Aktenlagerung ·
Praxisauflösung: wohin mit den Patientenakten?
Nach einer Praxisschließung bleiben Patientenakten aufbewahrungspflichtig; die Auslagerung an einen Archivdienstleister sichert Aufbewahrung, Zugriffsschutz und den späteren Zugang für Patientinnen und Patienten.
Wenn eine Praxis schließt und keine Nachfolge übernimmt, bleibt eine Pflicht zurück, die niemand mehr im Alltag trägt: Die Patientenakten müssen weiter aufbewahrt werden, geschützt und auffindbar. Im Todesfall geht diese Pflicht auf die Erben über - die damit oft nichts anfangen können.
Die Rechtslage
Nach § 630f Abs. 3 BGB ist die Patientenakte für zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine andere Vorschrift eine längere Frist bestimmt. Dieselbe Frist nennt § 10 Abs. 3 der Musterberufsordnung für Ärzte. Für einzelne Unterlagenarten gelten längere Fristen, etwa nach der Strahlenschutzverordnung für Aufzeichnungen zu Röntgen- und Strahlenbehandlungen.
Parallel dazu gilt das Recht der Patientinnen und Patienten aus § 630g BGB auf Einsicht in die eigene Akte - und dieses Recht endet nicht mit der Praxis.
Warum die Aufbewahrung zu Hause ein Problem ist
Patientenakten im Keller oder in der Garage sind der Regelfall nach einer Schließung und die schlechteste Lösung. Es fehlt der Zugriffsschutz, den Art. 32 DSGVO für Gesundheitsdaten verlangt. Es fehlen stabile Lagerbedingungen. Und es ist ungeklärt, wer Auskunft gibt, wenn eine ehemalige Patientin in fünf Jahren ihre Unterlagen braucht - erst recht, wenn die aufbewahrende Person selbst nicht mehr erreichbar ist.
Was die Auslagerung übernimmt
Ein Archivdienstleister deckt die Aufbewahrungspflicht ab, hält den Bestand zutrittsgeschützt, überwacht die Frist und richtet einen Weg ein, über den Berechtigte später an ihre Unterlagen kommen. Für die eingelagerten Bestände läuft das bei uns über ein Formular auf dem Postweg mit Legitimation - der Ablauf steht unter Patientenakte anfordern.
Was wir für die Übernahme brauchen
- Menge. Wie viele laufende Meter, Ordner oder Karteikästen? Der Mengenrechner liefert eine Schätzung.
- Vernichtungszeitpunkt. Ab wann darf welcher Jahrgang vernichtet werden? Das wird bei der Einlagerung hinterlegt.
- Örtlichkeiten. Zufahrt, Treppe, Aufzug, Deckenhöhe, Zugang zum Archivraum, Fläche für die Zwischenlagerung.
- Kontakt. Wer ist für Rückfragen erreichbar, auch nach der Schließung?
Für Erben
Wenn die Praxisinhaberin oder der Praxisinhaber verstorben ist, treffen Aufbewahrungspflicht und Schweigepflicht die Erben. Das ist der häufigste Anlass für einen Anruf bei uns - und lässt sich in der Regel in einem Gespräch klären. Mehr zur Ausgangslage steht unter Arztpraxen und Praxisauflösung.
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