Aktenlagerung im Sicherheitsarchiv
dokuhaus lagert Geschäftsakten in zutrittsgeschützten Sicherheitsarchiven in Deutschland ein, überwacht die Aufbewahrungsfristen und stellt einzelne Akten auf Abruf physisch oder digital bereit.
Akten kosten Fläche. Ein Regalmeter Aktenordner belegt Bürofläche zum Bürofläche-Preis, obwohl auf die Unterlagen im Schnitt selten zugegriffen wird. Wer sie auslagert, gibt Fläche frei, ohne den Zugriff zu verlieren.
Wir übernehmen den Bestand vollständig: Kartons stellen wir vorab bereit, unsere eigene Flotte holt ab, jeder Behälter wird beim Eingang erfasst und erhält einen eindeutigen Standort im Archiv. Was Sie danach brauchen, fordern Sie an - als Original per Kurier oder als Scan. Wer stattdessen selbst einlagern will, findet die vier Punkte, die ein eigenes Archiv leisten muss, im Beitrag Vier Punkte, bevor Sie Akten selbst einlagern.
Was zur Einlagerung gehört
Die Bausteine lassen sich einzeln buchen. Die meisten Kunden starten mit Abholung, Erfassung und Einlagerung und ergänzen später den digitalen Zugriff.
- Bereitstellung von Archivkartons und Verpackungsmaterial vor der Abholung
- Entnahme aus Ihren Regalen, Verpacken und Verladen durch unser Personal
- Transport in eigenen Fahrzeugen, auf Wunsch ohne Zwischenlagerung
- Erfassung per Barcode oder 2D-Code, wahlweise je Karton oder je Einzelakte
- Einlagerung im zutrittsgeschützten Archiv mit eindeutigem Stellplatz
- Hinterlegung von Zeitraum, Inhalt, zuständigem Bereich, Aufbewahrungsfrist und geplantem Vernichtungsdatum
- Aktenabruf physisch per Kurier, digital per Scan-on-Demand oder zur Abholung vor Ort
- Vernichtung nach Ablauf der Frist, nach Ihrer Freigabe, mit Nachweis
Wie tief muss erfasst werden?
Es gibt zwei Wege. Bei der Kartonerfassung ist der Karton die kleinste Einheit: günstig, und sinnvoll bei Beständen, auf die selten und dann bereichsweise zugegriffen wird. Bei der Einzelaktenerfassung ist jede Akte für sich auffindbar - der Weg überall dort, wo einzelne Vorgänge angefordert werden, etwa bei Personal- oder Patientenakten.
Die Erfassungstiefe entscheidet über den Preis und über den späteren Nutzen. Wir klären vor der Abholung, auf welche Bestände regelmäßig, sporadisch oder faktisch nie zugegriffen wird - und erfassen nur dort fein, wo es sich auszahlt.
Was die Lagerung kostet
Der Preis hängt an drei Größen: wie viel eingelagert wird, wie lange, und wie oft Sie an den Bestand müssen. Die Menge rechnen wir in Regalmetern oder Standardkartons; die Lagerung wird laufend berechnet, Ein- und Auslagerung einmalig.
Was den Preis darüber hinaus bewegt: ob der Bestand schon verzeichnet ist oder erst erfasst werden muss, ob Kartons gestellt werden, und wie schnell ein Abruf beantwortet sein soll. Ein Bestand, der einmal im Jahr angefasst wird, kostet anders als einer mit wöchentlichem Zugriff.
Wie viele Regalmeter Sie haben, sagt Ihnen der Mengenrechner in einer Minute, ohne Kontaktdaten. Mit dieser Zahl machen wir Ihnen ein Angebot, das den Gesamtpreis nennt und nicht nur den Meterpreis.
Aus der Praxis
Zwölf Standorte eines Versicherers, seit 2002
Ein weltweit tätiger Versicherer suchte 2002 eine Lösung für die Aktenlagerung eines einzelnen Standortes. Heute betreuen wir zwölf Standorte in Deutschland und einige im europäischen Ausland. Wir holen neue Ordner regelmäßig ab, archivieren sie und melden, wann die Aufbewahrungsfrist abläuft; vernichtet wird erst nach Freigabe. Bis dahin kann jede Akte angefordert werden, physisch oder digital.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Die Unterlagen aus über 200 Insolvenzverfahren
Eine Kanzlei für Insolvenzrecht muss die Unterlagen der insolventen Unternehmen weiter aufbewahren, und die eigenen Räume reichen dafür nicht aus. Für über 200 Verfahren dieser Kanzlei lagern wir die Dokumentation. Der Insolvenzverwalter kommt damit seiner Aufbewahrungspflicht nach; wird nach Abschluss eines Verfahrens doch noch einmal eine Akte gebraucht, stellen wir sie zu - so oft wie nötig, bis zur endgültigen Vernichtung.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Leistungen, die meist dazugehören
Aktenverwaltung
Nicht nur lagern: Bestand ordnen, Fristen überwachen, Akten bereitstellen.
Scan-on-Demand
Eingelagerte Akte anfordern und digital erhalten, statt sie abzuholen.
Archivlogistik
Wie der Bestand ins Archiv kommt: Verpackung, Erfassung, Transport.
Aktenvernichtung
Was am Ende der Lagerung steht: Vernichtung nach Fristablauf, mit Nachweis.
Häufige Fragen zu Aktenlagerung
Wie schnell komme ich an eine eingelagerte Akte?
Verlassen meine Akten Deutschland?
Was passiert am Ende der Aufbewahrungsfrist?
Können auch ungeordnete oder gemischte Bestände übernommen werden?
Was kostet die Einlagerung von Akten?
Gibt es eine Mindestmenge oder eine Mindestlaufzeit?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
