Aktenlagerung ·
Auslagern oder digitalisieren?
Ob Auslagerung oder Digitalisierung sinnvoller ist, entscheidet die Zugriffshäufigkeit: Selten genutzte Bestände werden eingelagert, häufig genutzte digitalisiert, der Rest hybrid behandelt.
Die Frage wird meistens falsch gestellt. Sie lautet nicht “auslagern oder digitalisieren”, sondern: Auf welchen Teil des Bestands wird tatsächlich zugegriffen?
Die Zugriffsquote entscheidet
In den meisten gewachsenen Archiven wird auf den größten Teil nie wieder zugegriffen. Diese Unterlagen liegen nur da, weil eine Frist läuft. Sie vollständig zu digitalisieren heißt, für jede Seite zu bezahlen, die niemand je öffnet.
Umgekehrt gibt es in fast jedem Bestand einen kleinen, aktiven Teil - laufende Verträge, aktuelle Personalakten, Vorgänge in Bearbeitung. Für diesen Teil ist Papier der Engpass: nur eine Person gleichzeitig, ortsgebunden, nicht durchsuchbar.
Wofür Auslagerung spricht
- Der Platz wird frei, und mit ihm fallen Regale, Archivraum und die Brandlast im eigenen Gebäude weg.
- Zutrittsschutz, Lagerklima und Vernichtung werden von jemandem übernommen, der genau dafür ausgerüstet ist.
- Die Fristenüberwachung läuft mit: Sie bekommen eine Meldung, wenn etwas vernichtet werden darf, statt es selbst nachhalten zu müssen.
- Die laufenden Kosten sind planbar, weil sie an der eingelagerten Menge hängen.
Der Preis dafür ist Zugriffszeit. Eine Akte aus dem Archiv braucht länger als eine aus dem Regal nebenan - dagegen hilft Scan-on-Demand.
Wofür Digitalisierung spricht
- Mehrere Personen greifen gleichzeitig zu, ortsunabhängig.
- Volltextsuche statt Blättern.
- Die Ablage lässt sich in bestehende Systeme integrieren, digitale Abläufe setzen darauf auf.
Der Preis ist die Anfangsinvestition und die Frage, was mit den Originalen passiert. Ersetzendes Scannen setzt eine Verfahrensdokumentation voraus - das ist kein Nebensatz, sondern die Bedingung dafür, dass das Digitalisat den Beleg wirklich ersetzt.
Der übliche Weg ist die Kombination
Praktisch entscheidet man nicht für den ganzen Bestand, sondern nach Bereichen und Zugriffshäufigkeit: Der aktive Teil wird digitalisiert, der ruhende Teil eingelagert, und für den Grenzbereich sorgt Scan-on-Demand. Das Ergebnis ist ein hybrides Archiv - und in den meisten Fällen die günstigste Variante.
Was in beiden Fällen gilt
Aufbewahrungsfristen ändern sich durch das Medium nicht. Auch digital muss nachvollziehbar sein, was wann warum vorhanden war und wann es gelöscht wurde. Welche Frist für welche Unterlage gilt, steht unter Aufbewahrungsfristen; eine Mengenschätzung liefert der Mengenrechner.
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