Scanservice für Akten, Bücher, Fotos und Pläne
dokuhaus digitalisiert Aktenordner, Bücher, Fotos und Großformate im eigenen Scanzentrum in Deutschland, mit einer Kapazität von rund 930.000 Seiten am Tag und zertifizierten Abläufen nach ISO 9001 und ISO 27001.
Professionelle Scantechnik ist teuer, wartungsintensiv und nicht nebenbei zu bedienen. Für den einmaligen Altbestand lohnt die Anschaffung nie, für den laufenden Betrieb selten. Deshalb geben Unternehmen und Behörden die Digitalisierung ab - und behalten die Vorgaben.
Wir decken das gesamte Formatspektrum ab, von der Karteikarte bis zum Plan über DIN A0. Gemischte Bestände sind der Normalfall, nicht die Ausnahme: In einer Bauakte stecken A4-Schriftverkehr und A0-Pläne nebeneinander. Beides wird digitalisiert und in einer Datei zusammengeführt.
Was wir digitalisieren
- Aktenordner, Hängeregister und Dokumente jeder Art
- Buchhaltungsbelege, Ein- und Ausgangsrechnungen, Reisekostenabrechnungen
- Personalakten, Kreditakten, Patientenakten
- Bücher, Zeitungen und Zeitschriften, zerstörungsfrei oder destruktiv
- Fotos, Bilder und Kunstdrucke
- Baupläne, Grundrisse, Lagepläne und technische Zeichnungen
- Eingangspost und Rechnungseingang als laufender Prozess
So läuft ein Digitalisierungsprojekt
Beratung
Wir klären, welche Bestände überhaupt digitalisiert werden sollten, wo ein hybrides Archiv günstiger ist und welche Vorgaben Ihr DMS setzt. Ergebnis sind Ausgabeformate, Indexfelder und ein Umsetzungszeitraum.
Probedurchlauf
Wir digitalisieren repräsentative Musterakten und stellen sie bereit. Qualität, Bildaufbereitung, Indexierung und Speicherbedarf werden an echten Ergebnissen justiert, nicht an Annahmen.
Kalkulation und Angebot
Aus den Parametern des Probedurchlaufs entsteht die Projektkalkulation mit den voraussichtlichen Gesamtkosten.
Projekteinrichtung
Scanauflösungen, Farbräume, Bildaufbereitung, Ausgabepfade und Workflows werden eingerichtet, die Prozessdokumentation wird erstellt, das Fachpersonal eingewiesen.
Vorbereitung und Digitalisierung
Heftklammern, Trennstreifen und Klarsichthüllen werden entfernt, Dokumente per Barcode oder 2D-Code getrennt und dem jeweiligen Scanverfahren zugeordnet.
Indexierung und Qualitätskontrolle
OCR-Texterkennung, auf Wunsch ICR-Handschriftenerkennung, Klassifizierung und Indexierung nach Ihren Feldern. Anschließend Prüfung auf Vollständigkeit, Qualität und Ausrichtung.
Bereitstellung und Nachbereitung
Die Digitalisate gehen den vereinbarten Weg zu Ihnen. Die Originale werden zurückgeheftet, eingelagert, zurückgeliefert oder nach ISO/IEC 21964 vernichtet - Sie entscheiden.
Harte Eckdaten
Verarbeitet wird von DIN A8 bis über DIN A0, Großformate bis zu einer Vorlagenbreite von 111 cm. Für Großformate stehen 300, 600 oder 1.200 dpi optische Auflösung zur Wahl, die Vorgabe machen Sie.
Für kleinere Vorhaben bis etwa 500 Aktenordner empfehlen wir statt eines Projekts den Testscan. Die Zwischenlagerung während der Digitalisierung und für einige Wochen darüber hinaus kostet nichts zusätzlich.
Beim Ausgabemedium ist Vorsicht geboten: Optische Datenträger wie DVDs halten erfahrungsgemäß nur 4 bis maximal 10 Jahre. Für die Langzeitarchivierung ist PDF/A auf gepflegtem Speicher der sichere Weg, nicht die Silberscheibe im Schrank.
