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Datenschutzhinweise

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO auf der Website www.dokuhaus.com.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist die dokuhaus Archivcenter GmbH, Dornierstraße 4, 04509 Wiedemar, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Roland Schimek.

Sie erreichen uns telefonisch unter 034207 4068-0, per Telefax unter 034207 4068-22 und per E-Mail an info@dokuhaus.com.

Das Unternehmen ist beim Amtsgericht Leipzig unter HRB 19879 eingetragen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer lautet DE812408455. Eine Betriebsstätte besteht in der Chemiestraße 12, 06132 Halle (Saale).

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG benannt. Es ist Hartmut Kiesel, DATHA GmbH.

Sie erreichen ihn auf dem Postweg über c/o dokuhaus Archivcenter GmbH, Dornierstraße 4, 04509 Wiedemar, mit der Kennzeichnung „Vertraulich – Datenschutzbeauftragter“, telefonisch unter 034207 4068-248 und per E-Mail an datenschutz@dokuhaus.com.

Bei Fragen zu dieser Erklärung, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zu einzelnen Verarbeitungsvorgängen können Sie sich unmittelbar und ohne Umweg über andere Stellen an den Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist nach Art. 38 Abs. 5 DSGVO zur Verschwiegenheit verpflichtet.

3. Geltungsbereich dieser Hinweise

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Website www.dokuhaus.com einschließlich sämtlicher Unterseiten und für diejenigen Verarbeitungen, die durch den Aufruf dieser Website oder durch eine über sie angestoßene Kontaktaufnahme ausgelöst werden.

Nicht von diesen Hinweisen erfasst sind:

  • die Verarbeitung personenbezogener Daten, die in den von uns eingelagerten, verwalteten oder digitalisierten Unterlagen unserer Auftraggeber enthalten sind. Insoweit werden wir regelmäßig als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für den jeweiligen Auftraggeber tätig; Verantwortlicher bleibt der Auftraggeber, an den betroffene Personen ihre Anliegen zu richten haben. Näheres regeln die jeweiligen Verträge zur Auftragsverarbeitung;
  • die Websites und Verarbeitungen verbundener Unternehmen, insbesondere der asensus GmbH, Hafenstraße 19, 67061 Ludwigshafen am Rhein;
  • die Websites Dritter, auf die wir verlinken. Für deren Inhalte und Datenverarbeitung sind ausschließlich die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Ein Verweis auf eine fremde Website löst für sich genommen keine Datenübermittlung an den fremden Anbieter aus; diese findet erst statt, wenn Sie den Verweis anklicken. Solche Verweise führen auf dieser Website überwiegend zu Rechtsquellen, Behörden, Kammern und Nachweisen, daneben zu OpenStreetMap (Lagepläne) und zu den Urhebern der verwendeten Bilder (Impressum); ein fremder Anbieter wird durch den bloßen Seitenaufruf zu keinem Zeitpunkt kontaktiert.

4. Technische Ausgestaltung dieser Website

Wir halten die Datenverarbeitung auf dieser Website bewusst so gering wie technisch möglich. Für das Verständnis der nachfolgenden Abschnitte ist die technische Ausgestaltung maßgeblich; wir legen sie deshalb offen:

Diese Beschreibung ist keine bloße Selbstdarstellung, sondern eine Zusage, an der wir uns messen lassen. Ändert sich die technische Ausgestaltung, ändern wir zugleich diese Hinweise (Abschnitt 21).

