Wir digitalisieren ihren posteingang

Im klassischen Posteingang digitalisieren wir alle gängigen Formate bis hin zum Format DIN A3. Damit decken wir alle Vorlagengrößen ab, die der tägliche Posteingang enthält - von der Postkarte über den klassischen Brief bis hin zum Grundriss.

Enhalten Ihre Postsendungen regelmäßig Vorlagen, die das DIN A3 Format übersteigen? Hierzu zählen z.B. Baupläne, Übersichtskarten oder Zeichnungen. Kein Problem, wir scannen das. Nach vorheriger Absprache digitalisieren wir sämtliche Formate im Rahmen eines individuellen Tarifs bis hin zu Formaten > DIN A0.

Wir digitalisieren Ihren Posteingang, ganz unabhängig davon in welcher Branche Sie tätig sind.

Unser Angebot richtet sich an Angehörige der freien Berufe, Gewerbetreibende, Handwerker, kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Filialbetriebe mit wenigen oder zahlreichen Niederlassungen, Industriebetriebe, Dienstleistungsunternehmen, Einrichtungen aus dem öffentlichen, dem sozialen und dem medizinischen Bereich, Großunternehmen, Konzerne, öffentliche Einrichtungen sowie Körperschaften des öffentlichen Rechts.

Wir scannen Ihre Post für Sie - branchenunabhängig, kompetent und effizient.

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir unsere Posteingangslösungen ausschließlich öffentlichen und gewerblichen Auftraggebern zur Verfügung stellen können. Unser Angebot richtet sich explizit nicht an Privatkunden bzw. Endverbraucher.

Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in Deutschland. Damit sind die von uns angebotenen Lösungen stets DSGVO-konform. 

Unsere Tarife sind fair, transparent und scheuen keinen Vergleich. Für jedes Budget haben wir die passende Lösung.

Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot, welches alle Ihre Anforderungen berücksichtigt. Basierend auf Ihren Wünschen und Ihrem monatlichen Sendungsvolumen erhalten Sie eine Lösung, die wirklich passt und ihren Preis wert ist.

Sie erhalten Ihre Eingangspost tagesaktuell. Alle Sendungen, die uns bis 12 Uhr erreichen, erhalten Sie am selben Werktag in digitaler Form. Sie verpassen keine Fristen und sind stets auf dem neuesten Stand. Besser geht's nicht.

Sie verfügen über ein größeres Sendungsvolumen? Gern schließen wir mit Ihnen eine individuelle Service-Level-Vereinbarung (SLA).

Ihre physischen Postsendungen bewahren wir in unserem Sicherheitsarchiv für Sie auf. Sicher ist sicher:Benötigen Sie eine Postsendung auch in physischer Form, können Sie diese jederzeit bei uns abrufen. Nach Ablauf von 90 Tagen vernichten wir die physischen Postsendungen nach den strengen Vorgaben der DIN 66399 und selbstverständlich im Einklang mit der DSGVO und BSDG.

Sie möchten eine individuelle Regelung treffen? Gern, wir senden Ihnen Ihre physischen Sendungen auch zusätzlich in definierbaren Intervallen zu, z.B. werktäglich, wöchentlich oder monatlich. 

Ganz einfach: Sie fordern die Sendung bei uns an, wir entnehmen diese unserem Archiv und stellen diese auf dem klassischen Versandweg an Sie zu.

Werbesendungen und Kataloge, die auf den ersten Blick als solche erkennbar sind, werden nicht digitalisiert und direkt vernichtet. Sie sparen Geld, da Werbesendungen grundsätzlich nicht eingescannt werden. Sie sparen Zeit, da Sie keine Werbesendungen mehr erhalten.

Sie möchten eine abweichende Vereinbarung treffen? Wir machen das. Auf Wunsch treffen wir eine ganz individuelle Vereinbarung mit Ihnen, z.B. wenn Sie Lieferantenkataloge oder andere Werbesendungen angewiesen sind.

Wir richten ein Postfach für Sie ein. In dieses Postfach gelangt ausschließlich Ihre Eingangspost. Anschließend beauftragen Sie bei der Deutschen Post einen Nachsendeauftrag oder eine Umroutung. Bei sämtlichen Schritten sind wir Ihnen jederzeit behilflich, es ist einfacher als Sie denken.

Das für Sie eingerichtete Postfach leeren wir montags bis freitags für Sie und digitalisieren die eingehenden Postsendungen nach Ihren Vorgaben. 

Selbstverständlich - wir entfernen im Vorfeld Tackernadeln und Heftklammern und nehmen anschließend die Digitalisierung vor. Eine Ausnahme stellen geöste und gekordelte Dokumente dar, hierbei handelt es sich um besonders schützenwerte Dokumente wie notarielle Urkunden. Diese stellen wir Ihnen in Abhängigkeit vom gewählten Leistungsspektrum in physischer Form zur Verfügung oder wir digitalisieren diese zerstörungsfrei im schonenden Aufsicht-Scanverfahren und stellen Ihnen die physischen Originale zusätzlich bereit.

Sie erhalten sämtliche Dokumente im bewährten PDF-Format mit entsprechender OCR/Texterkennung. Sollten Sie speziellen Vorgaben durch Ihr ECM/DMS unterliegen und ein abweichendes Dateiformat (z.B. TIFF, Multipage-TIFF, PDF/A) benötigen, sprechen Sie uns bitte jederzeit gern an - Sie erhalten das Ergebnis, das Sie benötigen.

Wir rechnen unsere Leistungen monatlich ab, so bewahren Sie stets den Überblick und habe Ihre Kosten im Griff. Je nach gewähltem Tarif setzt sich der Rechnungsbetrag aus einzelnen Leistungsbausteinen und Zusatzleistungen zusammen, die während der Abrechnungsperiode in Anspruch genommen wurden.

Umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen sorgen für die Sicherheit Ihrer Daten - jederzeit. Unsere Prozesse werden regelmäßig durch den TÜV Süd zertifiziert. Wir verfügen über die Zertifizierung nach DIN ISO 9001:2015 und nach DIN ISO 27001:2017.

Dass wir Ihre Daten ausschließlich in Deutschland speichern und sämtliche Scandienstleistungen ausschließlich an unseren eigenen Standorten in Deutschland erbringen, versteht sich dabei von selbst. Möchten Sie mehr erfahren? Das vollständige dokuhaus Sicherheitskonzept stellen wir Ihnen gern unter dem Menüpunkt "Sicherheit" vor.