Wir scannen für sie akten & dokumente

jetzt finden statt suchen - platz sparen, effizient arbeiten, informationen erhalten und dauerhaft archivieren

Scannen von Akten Ordnern Dokumenten mit Highend Hochleistungsscannern

Wir scannen Ihre Akten und Dokumente mit modernen Hochleistungsscannern an unseren

Standorten in Deutschland - Sie erhalten optimale Ergebnisse bei maximaler Sicherheit.

Finden Sie notwendige Informationen in sekundenschnelle dank der Volltextsuche. Archivieren Sie Ihre Geschäftsunterlagen in den gängigen Formaten PDF und PDF/A. Sparen Sie Platz und profitieren Sie von den Vorteilen der Digitalisierung. Vertrauen Sie auf die Kompetenz und Erfahrung eines ISO zertifizierten Scandienstleisters und freuen Sie sich über Dienstleistungsqualität "Made in Germany".

Nur scannen oder auch einlagern? Logistik gewünscht? 10 Aktenordner oder 10.000? Wir machen das für Sie.

Sie sind auf der Suche nach einem zuverlässigen Partner für das Scannen, Digitalisieren und Archivieren von Aktenordnern und Dokumenten? Profitieren Sie von unserer Erfahrung, unserem ausgereiften Sicherheitskonzept, dem Einsatz modernster Hard- und Software, engagierten Mitarbeitenden mit viel Fingerspitzengefühl und unseren modular aufgebauten Leistungspaketen - Sie erhalten das, was Sie wirklich benötigen.

economy - der budgetschonende einstieg

Die günstige Einstiegslösung - ideal für Bestandsakten, für Dokumente die nicht täglich benötigt werden, für Buchhaltungsunterlagen und Geschäftsunterlagen, für umfangreiche Archive.

Wir erstellen aus einem Aktenordner, einer Akte, einem Hängeregister eine PDF-Datei.

Manuelle Aufbereitung der Akte - unsere erfahrenen Mitarbeitenden entfernen sämtliche Fremdkörper (Heftklammern, Tackernadeln, Trennstreifen, Heftstreifen usw.)
Digitalisierung mit modernen Hochleistungsscannern
Sie haben die Wahl, ob die Digitalisierung in Schwarz/Weiß, Graustufen oder in Farbe erfolgen soll
Ein automatisches Farbmanagement sorgt für optimale Ergebnisse
Die optische Scanauflösung wählen Sie nach Ihren persönlichen Präferenzen: 150, 200, 300 oder 600 dpi
Eine OCR / Texterkennung sorgt dafür, dass Ihre Dateien volltextdurchsuchbar werden
Leerseiten wir werden mittels Schwellwerten automatisch ausgesteuert
Alle Seiten werden digital in die richtige Leserichtung gedreht, selbstverständlich automatisch
Manuelle Qualitätskontrolle: Wir überprüfen die Vollständigkeit des Digitalisats manuell für Sie
Die Ausgabe des Digitalisats erfolgt im PDF-Format, auf Wunsch auch in entsprechenden Varianten davon, z.B. im Format PDF/A für die Langzeitarchivierung
Indexierung - wir vergeben einen entsprechenden Dateinamen, dieser entspricht der Aufschrift auf dem Rückenetikett Ihres Aktenordners oder der Aktenmappe/des Hängeregisters; optional können Sie auch andere Dateinamen wählen
Datenübertragung - ob mittels Download-Link, dokuhaus Datenraum (Cloud), Übertragung in ein DMS, einen MS Sharepoint, via S-FTP oder auf einem externen Datenträger (HDD, USB-Speicherstick, DVD) - Sie entscheiden, welche Form der Datenübertragung Sie nutzen möchten

Möchten Sie sich selbst von unserem AKTENSCAN ECONOMY überzeugen?

Wir empfehlen Ihnen unseren TestScan ab 9,95 € - klicken Sie hier und erfahren Sie mehr.

Ein Verzeichnis mehrere PDF-Dateien je Aktenordner

Business - der alleskönner unter den tarifen, vielseitig und flexibel

Unseren AKTENSCAN Business bezeichnen wir auch als Standard, da wir Ihren physischen Aktenordner 1:1 digital nachbilden. Für jedes Trennblatt, jedes Register, jede Lasche legen wir jeweils eine PDF-Datei an. Die ideale Lösung für Dokumente, die regelmäßig in Verwendung sind, für umfangreiche Dokumentationen, Vertragswerke, Geschäftsunterlagen - Sie erhalten eine übersichtliche Lösung.