  • Die Inhaltsseiten werden als statisches HTML ausgeliefert. Es kommt kein Content-Management-System zum Einsatz.
  • Auf den Seiten wird ausschließlich JavaScript ausgeführt, das von unserem eigenen Server stammt: zwei Skriptdateien und in die Seiten eingebettete Skripte für Navigation, Formulare, Terminkalender und Rechner. JavaScript eines fremden Anbieters wird auf keiner Seite geladen.
  • Es sind keine Inhalte Dritter eingebunden – weder Schriftarten, Kartendienste, Videoplayer, Social-Media-Elemente noch Auslieferungsnetzwerke (Content Delivery Networks). Ihr Endgerät baut beim Aufruf unserer Seiten keine Verbindung zu Servern Dritter auf. Dies ist für sämtliche Seiten des Auftritts geprüft worden. Anfahrtskarten sind als unbewegte Grafik von unserem eigenen Server eingebunden, nicht als Kartendienst.
  • Es sind derzeit keine Analyse-, Tracking- oder Werbetechnologien im Einsatz.
  • Es werden keine Cookies gesetzt. Auch die Speichermöglichkeiten des Browsers (localStorage, sessionStorage, IndexedDB) werden nicht genutzt. Auf Ihrem Endgerät verbleibt nach dem Besuch nichts.
  • Serverseitig verarbeitet wird ausschließlich ein Endpunkt auf unserem eigenen Server, an den alle drei Formulare senden: das Formular für eine Erstberatung auf der Startseite, das Kontaktformular und die Terminanfrage, die als Dialogfenster auf allen Seiten erreichbar ist. Ein Formular zur Bestellung eines Test-Scans besteht nicht mehr.
  • Keines der Formulare enthält ein Feld zum Hochladen von Dateien. Über die Website können uns keine Dokumente übermittelt werden.
  • Über die Formulare übermittelte Daten werden außerhalb des über das Internet erreichbaren Web-Verzeichnisses gespeichert und nach 90 Tagen automatisiert gelöscht.
  • Ein Einwilligungsbanner gibt es nicht, weil es auf dieser Website keinen Vorgang gibt, der einer Einwilligung bedarf (Abschnitt 6). Die Datenschutzhinweise sind von jeder Seite und unmittelbar an jedem Formular verlinkt.

5. Aufruf der Website und Serverlogfiles

5.1 Verarbeitete Daten

Bei jedem Aufruf einer Seite überträgt Ihr Browser technisch bedingt Daten an unseren Webserver. Diese werden in Protokolldateien (Logfiles) festgehalten:

Die IP-Adresse ist nach der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union auch in ihrer dynamischen Form ein personenbezogenes Datum, wenn der Websitebetreiber über rechtliche Mittel verfügt, die betroffene Person mit Hilfe Dritter bestimmen zu lassen (EuGH, Urteil vom 19. Oktober 2016, Rs. C-582/14 – Breyer, ECLI:EU:C:2016:779; nachfolgend BGH, Urteil vom 16. Mai 2017, VI ZR 135/13, BGHZ 215, 82). Wir behandeln sie daher durchgehend als personenbezogenes Datum.

Die Protokolle werden ausschließlich zu den in Abschnitt 5.2 genannten Zwecken ausgewertet. Eine Auswertung, die den Verlauf einzelner Besuche über mehrere Seiten hinweg zusammenführt – etwa durch Bildung einer Sitzung anhand der IP-Adresse –, findet nicht statt. Angaben aus den Protokollen werden auch nicht in Benachrichtigungen über eingegangene Anfragen aufgenommen.

  • die IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und Pfad der angeforderten Datei sowie die verwendete Zugriffsmethode,
  • den Übertragungsstatus (HTTP-Statuscode) und die übertragene Datenmenge,
  • die zuvor besuchte Seite, sofern Ihr Browser sie übermittelt (Referrer),
  • Browsertyp und -version, Betriebssystem und Oberfläche (User-Agent-Zeichenkette) sowie die verwendete Protokollversion.

5.2 Zwecke

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen, eine Auswertung des Nutzungsverhaltens einzelner Personen sowie jede Form der Profilbildung finden nicht statt.

  • Auslieferung der Seiteninhalte an Ihr Endgerät und Aufbau der Verbindung,
  • Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs sowie Analyse und Beseitigung technischer Fehler,
  • Erkennung, Eingrenzung und Abwehr von Angriffen auf unsere Systeme, insbesondere von automatisierten Massenzugriffen, Überlastungsangriffen und Ausspähversuchen,
  • Nachvollziehbarkeit und Nachweis sicherheitsrelevanter Vorgänge im Rahmen unserer Pflichten aus Art. 5 Abs. 2 und Art. 32 DSGVO.

