Aktenlagerung ·
Ablauf einer Aktenabholung
Eine Aktenabholung besteht aus drei Schritten: Bestandsaufnahme und Terminplanung, Verpackung und Erfassung vor Ort, anschließend Direkttransport ins Sicherheitsarchiv.
Die meisten Verzögerungen bei einer Aktenabholung entstehen nicht beim Fahren, sondern beim Zugang. Ein Bestand im zweiten Untergeschoss ohne Lastenaufzug braucht ein anderes Team und einen anderen Zeitplan als eine Palette am Tor. Deshalb steht am Anfang keine Terminzusage, sondern eine Bestandsaufnahme.
Schritt 1: Bestandsaufnahme und Planung
Vor der Abholung wird geklärt:
- Menge. Wie viele Ordner, Hängeregister oder laufende Regalmeter? Der Mengenrechner liefert dafür eine belastbare Schätzung.
- Zeitfenster. Wann kann abgeholt werden, ohne den Betrieb zu stören? Bei Praxen und Kanzleien liegt das oft außerhalb der Sprechzeiten.
- Örtlichkeiten. Zufahrt, Halteverbot, Rampe, Aufzug, Türbreiten, Deckenhöhe, Treppen, Weg vom Archivraum zum Fahrzeug. Das entscheidet über Fahrzeug und Teamgröße.
- Zwischenlagerung. Gibt es vor Ort eine Fläche, auf der gepackte Kartons stehen können, bis das Fahrzeug beladen wird?
Diese vier Punkte bestimmen den Preis mehr als die reine Kilometerzahl.
Schritt 2: Vor Ort
Am Abholtag stellen wir das Verpackungsmaterial, bauen die Archivkartons auf und entnehmen die Unterlagen aus den Regalen. Wer möchte, lässt die Akten dabei gleich erfassen - dann steht schon vor dem Transport fest, was in welchem Karton liegt.
Die Verpackung ist kein Nebenschauplatz: Archivkartons schützen die Ordner und sind auf die Regalsysteme im Archiv abgestimmt, was den Stellplatz und damit die Lagermiete beeinflusst. Blickschutz während des Transports ist bei sensiblen Beständen selbstverständlich.
Schritt 3: Transport
Im Rahmen der Premium-Archivlogistik fahren wir mit eigenem Personal und eigenen Fahrzeugen, als Direktfahrt ohne Zwischenlagerung. Für Bestände, bei denen das nicht nötig ist, gibt es die günstigeren Varianten. Was sich unterscheidet, ist die Zahl der Hände, durch die eine Akte geht - und die ist bei Patienten- oder Personalakten ein eigenes Argument.
Vor Ort benennen Sie eine Ansprechperson, die Rückfragen direkt klären kann. Das klingt banal, spart aber am Abholtag am meisten Zeit.
Danach
Nach dem Eingang im Archiv wird der Bestand eingelagert und, falls noch nicht geschehen, erfasst. Ab diesem Punkt läuft die Aktenverwaltung: Abruf auf Anforderung, Überwachung der Aufbewahrungsfristen, Vernichtung nach Freigabe.
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