Was das Scannen kostet
Berechnet wird nach Seiten, nicht nach Ordnern - ein Ordner fasst je nach Papierstärke zwischen 300 und 700 Blatt, und die Spanne wäre sonst der Preisunterschied. Der Seitenpreis hängt am Zustand der Vorlage und an dem, was danach passieren soll.
Preistreiber sind: Vorbereitung (Klammern, Heftungen, Klebezettel, Formatmischung), doppelseitige Erfassung, Farbe statt Graustufen, Texterkennung, die Anzahl der Indexfelder je Akte und das Zielformat. Eine saubere, einheitliche Akte ist ein Bruchteil des Aufwands einer gewachsenen Sammelmappe.
Statt einer Schätzung: Schicken Sie einen echten Ordner. Der Testscan ab 9,95 Euro erfasst je nach Stufe 350 bis 450 Seiten und liefert Ihnen den Aufwand für Ihren tatsächlichen Bestand, nicht für einen gedachten.
Aus der Praxis
16.863 Patientenakten während des laufenden Betriebs
Eine Fachklinik für Neurologie mit rund 4.000 Patienten im Jahr führte die digitale Patientenakte und ein Dokumentenmanagementsystem ein. Von April 2024 bis Mai 2025 haben wir 16.863 Akten mit rund 2,3 Millionen Seiten ersetzend digitalisiert. Der Klinikbetrieb lief weiter: Wer während der Umstellung eine Akte brauchte, bekam sie binnen 24 Stunden. Übergeben wurde in XML-Dateien, die zum System des Hauses passen, samt Begleitdateien für den automatischen Import. Logistik, Archivierung, Digitalisierung und die Vernichtung danach kamen aus einer Hand.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
23.026 Mieterakten einer Wohnungsgesellschaft
Eine kommunale Wohnungsgesellschaft mit rund 18.000 vermieteten Wohnungen und Gewerbeeinheiten stellte auf die digitale Mieterakte um. Von Januar bis September 2025 haben wir 23.026 Akten mit rund 2,6 Millionen Seiten ersetzend digitalisiert, mit Bereitstellung binnen 24 Stunden während der gesamten Umstellung. Der Zugriff ist seitdem ortsunabhängig, die Suche nach einer Akte dauert Sekunden statt Gänge ins Archiv.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Ein Archiv, das die Firma überdauert
Ein Industrieunternehmen in Liquidation ließ seinen gesamten Bestand ersetzend digitalisieren: rund 3.500 Akten mit etwa 2 Millionen Seiten, von Januar bis November 2025 - Personal-, Projekt- und Bauakten sowie kaufmännische Unterlagen. Prüfungen durch Finanzamt, Sozialversicherungsträger oder Gerichte lassen sich damit auch Jahre nach der Löschung des Unternehmens beantworten, was die Liquidatoren persönlich entlastet. Die Papierakten wurden anschließend datenschutzkonform vernichtet; das digitale Archiv halten wir zehn Jahre bereit.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Leistungen, die meist dazugehören
Scan-on-Demand
Der sparsamere Weg: nur erfassen, was tatsächlich gebraucht wird, auf Abruf.
Großformate scannen
Für alles, was breiter als A3 ist: Pläne, Zeichnungen, Karten und Tafeln.
Bücher scannen
Gebundenes erfassen, ohne den Rücken aufzuschneiden oder zu zerlegen.
Digitaler Posteingang
Nicht der Altbestand, sondern die Post, die morgen bei Ihnen ankommt.
Häufige Fragen zu Scanservice
Sollte wirklich alles digitalisiert werden?
Was passiert mit den Originalen nach dem Scan?
Werden gebundene oder geöste Dokumente beschädigt?
Wie klein darf ein Auftrag sein?
Darf das Papier nach dem Scannen vernichtet werden?
Was kostet die Digitalisierung?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