Wir erstellen aus jedem Register eines Aktenordners, einer Akte, einem Hängeregister eine PDF-Datei.

Manuelle Aufbereitung der Akte - unsere erfahrenen Mitarbeitenden entfernen sämtliche Fremdkörper (Heftklammern, Tackernadeln, Trennstreifen, Heftstreifen usw.)
Digitalisierung mit modernen Hochleistungsscannern
Sie haben die Wahl, ob die Digitalisierung in Schwarz/Weiß, Graustufen oder in Farbe erfolgen soll
Ein automatisches Farbmanagement sorgt für optimale Ergebnisse
Die optische Scanauflösung wählen Sie nach Ihren persönlichen Präferenzen: 150, 200, 300 oder 600 dpi
Eine OCR / Texterkennung sorgt dafür, dass Ihre Dateien volltextdurchsuchbar werden
Leerseiten wir werden mittels Schwellwerten automatisch ausgesteuert
Alle Seiten werden digital in die richtige Leserichtung gedreht, selbstverständlich automatisch
Manuelle Qualitätskontrolle: Wir überprüfen die Vollständigkeit des Digitalisats manuell für Sie
Die Ausgabe des Digitalisats erfolgt im PDF-Format, auf Wunsch auch in entsprechenden Varianten davon, z.B. im Format PDF/A für die Langzeitarchivierung
Indexierung - wir vergeben entsprechende Dateinamen, diese entsprechen der Aufschrift auf dem jeweiligen Register/Trennblatt des Aktenordners oder der Aktenmappe/des Hängeregisters; optional können Sie auch andere Dateinamen wählen
Klassifizierung - wir erstellen eine Dateistruktur für Sie, diese besteht aus einem Verzeichnis (die Bezeichnung entspricht z.B. der Aufschrift auf dem Rückenetikett des physischen Aktenordners) und erstellen darüber hinaus ein PDF-Dokument für jedes Register bzw. jedes Trennblatt
Datenübertragung - ob mittels Download-Link, dokuhaus Datenraum (Cloud), Übertragung in ein DMS, einen MS Sharepoint, via S-FTP oder auf einem externen Datenträger (HDD, USB-Speicherstick, DVD) - Sie entscheiden, welche Form der Datenübertragung Sie nutzen möchten

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Ein Verzeichnis je Aktenordner, je Register und Ablage der PDF-Dokumente in der Verzeichnisstruktur

Premium - die optimale lösung für anspruchsvolle

Unser AKTENSCAN Premium ist die optimale Lösung für Anspruchsvolle. Ideal für Dokumente und Akten, die tagtäglich in Benutzung und im Zugriff sind und sukzessive durch weitere Dokumente ergänzt werden sollen. Ideal für den raschen Datenaustausch einzelner Dokumente anstatt ganzer Ordner. Häufige Verwendung findet dieser Tarif bei Personalakten, Kreditkaten, Kundenakten oder Patientenakten. Selbstverständlich eignet sich die Premium Variante auch für alle anderen Anwendungsfälle.

Wir erstellen eine Verzeichnisstruktur, die dem physischen Original entspricht. Je Aktenordner erstellen wir ein Verzeichnis, je Register/Trennblatt erstellen wir ein Verzeichnis und je Dokument erstellen wir eine PDF-Datei.

