Praxisauflösung: wohin mit den Patientenakten
Bei einer Praxisauflösung müssen Patientenakten weiter aufbewahrt werden - nach § 10 Abs. 3 MBO-Ä in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. dokuhaus übernimmt die Akten, lagert sie fristgerecht ein und stellt sie Berechtigten auf Anforderung bereit.
Welche Fristen gelten
| Unterlage | Frist |
|---|---|
Behandlungsakte§ 630f Abs. 3 BGB Beginn: nach Abschluss der Behandlung | 10 Jahre |
Ärztliche Aufzeichnungen, Berufsrecht§ 10 Abs. 3 Berufsordnung der zuständigen Landesärztekammer Beginn: nach Abschluss der BehandlungAnmerkungFür Sachsen-Anhalt am Normtext geprüft. Die Musterberufsordnung der Bundesärztekammer ist selbst nicht verbindlich, maßgeblich ist die Landesberufsordnung. | 10 Jahre |
Aufzeichnungen bei Behandlung mit ionisierender Strahlung§ 85 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 StrlSchG Beginn: im Gesetz nicht bestimmt | 30 Jahre |
Röntgenaufnahmen aus Untersuchungen, volljährige Person§ 85 Abs. 2 S. 1 Nr. 2a StrlSchG Beginn: im Gesetz nicht bestimmt | 10 Jahre |
Röntgenaufnahmen aus Untersuchungen, minderjährige Person§ 85 Abs. 2 S. 1 Nr. 2b StrlSchG Beginn: Altersgrenze statt Jahresfrist | bis zum 28. Lebensjahr |
Stand der Angaben: 2026-09. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ausführliche Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart
Die Praxis schließt, die Pflicht bleibt. Wer eine Praxis aufgibt, sei es zum Ruhestand, bei Krankheit oder durch Übergabe, muss die Patientenakten weiter aufbewahren. Die Frist läuft nicht ab, weil das Schild abgeschraubt ist.
Besonders belastend wird das im Todesfall: Die Aufbewahrungspflicht geht auf die Erben über. Angehörige stehen dann vor Regalmetern fremder Krankengeschichten, die sie weder lesen noch wegwerfen dürfen.
Drei typische Situationen
- Schließung bei Renteneintritt: kein Nachfolger gefunden, Räume werden aufgegeben, der Aktenbestand bleibt.
- Schließung durch Todesfall: Die Aufbewahrungspflicht geht auf die Erben über. Sie sind selten darauf vorbereitet.
- Praxisübergabe: Der Nachfolger übernimmt den laufenden Betrieb, nicht zwingend die Altakten. Die müssen ausgelagert werden.
Was wir übernehmen
- Abholung der Akten aus der Praxis, deutschlandweit
- Ordnungsgemäße Verpackung, auch bei unsortierten Beständen
- Erfassung mit Notierung des jeweiligen Vernichtungsjahres je Akte oder Karton
- Einlagerung im zutrittsgeschützten Sicherheitsarchiv
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach den Anforderungen der DSGVO
- Auskunft und Herausgabe an Berechtigte während der gesamten Frist
- Vernichtung nach Fristablauf nach ISO/IEC 21964, vormals DIN 66399, mit Nachweis
Wie die Übernahme abläuft
Kontakt und Einschätzung
Sie schildern die Ausgangslage - geplante Schließung, plötzliche Aufgabe oder Erbfall. Daraus ergibt sich, wie schnell es gehen muss und welche Menge zu bewegen ist.
Verträge
Es werden zwei Verträge geschlossen: der Dienstleistungsvertrag über Übernahme und Archivierung sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Beide vor der Abholung, nicht danach.
Abholung
Wir holen die Akten in der Praxis ab, packen die Kartons vor Ort und sortieren den Bestand auf Wunsch gleich mit. Verpackungsmaterial stellen wir.
Erfassung und Einlagerung
Jede Akte oder jeder Karton wird erfasst, mit dem jeweiligen Vernichtungsjahr. Danach liegt der Bestand zutrittsgeschützt im Sicherheitsarchiv.
Auskunft an Berechtigte
Ehemalige Patientinnen und Patienten fordern ihre Unterlagen direkt bei uns an. Wir prüfen die Berechtigung und wickeln die Anfrage ab - der Weg steht unter Patientenakte anfordern.
Vernichtung nach Fristablauf
Nach Ablauf der Frist melden wir uns. Vernichtet wird nach Ihrer Freigabe, nach ISO/IEC 21964, mit Vernichtungsnachweis für Ihre Unterlagen.
Was wir für ein Angebot brauchen
- Das Format der Unterlagen: A4-Mappen, A5-Mappen oder etwas anderes
- Die Ablagesystematik: alphabetisch, nach Jahren oder ohne erkennbare Ordnung
- Die Menge, entweder als Anzahl Patientenakten oder als Regalmeter
- Die Anlässe und der Zeitrahmen: Ruhestand, Todesfall oder Übergabe, und bis wann die Räume frei sein müssen
- Die Örtlichkeiten: Zufahrt, Treppe, Aufzug, Zugang zum Archivraum
Ein Fall aus der Praxis
Praxisauflösung nach einem Todesfall
Eine Ärztin war bis zuletzt tätig, ohne Nachfolge für ihre Praxis. Nach ihrem Tod musste der hinterbliebene Ehemann die Abwicklung übernehmen. Wir haben die 70 Regalmeter Patientenakten innerhalb eines Monats verpackt, eingelagert und mit dem jeweiligen Vernichtungsjahr erfasst.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Leistungen für diesen Bestand
Aktenlagerung
Patientenakten aus dem Praxisarchiv auslagern und Behandlungsräume gewinnen.
Aktenverwaltung
Behandlungsdokumentation ordnen, Fristen je Akte im Blick behalten.
Archivlogistik
Abholung aus der Praxis, auch bei Umzug, Übergabe oder Praxisaufgabe.
Aktenvernichtung
Patientenakten nach Fristablauf nachweislich vernichten lassen, mit Beleg.
Unterlagen, die in dieser Branche anfallen
Personalakten
Was von der Bewerbung bis zur Kündigung wie lange aufzubewahren ist.
Patientenakten
Zehn Jahre nach § 630f BGB, deutlich länger bei Strahlenanwendungen.
Weitere Branchen mit ähnlicher Ausgangslage
Krankenhäuser und Kliniken
Größere Bestände, dieselben Fristen, dazu das Recht der Bundesländer.
Kranken- und Pflegekassen
Sozialdaten mit eigenen Regeln zu Aufbewahrung, Löschung und Zugriff.
Pflegedienste und Pflegeheime
Keine gesetzliche Frist für Pflegedoku, nur vertragliche.
Häufige Fragen zu Arztpraxen und Praxisauflösung
Wie lange müssen Patientenakten nach einer Praxisschließung aufbewahrt werden?
Was passiert im Todesfall der Ärztin oder des Arztes?
Können Patienten ihre Akte später noch anfordern?
Was kostet die Einlagerung?
Was passiert mit den Akten, wenn die Praxis ohne Nachfolge schließt?
Welche Verträge werden geschlossen?
Müssen die Akten vor der Abholung sortiert werden?
Dürfen Patientenakten extern gelagert werden?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
