Aktenarchivierung für Insolvenzverwalter
dokuhaus übernimmt für Insolvenzverwalter komplette Aktenbestände aus abgewickelten Unternehmen, lagert sie bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und vernichtet sie danach mit Nachweis.
Welche Fristen gelten
| Unterlage | Frist |
|---|---|
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 S. 1 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 S. 1 AO Beginn: Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung oder der Aufstellung | 10 Jahre |
Buchungsbelege§ 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 S. 1 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 S. 1 AO Beginn: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden istAnmerkungVerkürzt von 10 auf 8 Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, wirksam ab 01.01.2025. Gilt rückwirkend für alle Belege, deren Frist am 31.12.2024 noch lief. | 8 Jahre |
Handels- und Geschäftsbriefe§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 S. 1 HGB Beginn: Schluss des Kalenderjahres von Empfang oder Absendung | 6 Jahre |
Stand der Angaben: 2026-09. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ausführliche Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart
Wenn ein Unternehmen abgewickelt ist, sind die Räume geräumt, das Personal weg und die Akten trotzdem da. Die Aufbewahrungspflicht überlebt das Unternehmen. Der Verwalter braucht dafür einen Ort, der nicht die eigene Kanzlei ist.
In fünf Schritten
Bestandsaufnahme
Wir sichten den Bestand am Ort, ermitteln Menge und Zustand und schätzen die Regalmeter.
Angebot
Sie erhalten die Kosten für Übernahme, Einlagerung und spätere Vernichtung, aufgeschlüsselt nach Einmal- und Laufkosten.
Übernahme
Verpackung, Räumung und Transport durch unser Personal. Auch bei unsortierten Beständen und knappen Räumungsfristen.
Erfassung und Einlagerung
Erfassung mit hinterlegter Aufbewahrungsfrist und Vernichtungsdatum je Bestand. Auf Wunsch digitale Archivierung mit einer volltextdurchsuchbaren PDF-Datei je Ordner.
Vernichtung nach Fristablauf
Nach Ablauf der Frist und Ihrer Freigabe Vernichtung nach ISO/IEC 21964, mit Nachweis für Ihre Akte.
Warum das eine Entlastung ist
- Die Räume können sofort geräumt und zurückgegeben werden
- Kein Aktenbestand in eigenen Kanzleiräumen über zehn Jahre
- Fristen liegen hinterlegt und werden überwacht, nicht im Kalender geführt
- Zugriff auf einzelne Unterlagen bleibt möglich, falls Nachfragen kommen
- Die Vernichtung ist belegt, nicht nur behauptet
Ein Fall aus der Praxis
Die Unterlagen aus über 200 Insolvenzverfahren
Eine Kanzlei für Insolvenzrecht muss die Unterlagen der insolventen Unternehmen weiter aufbewahren, und die eigenen Räume reichen dafür nicht aus. Für über 200 Verfahren dieser Kanzlei lagern wir die Dokumentation. Der Insolvenzverwalter kommt damit seiner Aufbewahrungspflicht nach; wird nach Abschluss eines Verfahrens doch noch einmal eine Akte gebraucht, stellen wir sie zu - so oft wie nötig, bis zur endgültigen Vernichtung.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Leistungen für diesen Bestand
Archivlogistik
Bestände aus geräumten Betriebsstätten kurzfristig abholen und sichern.
Aktenlagerung
Massebestände einlagern, bis Fristen und Verfahren abgeschlossen sind.
Aktenvernichtung
Nach Verfahrensende vernichten lassen, mit Nachweis für die Verfahrensakte.
Scanservice
Unterlagen erfassen, damit Gläubiger und Gericht zugreifen können.
Unterlagen, die in dieser Branche anfallen
Personalakten
Was nach einer Betriebsschließung von den Personalakten bleiben muss.
Buchhaltung und Belege
Acht oder zehn Jahre, je nach Unterlage, Steuerart und Rechtsform des Betriebs.
Rechnungen
Acht Jahre, seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz auch rückwirkend.
Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage
Industrie und Maschinenbau
Produktions-, Personal- und Bauunterlagen aus stillgelegten Werken.
Steuerberatung
Handakten und Mandantenunterlagen mit eigenen Fristen und Pflichten.
Rechtsanwaltskanzleien
Handakten, sechs oder zehn Jahre je nach Mandat und steuerlichem Bezug.
Häufige Fragen zu Insolvenzverwaltung
Wie lange müssen Insolvenzakten aufbewahrt werden?
Können auch völlig unsortierte Bestände übernommen werden?
Was kostet die Einlagerung über zehn Jahre?
Wer trägt die Kosten der Archivierung in der Insolvenz?
Wie lange müssen Unterlagen nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden?
Können Bestände kurzfristig übernommen werden?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
