Aufbewahrung nach Aktenart

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Maßgeblich ist die einzelne Unterlagenart: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn, Handels- und Geschäftsbriefe sechs, Behandlungsunterlagen zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, für Bauunterlagen gibt es überhaupt keine gesetzliche Frist.

Langer Regalgang im Sicherheitsarchiv, Mitarbeiter in Bewegung — Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Maßgeblich ist die einzelne Unterlagenart.

Die Frage nach der Aufbewahrungsfrist wird fast immer für einen Ordner gestellt und fast nie für eine Unterlage. Genau da entsteht der Fehler: In einer Personalakte stecken Unterlagen mit Fristen von zwei Jahren bis unbestimmt, in einem Buchhaltungsordner Belege mit acht und Abschlüsse mit zehn Jahren. Wer den Ordner als Einheit behandelt, bewahrt zu lange auf oder vernichtet zu früh.

Die folgenden Seiten gehen deshalb nach Unterlagenart vor. Jede nennt die einschlägigen Normen, den Fristbeginn und die Stellen, an denen die verbreitete Faustregel nicht stimmt. Die vollständige Tabelle über alle Bereiche steht unter Aufbewahrungsfristen.

Alle Aktenarten

Hände entnehmen eine Akte aus einem Hängeregisterschrank

Personalakten

Ein Ordner, drei Fristen: Vertrag, Lohnkonto, Vorsorge.

Person in Klinikkleidung mit Stethoskop bearbeitet Unterlagen am Schreibtisch

Patientenakten

Zehn Jahre nach § 630f BGB, mehr bei Strahlenbehandlung.

Mitarbeiter erfasst einen Archivkarton mit dem Handscanner

Buchhaltung und Belege

Buchungsbelege acht Jahre, Bücher zehn, Briefe sechs.

Person rollt eine alte technische Zeichnung auf einem Tisch mit gestapelten Plänen auf

Bauakten und Pläne

Keine feste Frist - es zählt die Mängelverjährung.

Person mit Unterlagen vor einem Regal voller Aktenordner

Verträge

Die Frist beginnt mit dem Vertragsende, nicht davor.

Bildschirm mit digitalisierten Dokumenten in der Erfassungssoftware

Handakten

Anwaltliche Handakten sechs Jahre, steuerberatende zehn.

Dokumentenscanner erfasst Eingangspost im Scanzentrum

Rechnungen

Acht Jahre ab Ausstellung, für Banken und Versicherer zehn.

Häufige Fragen zu Aktenarten

Gibt es eine allgemeine Aufbewahrungsfrist?

Nein. Handels- und Steuerrecht kennen drei Grundfristen von sechs, acht und zehn Jahren, daneben stehen Berufsrecht, Strahlenschutzrecht, Arbeitsschutzrecht und Landesrecht mit eigenen Regeln. Maßgeblich ist immer die einzelne Unterlagenart, nicht der Ordner, in dem sie liegt.

Wonach richtet sich der Fristbeginn?

In der Regel nach dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, die letzte Eintragung erfolgt oder der Vertrag beendet worden ist. Es gibt Abweichungen: § 14b UStG knüpft bei Rechnungen an die Ausstellung an, § 630f BGB bei Behandlungsunterlagen an den Abschluss der Behandlung.

Welche Unterlagen darf ich am Jahresende vernichten?

Das lässt sich nur je Unterlagenart beantworten. Am Jahreswechsel läuft die Frist für die Jahrgänge ab, deren Frist mit dem Schluss eines Kalenderjahres begonnen hat: bei Buchungsbelegen acht Jahre zurück, bei Büchern und Jahresabschlüssen zehn, bei Geschäftsbriefen sechs. Vorher ist zu prüfen, ob die Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 S. 5 AO greift.

Welche Unterlagen müssen länger als zehn Jahre aufbewahrt werden?

Im Handels- und Steuerrecht keine. Längere Fristen stammen aus anderen Rechtsgebieten: dreißig Jahre für Aufzeichnungen zu Blutprodukten und zur Behandlung mit ionisierender Strahlung, vierzig Jahre für Expositionsverzeichnisse bei krebserzeugenden Stoffen.

Muss ich alles aufbewahren, was nicht ausdrücklich befristet ist?

Nein. Unterlagen ohne Aufbewahrungspflicht dürfen vernichtet werden, und personenbezogene Daten müssen nach Wegfall des Zwecks sogar gelöscht werden, Art. 17 DSGVO. Ein Löschkonzept gehört deshalb genauso zur Aktenführung wie die Fristenübersicht.

Woran erkenne ich, welche Frist für eine Unterlage gilt?

An der Art der Unterlage, nicht am Ordner, in dem sie liegt. Die Übersicht nach Aktenart nennt für jede Gruppe die einschlägigen Normen und den Fristbeginn; die vollständige Tabelle über alle Bereiche steht unter Aufbewahrungsfristen.

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