5.3 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung eines funktionsfähigen, stabilen und gegen Angriffe geschützten Internetauftritts. Erwägungsgrund 49 der DSGVO erkennt die Verarbeitung personenbezogener Daten im zur Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit unbedingt erforderlichen und verhältnismäßigen Umfang ausdrücklich als berechtigtes Interesse an. Dass auch ein rein betriebliches oder wirtschaftliches Interesse ein berechtigtes Interesse in diesem Sinne sein kann, hat der Gerichtshof der Europäischen Union bestätigt (EuGH, Urteil vom 4. Oktober 2024, Rs. C-621/22 – Koninklijke Nederlandse Lawn Tennisbond, ECLI:EU:C:2024:857).

§ 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG, bis zum 14. Mai 2024 TTDSG) ist auf die Protokollierung nicht anwendbar. Die Vorschrift betrifft die Speicherung von Informationen in Ihrer Endeinrichtung und den Zugriff auf dort bereits gespeicherte Informationen. Bei den Logfiles verarbeiten wir demgegenüber Daten, die Ihr Browser im Rahmen des Verbindungsaufbaus von sich aus an unseren Server übermittelt; ein Zugriff auf Ihre Endeinrichtung findet dabei nicht statt.

Der Europäische Datenschutzausschuss hält allerdings auch die Auswertung einer aus der Endeinrichtung stammenden IP-Adresse für einen Zugriff im Sinne des Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie 2002/58/EG, soweit sie zur Wiedererkennung genutzt wird (Europäischer Datenschutzausschuss, Leitlinien 2/2023 zum technischen Anwendungsbereich des Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie 2002/58/EG, Version 2.0, angenommen am 7. Oktober 2024, Rn. 54 ff.). Wir nutzen die IP-Adresse deshalb ausschließlich zu den in Abschnitt 5.2 genannten Zwecken und bilden aus ihr keine Wiedererkennungsmerkmale.

5.4 Speicherdauer

Die Logfiles werden nach sieben Tagen automatisiert gelöscht. Eine darüber hinausgehende Aufbewahrung erfolgt ausschließlich, wenn ein konkreter, dokumentierter Anlass besteht – etwa ein Angriff oder eine Störung, deren Aufklärung noch nicht abgeschlossen ist. In diesem Fall werden die betroffenen Einträge von der automatisierten Löschung ausgenommen, gesondert gespeichert und gelöscht, sobald der Vorgang abgeschlossen ist, längstens nach dreißig Tagen.

Zur Orientierung: Der Bundesgerichtshof hat eine anlasslose siebentägige Speicherung dynamischer IP-Adressen zum Zweck der Erkennung und Beseitigung von Störungen als zulässig angesehen (BGH, Urteil vom 3. Juli 2014, III ZR 391/13, BGHZ 202, 1). Die Entscheidung betraf einen Zugangsanbieter und § 100 TKG a. F.; sie ist auf den Betrieb eines Webservers nicht unmittelbar übertragbar, gibt aber den anerkannten Maßstab für die Verhältnismäßigkeit kurzer Protokollfristen wieder.

5.5 Hosting

Diese Website wird betrieben durch die KAPELAN Medien GmbH, Neumarktstraße 9, 06108 Halle (Saale). Der Server steht in [Ort/Land, Rechenzentrumsstandort]. Der Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns; wir haben mit ihm einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen. Eine eigene Reichweitenmessung oder Statistikfunktion des Hosting-Anbieters ist nicht aktiviert.

5.6 Transportverschlüsselung

Der Abruf dieser Website und die Übermittlung der Formulardaten erfolgen ausschließlich transportverschlüsselt (TLS). Sie erkennen dies an der Adresszeile „https://“ und dem Schlosssymbol Ihres Browsers.

6. Speicherung von Informationen in Ihrer Endeinrichtung (§ 25 TDDDG)

Nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist die Speicherung von Informationen in Ihrer Endeinrichtung und der Zugriff auf dort bereits gespeicherte Informationen nur mit Ihrer Einwilligung zulässig. Keiner Einwilligung bedarf es nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, wenn die Speicherung oder der Zugriff unbedingt erforderlich ist, damit wir einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung stellen können. Die Aufsichtsbehörden verlangen dabei eine funktionsbezogene, nicht auf die Website als Ganzes bezogene Betrachtung (Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder, Orientierungshilfe für Anbieter:innen von digitalen Diensten – OH Digitale Dienste, Version 1.2, Stand November 2024).

