrift hängt.

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Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist

Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.

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