Digitalisierung ·
Digitale Dokumentenverwaltung: was sie leistet und was nicht
Digitale Dokumentenverwaltung heißt, Papierdokumente zu scannen, zu verschlagworten, zentral abzulegen und mit Zugriffsrechten zu versehen. Der Gewinn entsteht nicht durch das Scannen, sondern durch die Verschlagwortung.
Die meisten Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass am Ende zehntausend PDF-Dateien in einem Ordner liegen und niemand sie schneller findet als vorher im Regal.
Woraus digitale Dokumentenverwaltung besteht
Fünf Schritte, von denen nur einer offensichtlich ist:
- Digitalisierung. Die Papierdokumente werden gescannt. Der einfachste Teil.
- Verschlagwortung. Jedes Dokument bekommt die Merkmale, nach denen später gesucht wird. Der entscheidende Teil.
- Speicherung. Ablage in einer Datenbank oder einem Dokumentenmanagementsystem, nicht in einer Ordnerstruktur, die jemand im Kopf hat.
- Zugriffsverwaltung. Wer darf was sehen. Bei Personalakten, Verträgen und Patientenunterlagen keine Kür, sondern Voraussetzung.
- Anbindung. Verbindung zu den Systemen, in denen ohnehin gearbeitet wird, damit niemand zwei Programme parallel bedienen muss.
Warum Papier im Betrieb zunehmend im Weg steht
Der Zugriff ist ortsgebunden. Wer die Akte braucht, muss dorthin, wo sie liegt. Bei verteilten Standorten und Arbeit von zu Hause aus wird das zum täglichen Reibungspunkt, nicht zum gelegentlichen.
Nur einer gleichzeitig. Eine Papierakte kann von einer Person bearbeitet werden. Liegt sie auf einem Schreibtisch, ist sie für alle anderen verschwunden, und niemand weiss, auf welchem.
Die Suche ist nicht kalkulierbar. Ein Dokument in einem geordneten Bestand zu finden dauert Minuten. In einem gewachsenen Bestand dauert es, bis es jemand findet.
Nachweise sind schwer zu führen. Wer wann welche Unterlage eingesehen hat, lässt sich bei Papier praktisch nicht belegen. Bei digitalen Beständen ist es ein Protokolleintrag.
Fläche kostet Geld. Regale, Archivraum, Miete, und die Brandlast im eigenen Gebäude.
Was die Umstellung tatsächlich bringt
Der Zugriff wird von Minuten auf Sekunden verkürzt, und zwar unabhängig davon, wo jemand sitzt. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig am selben Vorgang. Freigaben laufen als Vorgang statt als Umlaufmappe. Rechte lassen sich vergeben und entziehen, Zugriffe protokollieren. Die Fläche wird frei.
Was sie nicht bringt
Ein Scan macht aus einem unstrukturierten Bestand keinen strukturierten. Wenn im Ordner drei Vertragsfassungen ohne Datum liegen, liegen danach drei PDF-Dateien ohne Datum im System. Die Ordnung muss jemand herstellen, und dieser Schritt ist der teuerste im ganzen Projekt.
Ebenso: Digitalisierung ersetzt die Aufbewahrungsfrist nicht. Ob das Papier nach dem Scannen vernichtet werden darf, hängt an der Unterlagenart und an einer Verfahrensdokumentation, die den Scanvorgang belegt. Das ist eine Frage des Verfahrens, nicht der Software. Die Aufbewahrungsfristen nach Unterlagenart sind der Ausgangspunkt dafür.
Wo man anfängt
Nicht beim Altbestand. Beim laufenden Zufluss.
Der digitale Posteingang sorgt dafür, dass nichts Neues mehr auf Papier ins Haus wächst. Der Altbestand wird danach nach Zugriffshäufigkeit sortiert: Was oft gebraucht wird, wird digitalisiert; was nur eine Frist absitzt, wird eingelagert und über Scan-on-Demand abgerufen, wenn es doch einmal gebraucht wird. Vollständig zu digitalisieren heisst, für jede Seite zu bezahlen, die niemand je öffnet.
Wie das im Einzelfall aussieht, klären wir in der Beratung zu Dokumentenmanagement.
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