Digitalisierung ·
Pläne digitalisieren: was vorher zu klären ist
Für die Digitalisierung von Plänen entscheiden drei Angaben über Aufwand und Preis: die Vorlagenbreite an der kurzen Seite, der Zustand des Papiers und die Frage, ob die Pläne später über den Plankopf auffindbar sein sollen.
Ein Planschrank fällt selten auf, solange niemand etwas sucht. Auffällig wird er in dem Moment, in dem ein Bauabschnitt geprüft wird, eine Leitung verlegt werden soll oder ein Gutachter Unterlagen anfordert - und die Schublade, in der der Plan liegen müsste, drei Räume weiter steht.
Warum Papierpläne schwerer wiegen als andere Akten
Pläne sind kein normaler Aktenbestand. Sie sind gross, sie sind gefaltet, und sie altern anders. Lichtpausen verlieren Kontrast, das Papier wird an den Falzen brüchig, und jede Entnahme kostet Substanz. Dazu kommt, dass ein Plan fast nie allein gebraucht wird: Wer den Grundriss sucht, braucht meist auch den Schnitt und die Leitungsführung dazu.
Vervielfältigen lässt sich das nicht nebenbei. Ein A0-Plan geht durch keinen Bürokopierer, und jede Kopie ist eine weitere Faltung.
Was tatsächlich digitalisiert werden kann
Verarbeitet werden DIN A2, A1, A0 und A0+ sowie Wildformate bis zu einer Vorlagenbreite von 111 cm an der kurzen Seite. Die Länge ist dabei nicht der begrenzende Faktor - nur die Breite. Die Vorlage darf bis zu 2 mm stark sein, was auch aufgezogene oder kaschierte Pläne einschliesst.
Gescannt wird mit 300, 600 oder 1.200 dpi optischer Auflösung, in Schwarzweiss, Graustufen oder Farbe.
Welche Auflösung sinnvoll ist
In den meisten Fällen 300 dpi. Höhere Auflösungen beanspruchen vor allem Speicherplatz, ohne dass man den Unterschied sieht. Zur Orientierung: Ein DIN-A0-Plan mit 300 dpi wiegt schwarzweiss rund 3 MB, in Farbe 10 MB und mehr. Bei einem Bestand von zehntausend Plänen ist das der Unterschied zwischen einer Festplatte und einem Serverprojekt.
Für 600 oder 1.200 dpi gibt es drei gute Gründe: feine Strichstärken, schwache Lichtpausen, und der Fall, dass aus dem Scan wieder gedruckt werden soll.
Der Punkt, an dem die meisten Projekte scheitern
Nicht am Scannen. Am Wiederfinden.
Ein digitalisierter Plan ohne Erschliessung ist eine Datei mit einer Nummer, die niemand kennt. Erst wenn die Angaben aus dem Plankopf erfasst sind - Plannummer, Bauabschnitt, Gewerk, Datum -, wird aus dem Stapel ein Bestand, in dem man suchen kann. Diese Indexierung ist der Teil, den man beim Angebot vergleichen sollte, nicht der Seitenpreis.
Gemischte Bestände sind der Normalfall
In Bauakten liegt erfahrungsgemäss alles von DIN A6 bis DIN A0 nebeneinander: der Plan, der Schriftverkehr dazu, Fotos, handschriftliche Vermerke. Beides lässt sich digitalisieren und in einer Datei zusammenführen, sodass die Akte digital so zusammenbleibt, wie sie im Ordner lag.
Wer damit zu tun hat
Bauunternehmen und Architekturbüros, weil Pläne dort das Arbeitsmittel sind und nicht das Archivgut. Energieversorger und Wasserwerke, weil Leitungs- und Kabelpläne laufend fortgeschrieben werden und mehrere Abteilungen gleichzeitig darauf zugreifen. Hausverwaltungen, weil bei jeder Sanierung ein Handwerker den Plan braucht, und zwar heute.
Alle drei haben dasselbe Problem: Der Plan existiert, aber nicht dort, wo gerade jemand steht.
Was danach mit dem Papier passiert
Zwei Wege. Entweder die Originale gehen zurück, dann brauchen sie weiter einen Schrank. Oder sie wandern in die Aktenlagerung und stehen über Scan-on-Demand weiter zur Verfügung, ohne Fläche im Haus zu belegen. Vernichtet wird nichts ohne ausdrückliche Freigabe.
Mehr zur Leistung: Großformate scannen. Wenn aus dem Digitalisat wieder Papier werden soll: Drucken, Kopieren und Falzen im Großformat läuft im selben Haus.
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