Manuelle Aufbereitung der Akte - unsere erfahrenen Mitarbeitenden entfernen sämtliche Fremdkörper (Heftklammern, Tackernadeln, Trennstreifen, Heftstreifen usw.)
Digitalisierung mit modernen Hochleistungsscannern
Sie haben die Wahl, ob die Digitalisierung in Schwarz/Weiß, Graustufen oder in Farbe erfolgen soll
Ein automatisches Farbmanagement sorgt für optimale Ergebnisse
Die optische Scanauflösung wählen Sie nach Ihren persönlichen Präferenzen: 150, 200, 300 oder 600 dpi
Eine OCR / Texterkennung sorgt dafür, dass Ihre Dateien volltextdurchsuchbar werden
Leerseiten wir werden mittels Schwellwerten automatisch ausgesteuert
Alle Seiten werden digital in die richtige Leserichtung gedreht, selbstverständlich automatisch
Zusätzliche Qualitätskontrolle (Stufe 2 & Stufe 3) - Leerseiten, die die Automatik nicht erkannt hat und Seiten, deren Leserichtung nicht automatisch korrigiert wurde, werden manuell entfernt bzw. gedreht
Manuelle Qualitätskontrolle: Wir überprüfen die Vollständigkeit des Digitalisats manuell für Sie
Die Ausgabe des Digitalisats erfolgt im PDF-Format, auf Wunsch auch in entsprechenden Varianten davon, z.B. im Format PDF/A für die Langzeitarchivierung
Indexierung - wir vergeben entsprechende Dateinamen, diese entsprechen dem Dokumententitel
Klassifizierung - wir erstellen eine Dateistruktur für Sie, diese besteht aus einem Verzeichnis (die Bezeichnung entspricht z.B. der Aufschrift auf dem Rückenetikett des physischen Aktenordners) und Unterverzeichnissen (die Bezeichnungen entsprechenden Aufschriften auf den jeweiligen Registern/Trennblättern); in den Unterverzeichnissen legen wir die jeweiligen PDF-Dateien ab - eine PDF-Datei je Dokument
Datenübertragung - ob mittels Download-Link, dokuhaus Datenraum (Cloud), Übertragung in ein DMS, einen MS Sharepoint, via S-FTP oder auf einem externen Datenträger (HDD, USB-Speicherstick, DVD) - Sie entscheiden, welche Form der Datenübertragung Sie nutzen möchten

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Häufig gestellte fragen (FAQ) - Zur DIgitalisierung von akten & dokumenten

Meine Akten enthalten Baupläne und Technische Zeichnungen, wie erfolgt die Digitalisierung?

Wir verfügen über spezielle Plan-Scanner und scannen Ihre Großformate, Baupläne und Technischen Zeichnungen bis zu einer Vorlagenbreite (kurze Seite) von 113 cm in optimaler Qualität. Unsere erfahrenen Mitarbeitenden integrieren das Digitalisat in andere PDF-Dateien oder wir legen die Großformate als separate Dateien ab.

Wie lange dauert die Digitalisierung meiner Aktenordner?

Unser großer Maschinenpark ermöglicht eine rasche Umsetzung Ihres Digitalisierungsvorhabens. Nachdem sämtliche Einzelheiten Ihres Vorhabens besprochen sind, teilen wir Ihnen gern mit, wie lange wir für die Umsetzung voraussichtlich benötigen werden. In ganz dringenden Fällen bietet sich unser EXPRESS SERVICE an - mit oder ohne Fixtermin. Grundsätzlich gilt, je mehr Zeit Sie uns lassen, desto günstiger scannen wir Ihre Akten und Dokumente für Sie.

Wie gelangen meine Akten und Dokumente zu Ihnen?

Kleine Mengen können Sie direkt an uns versenden oder persönlich an unseren Standorten anliefern. Mittlere und größere Mengen holen wir gern bei Ihnen ab, mittels Paketdienst, Spedition oder im Rahmen unser dokuhaus Archivlogistik Premium selbstverständlich auch persönlich mit eigenen Fahrzeugen und mit einer Direktfahrt direkt in unser Sicherheitsarchiv. Das notwendige Verpackungsmaterial stellen wir Ihnen selbstverständlich gern zur Verfügung. Zusätzliche Dienstleistungen übernehmen wir jederzeit gern für Sie, z.B. die Entnahme der Akten aus den Regalen, eine Aktenvorerfassung, des Verräumen der Akten in Ihren Räumlichkeiten, den Aufbau der Archivkartons und das Beladen der Transportfahrzeuge. Wir halten für jeden Anspruch die geeignete Transportlösung bereit.

Sind meine Daten sicher bei Ihnen?

Wir achten auf die Sicherheit Ihrer Daten und Informationen - garantiert. Datenschutz und Informationssicherheit genießen bei uns seit jeher oberste Priorität. Unsere Prozesse sind vom TÜV Süd zertifiziert nach DIN ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement) und nach DIN ISO 27001:2017 (Informationssicherheit). Auf unserer Internetseite finden Sie unser detailliertes Sicherheitskonzept.

Digitalisieren Sie auch Personalakten?

Wir digitalisieren selbstverständlich auch Personalakten. Sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für große Konzerne haben wir bereits Personalakten digitalisiert. Für den einen oder anderen Kunden digitalisieren wir Personalakten sogar fortlaufend, immer und immer wieder ergänzen wir sukzessive neue Dokumente. Sprechen Sie uns jederzeit gern persönlich an und wir verraten Ihnen, wie wir Ihnen helfen können.

