Glossar
Dieses Glossar erklärt 30 Begriffe aus Archivbetrieb, Digitalisierung und Aufbewahrungsrecht; wo eine Norm oder ein Paragraf die Bedeutung festlegt, steht die Fundstelle dabei.
Archivsprache ist Fachsprache. Wer ein Angebot vergleicht oder eine Frist prüft, stößt auf Begriffe, die im Angebot vorausgesetzt und nirgends erklärt werden - Schutzklasse, ersetzendes Scannen, Verfahrensdokumentation. Hier steht, was sie bedeuten.
Wo eine Norm oder ein Paragraf die Bedeutung festlegt, ist die Fundstelle genannt. Wo das nicht der Fall ist, steht es dabei: Nicht jeder gebräuchliche Begriff ist ein Rechtsbegriff, und einige, die danach klingen, sind es gerade nicht.
A
Aktenvernichtung
Das Vernichten von Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, so dass eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist. Maßgeblich ist ISO/IEC 21964 (früher DIN 66399); sie ordnet Unterlagen einer Schutzklasse und einer Sicherheitsstufe zu und schreibt daraus die zulässige Partikelgröße fest.
Siehe auch Schutzklasse, Sicherheitsstufe, Vernichtungsnachweis. Ausführlich auf der Seite Aktenvernichtung.
Archivkarton
Der genormte Behälter für die Einlagerung. Ein Standardkarton fasst sechs breite oder acht schmale Aktenordner; die Menge eines Bestandes wird deshalb wahlweise in Kartons, Ordnern oder Regalmetern angegeben.
Siehe auch Regalmeter. Ausführlich auf der Seite Archivkarton.
Aufbewahrungsfrist
Der Zeitraum, in dem eine Unterlage aufbewahrt werden muss. Für Geschäftsunterlagen ergibt er sich vor allem aus § 147 AO und § 257 HGB, für andere Unterlagenarten aus dem jeweiligen Fachrecht. Die Frist beginnt in der Regel nicht am Tag der Entstehung, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres.
Siehe auch Fristbeginn, Löschfrist. Ausführlich auf der Seite Aufbewahrungsfrist.
Auftragsverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag und nach Weisung eines anderen. Wer Akten mit personenbezogenen Daten einlagert oder digitalisieren lässt, bleibt datenschutzrechtlich verantwortlich; der Dienstleister ist Auftragsverarbeiter. Der Vertrag dazu ist in Art. 28 DSGVO geregelt und muss vor Beginn der Verarbeitung vorliegen.
Ausführlich auf der Seite Auftragsverarbeitung.
Aussonderung
Im behördlichen Sprachgebrauch die Prüfung, ob Unterlagen nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist an ein staatliches oder kommunales Archiv abzugeben oder zu vernichten sind. Die Pflicht dazu steht in den Archivgesetzen der Länder.
Ausführlich auf der Seite Aussonderung.
B
Barcode
Die maschinenlesbare Kennung auf Karton, Ordner oder Akte. Sie verbindet das körperliche Objekt mit seinem Eintrag im Bestandsverzeichnis und ist die Voraussetzung dafür, dass eine einzelne Akte in einem Bestand von tausenden Kartons ohne Suchen gefunden wird.
Siehe auch Bestandsverzeichnis.
Bestandsverzeichnis
Das Verzeichnis, das zu jedem eingelagerten Objekt festhält, was es enthält, wo es steht und welche Frist daran hängt. Ohne Verzeichnis ist ein Archiv ein Lager: Die Unterlagen sind vorhanden, aber nicht auffindbar, und Fristen laufen unbemerkt ab.
Siehe auch Barcode, Retrieval. Ausführlich auf der Seite Bestandsverzeichnis.
