Aktenlagerung ·
Vier Punkte, bevor Sie Akten selbst einlagern
Wer Akten selbst einlagert, muss Brandschutz und Einbruchschutz, geregelten Zutritt, stabile Lagerbedingungen und eine dokumentierte Vernichtung selbst organisieren.
Ein eigenes Archiv ist keine Frage des Regals, sondern der Zuständigkeit. Wer Akten im eigenen Haus aufbewahrt, übernimmt vier Aufgaben, die im Tagesgeschäft leicht untergehen - bis etwas passiert.
1. Brand- und Einbruchschutz
Papier brennt gut und lässt sich nicht wiederherstellen. Eine Brandmeldeanlage erkennt Rauch früh; ohne Aufschaltung nützt sie nachts allerdings wenig. Beim Einbruchschutz gilt dasselbe: Eine Meldeanlage ohne Aufschaltung auf eine Leitstelle oder einen Wachdienst meldet an niemanden.
Ob eine solche Anlage vorgeschrieben ist, hängt am Gebäude, an der Nutzung und an den Auflagen der Bauaufsicht und des Versicherers - eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Brand- oder Einbruchmeldeanlage für Archivräume gibt es nicht. Was aber sehr wohl greift: Nach Art. 32 DSGVO müssen personenbezogene Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. Was geeignet ist, richtet sich nach dem Risiko - bei Patienten- oder Personalakten liegt die Latte hoch.
2. Zutritt und Nachvollziehbarkeit
Ein Archivraum, den jede Person mit Generalschlüssel betreten kann, ist kein geschützter Bereich. Nötig sind eine Zutrittsbeschränkung auf die Personen, die den Zugang wirklich brauchen, und eine Dokumentation, wer wann drin war. Beides ist weniger Aufwand als es klingt, wird aber selten gepflegt - und genau danach wird bei einem Vorfall gefragt.
3. Raumklima
Keller und Dachboden sind die zwei häufigsten und zwei schlechtesten Archivräume. Feuchtigkeit führt zu Schimmel, Temperaturschwankungen lassen Papier arbeiten, direktes Licht bleicht Tinte aus. Eine Klimatisierung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber bei Beständen, die zehn Jahre und länger liegen sollen, entscheidet sie darüber, ob die Akte am Ende noch lesbar ist. Messen und protokollieren gehört dazu - sonst merkt man den Schaden erst, wenn er da ist.
4. Vernichtung
Was nicht mehr aufbewahrt werden muss, muss weg - personenbezogene Daten sogar zwingend, sobald der Zweck entfallen ist. Der Papierkorb genügt nicht: DSGVO und BDSG verlangen eine Vernichtung, die dem Schutzbedarf entspricht. Die Maßstäbe dafür liefert die ISO/IEC 21964 mit ihren Schutzklassen und Sicherheitsstufen. Und der Vorgang gehört dokumentiert, sonst lässt er sich bei einer Prüfung nicht belegen.
Die Alternative
All das lässt sich im eigenen Haus abbilden. Die Frage ist, ob es sich lohnt: Vier Aufgaben, die dauerhaft gepflegt werden müssen, für einen Bestand, auf den selten zugegriffen wird. Ein Archivdienstleister bringt diese Voraussetzungen mit und übernimmt die Fristenüberwachung gleich mit. Was das umfasst, steht unter Aktenlagerung.
Weitere Beiträge
Aktenlagerung ·
Ablauf einer Aktenabholung
Was vor einer Aktenabholung geklärt sein muss: Menge, Zeitfenster, Zufahrt, Zugang zum Archivraum. Und was am Abholtag passiert.
Digitalisierung ·
Digitale Dokumentenverwaltung: was sie leistet und was nicht
Was digitale Dokumentenverwaltung wirklich ändert: Zugriff, Verschlagwortung, Rechte, Protokoll. Und welche Erwartungen sie enttäuscht.
Digitalisierung ·
Prüfbuch digitalisieren: fliegende Bauten und ihre Nachweise
Das Prüfbuch fliegender Bauten belegt Standsicherheit, Wartung und Abnahmen. Warum Digitalisierung bei Ortswechsel den Unterschied macht.
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