Scannen Sie auch Patientenakten?

Ja, wir digitalisieren auch Patientenakten für Sie. Seit vielen Jahren gehören Krankenkassen, Pflegedienste, Pfegeheimbetreiber und auch Krankenhäuser zu unseren Kunden. Ob Patientenakten, Pflegeakten, Pflegedokumentationen, Rezepte oder andere Dokumente aus dem medizinischen Bereich: Wir scannen Ihre Akten.

Was kostet die Digitalisierung eines Aktenordners?

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie unsere kostenfreie und unverbindliche Erstberatung, wir erstellen Ihnen gern ein kostenfreies Angebot für Ihr Digitalisierungsvorhaben und garantieren Ihnen ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis bei maximaler Sicherheit. Gern können Sie auch unseren TESTSCAN mit einer kostenfreien Erstberatung kombinieren, im Ergebnis erhalten Sie ein belastbares Angebot, das alle Ihre Wünsche berücksichtigt - versprochen.

Scannen von Notarverträgen und geösten bzw. gekordelten Dokumenten. Wie geht das?

Notarverträge und andere Dokumente, die geöst oder gekordelt sind, scannen wir mit unseren Aufsicht-Scannern für Sie. Anschließend legen wir die Dateien separat ab oder binden diese in andere PDF-Dateien für Sie ein. Die Originale bleiben in diesem Fall immer unversehrt und selbstverständlich erhalten Sie diese auch zurück.

Ich benötige eine qualifizierte elektronische Signatur. Können Sie diese einbinden?

Wir machen das! Auf Wunsch versehen wir jede einzelne Datei oder nur bestimmte Dateien mit einer qualifizierten elektronischen Signatur für Sie.

Welche Scanauflösung ist die Richtige für mich?

Diese häuftig gestellte Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Greifen Sie oft auf den Inhalt der Dokumente zu? Möchten Sie diese mit anderen teilen, ggf. sogar per E-Mail? Dann sollte die die Dateigröße möglichst klein ausfallen und eine Scanauflösung von 200 dpi sollte ausreichen. Standardmäßig digitalisieren wir Akten und Dokumente mit einer Auflösung von 300 dpi, mehr benötigt im Büroalltag fast niemand. Benötigen Sie eine hevorragende Detailsschärfe? Spielt Speicherplatz und Zugriffszeit keine wesentliche Rolle? Dann scannen wir Ihre Aktenordner, Hängeregister und sonstige Dokumente auch mit einer optischen Auflösung von 600 dpi für Sie. Lassen Sie uns darüber reden, welche Scanauflösung die richtige für Sie ist - sprechen Sie uns bitte direkt an und profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung als deutschlandweit tätiger Scandienstleister.

Was passiert nach der Digitalisierung mit meinen physischen Unterlagen?

Wir sind so flexibel wie Ihre Anforderungen: Gern liefern wir Ihnen die physischen Unterlagen ganz oder teilweise zurück. Alternativ lagern wir Ihre physischen Unterlagen in unserem Sicherheitslager für Sie ein - kurz-, mittel- oder langfristig. Sie benötigen die physischen Unterlagen überhaupt nicht mehr? Wir nehmen die Vernichtung nach den strengen Vorgaben der DIN 66399 für Sie vor. Und wissen Sie, was das Beste ist? Alle diese Leistungskomponenten lassen sich beliebig miteinander kombinieren, Sie können also einen Teil Ihrer physischen Unterlagen zurückliefern lassen, einen zweiten Teil bei uns archivieren und einen dritten Teil vernichten lassen. Flexibler geht es nicht.

Ich nutze ein DMS System und benötige weitere Daten. Wie geht das?

Wir haben Erfahrung mit zahlreichen DMS-Systemen. Gern finden wir die optimale Lösung für Sie. Ob zusätzliche XML-Dateien oder Datenerfassungen, die wir manuell oder mittels KI gestützter Systeme für Sie vornehmen. Wir sind in der Lage große bis sehr große Mengen an Dokumenten zu verarbeiten, zu indexieren, zu klassifizieren, zu konvertieren und an Sie zu übertragen - so wie Sie die Informationen benötigen. Wenden Sie sich bitte direkt an unseren Vertrieb und erläutern Sie uns die Besonderheiten, die bei Ihnen zu beachten sind.

Sie möchten ein maßgeschneidertes Angebot erhalten? Lassen Sie uns jetzt darüber reden - gemeinsam finden wir die optimale Lösung.