D
DMS
Dokumentenmanagementsystem. Die Software, in der digitalisierte Unterlagen abgelegt, verschlagwortet, gesucht und mit Berechtigungen versehen werden. Die Digitalisierung erzeugt Dateien; erst das DMS macht daraus einen durchsuchbaren Bestand.
dpi
Punkte je Zoll (dots per inch), das Maß für die Auflösung eines Scans. 300 dpi ist der übliche Wert für Schriftgut und reicht für Texterkennung; höhere Werte werden für Pläne, Fotos und Vorlagen mit feinen Linien verwendet.
Siehe auch OCR.
Duplex
Beidseitiges Scannen in einem Durchgang. Der Scanner erfasst Vorder- und Rückseite gleichzeitig, was den Durchsatz etwa verdoppelt und die Blattreihenfolge sicher erhält.
E
Ersetzendes Scannen
Das Digitalisieren von Papierunterlagen mit dem Ziel, das Papier anschließend zu vernichten und nur noch das Digitalisat aufzubewahren. Zulässig ist das nur, wenn das Verfahren dokumentiert ist; die Anforderungen stehen in den GoBD, technische Empfehlungen in der BSI TR-03138 (TR-RESISCAN).
Siehe auch GoBD, TR-RESISCAN, Verfahrensdokumentation.
F
Findbuch
Das Verzeichnis eines Archivbestandes nach archivarischer Ordnung, mit Beständen, Serien und Einzelstücken. Im Unternehmensarchiv übernimmt diese Rolle heute meist das Bestandsverzeichnis in der Verwaltungssoftware.
Siehe auch Bestandsverzeichnis.
Fristbeginn
Der Zeitpunkt, ab dem eine Aufbewahrungsfrist läuft. Nach § 147 Abs. 4 AO und § 257 Abs. 5 HGB beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder der Vertrag beendet wurde. Eine Rechnung aus dem März zählt also erst ab dem 31. Dezember desselben Jahres.
Siehe auch Aufbewahrungsfrist. Ausführlich auf der Seite Fristbeginn.
G
GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, keine Rechtsnorm - für die Finanzverwaltung aber der Maßstab, an dem digitale Buchführung und ersetzendes Scannen gemessen werden.
Siehe auch Ersetzendes Scannen, Verfahrensdokumentation.
H
Handakte
Die Akte, die eine Kanzlei oder eine steuerberatende Praxis zu einem Mandat führt. Für anwaltliche Handakten gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach § 50 Abs. 1 BRAO, für steuerberatende zehn Jahre nach § 66 Abs. 1 StBerG.
Ausführlich auf der Seite Handakte.
L
Löschfrist
Der Zeitpunkt, zu dem personenbezogene Daten zu löschen sind, weil sie für ihren Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO). Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht sind zwei Seiten derselben Frist: Vor ihrem Ablauf darf nicht gelöscht, danach muss gelöscht werden.
Siehe auch Aufbewahrungsfrist.
M
O
OCR
Optische Zeichenerkennung (optical character recognition). Aus dem Bild einer Seite wird maschinenlesbarer Text, wodurch das Digitalisat durchsuchbar wird. Bei Handschrift, schwachem Druck und Durchschlägen stößt das Verfahren an Grenzen; die Erkennung wird dann geprüft oder entfällt.
P
PDF/A
Ein für die Langzeitarchivierung normiertes PDF-Format (ISO 19005). Es verlangt, dass alles zur Darstellung Nötige in der Datei selbst steckt - Schriften eingebettet, keine externen Verweise, keine Verschlüsselung -, damit die Datei auch in Jahrzehnten noch so aussieht wie heute.
R
Regalmeter
Das übliche Mengenmaß für Aktenbestände: ein Meter belegte Regallänge. Ein Regalmeter fasst je nach Ordnerbreite zwölf breite oder sechzehn schmale Aktenordner. Mengenangaben in Kartons, Ordnern und Regalmetern lassen sich ineinander umrechnen.
Siehe auch Archivkarton. Ausführlich auf der Seite Regalmeter.
Retrieval
Der Abruf einer einzelnen Akte aus dem eingelagerten Bestand. Je nach Vereinbarung wird das Original zugestellt oder nur die benötigte Akte digitalisiert und übermittelt.
Siehe auch Scan-on-Demand, Bestandsverzeichnis.
Revisionssicherheit
Die Eigenschaft eines Ablagesystems, dass gespeicherte Unterlagen unverändert, vollständig und nachvollziehbar bleiben und jede Änderung protokolliert wird. Der Begriff ist kein Rechtsbegriff und keine Zertifizierung; gemeint sind die Anforderungen, die sich aus GoBD und Handelsrecht ergeben.
Siehe auch GoBD, Verfahrensdokumentation.
S
Scan-on-Demand
Ein Verfahren, bei dem der Bestand eingelagert bleibt und nur die tatsächlich benötigte Akte digitalisiert wird - auf Abruf, statt vorab vollständig. Sinnvoll bei großen Beständen, von denen erfahrungsgemäß nur ein kleiner Teil je wieder gebraucht wird.
Siehe auch Retrieval. Ausführlich auf der Seite Scan-on-Demand.
Schutzklasse
Die Einstufung von Unterlagen nach ihrem Schutzbedarf in ISO/IEC 21964, von 1 (normaler Schutzbedarf) bis 3 (besonders hoher Schutzbedarf, etwa Gesundheits- oder Personaldaten). Aus der Schutzklasse folgt, welche Sicherheitsstufe die Vernichtung mindestens haben muss.
Siehe auch Sicherheitsstufe, Aktenvernichtung.
Sicherheitsstufe
Das Maß für die Feinheit der Zerkleinerung bei der Vernichtung, nach ISO/IEC 21964 von S1 bis S7 beziehungsweise P1 bis P7 für Papier. Je höher die Stufe, desto kleiner die zulässige Partikelfläche und desto geringer die Chance, den Inhalt zu rekonstruieren.
Siehe auch Schutzklasse, Aktenvernichtung.
T
TR-RESISCAN
Kurzname der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, die das rechtssichere ersetzende Scannen beschreibt. Sie ist eine Empfehlung, keine Pflicht; wer sich auf sie beruft, sollte belegen können, auf welcher Nachweisstufe er steht.
Siehe auch Ersetzendes Scannen, Verfahrensdokumentation.
V
Verfahrensdokumentation
Die schriftliche Beschreibung, wie Unterlagen erfasst, verarbeitet, abgelegt und vernichtet werden, wer dabei was darf und wie Fehler behandelt werden. Nach den GoBD ist sie die Voraussetzung dafür, dass eine digitale Ablage im Prüfungsfall anerkannt wird - und die Grundlage jedes ersetzenden Scannens.
Siehe auch GoBD, Ersetzendes Scannen, TR-RESISCAN.
Vernichtungsnachweis
Die Bescheinigung darüber, welche Unterlagen wann, in welcher Menge und nach welcher Sicherheitsstufe vernichtet wurden. Sie ist der Beleg dafür, dass eine Löschpflicht erfüllt wurde, und gehört zur Dokumentation eines Löschkonzepts.
Siehe auch Aktenvernichtung, Sicherheitsstufe.
Vorsorgekartei
Die Sammlung der Nachweise arbeitsmedizinischer Vorsorge nach der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV). Sie wird getrennt von der Personalakte geführt und unterliegt eigenen Fristen.
Ausführlich auf der Seite Vorsorgekartei.
Z
Zwischenarchiv
Der Bestand zwischen laufender Ablage und endgültiger Aufbewahrung: Unterlagen, die im Tagesgeschäft nicht mehr gebraucht werden, deren Frist aber noch läuft. Genau dieser Teil bindet in Büros die meiste Fläche und wird deshalb am häufigsten ausgelagert.
Siehe auch Regalmeter.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrungsfrist und Löschfrist?
Ist Revisionssicherheit ein Rechtsbegriff?
Reicht ein Scan, um das Papier wegwerfen zu dürfen?
Wie rechne ich Kartons in Regalmeter um?
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