6.1 Auf dieser Website findet weder eine Speicherung noch ein Zugriff statt

Wir speichern keine Informationen in Ihrer Endeinrichtung und greifen auf dort gespeicherte Informationen nicht zu. Im Einzelnen:

Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist deshalb für den Besuch dieser Website nicht erforderlich. Auf die Ausnahme des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG kommt es nicht an, weil bereits kein Speicher- oder Zugriffsvorgang stattfindet.

  • Es werden keine Cookies gesetzt – weder dauerhafte noch Sitzungscookies. Unser Server sendet zu keinem Zeitpunkt einen entsprechenden Kopfzeilen-Eintrag (Set-Cookie).
  • Die Speichermöglichkeiten des Browsers (localStorage, sessionStorage, IndexedDB) werden nicht genutzt.
  • Die Rechenaufgabe zur Missbrauchsabwehr nach Abschnitt 7 läuft ausschließlich im Arbeitsspeicher Ihres Browsers und hinterlässt auf Ihrem Gerät nichts.
  • Es werden keine Zählpixel, keine geräteübergreifenden Kennungen und keine Verfahren zur Wiedererkennung anhand von Geräteeigenschaften (Fingerprinting) eingesetzt.

6.2 Warum es kein Einwilligungsbanner gibt

Auf ein Einwilligungsbanner verzichten wir bewusst. Ein Banner, das nichts abfragt, was einer Einwilligung bedarf, ist nicht nur überflüssig; es erweckt den unzutreffenden Eindruck, es fände eine einwilligungsbedürftige Verarbeitung statt, und ist deshalb irreführend. Die Aufsichtsbehörden beanstanden solche Gestaltungen (OH Digitale Dienste, a. a. O.).

Ebenso wenig verlangen wir von Ihnen vor dem Absenden eines Formulars die Bestätigung dieser Hinweise oder die Erteilung einer Einwilligung. Eine Einwilligung, ohne die der Dienst nicht genutzt werden kann, ist nicht freiwillig im Sinne des Art. 4 Nr. 11, Art. 7 Abs. 4 DSGVO (Europäischer Datenschutzausschuss, Leitlinien 05/2020 zur Einwilligung gemäß der Verordnung (EU) 2016/679, Version 1.1, angenommen am 4. Mai 2020). Die Verarbeitung Ihrer Formularangaben beruht daher nicht auf einer Einwilligung, sondern auf den in Abschnitt 8.2 genannten Rechtsgrundlagen. Ein nachträglicher Wechsel der Rechtsgrundlage wäre unzulässig (EuGH, Urteil vom 4. Juli 2023, Rs. C-252/21 – Meta Platforms u. a., ECLI:EU:C:2023:537; EuGH, Urteil vom 9. Januar 2025, Rs. C-394/23 – Mousse, ECLI:EU:C:2025:2).

Sollten wir künftig eine Technologie einsetzen, die nach § 25 Abs. 1 TDDDG einwilligungsbedürftig ist, holen wir Ihre Einwilligung vorher aktiv ein, stellen die Ablehnung auf derselben Ebene und ebenso einfach zur Verfügung und ergänzen diese Hinweise, bevor die Technologie erstmals geladen wird. Bis dahin wird keine solche Technologie eingebunden – auch nicht in inaktivem Zustand.

7. Missbrauchsabwehr an den Formularen

Um unsere Formulare vor automatisiertem Missbrauch – insbesondere vor massenhaft versandten Werbe- und Schadnachrichten – zu schützen, setzen wir ausschließlich eigene, auf unserem Server betriebene Verfahren ein. Ein Captcha eines Drittanbieters kommt nicht zum Einsatz; ein Bild-Captcha gibt es nicht.

Rechenaufgabe im Browser. Bevor ein Formular abgesendet werden kann, löst Ihr Browser eine Rechenaufgabe, die wenige Augenblicke Rechenzeit beansprucht und für ein einzelnes Absenden nicht spürbar ist, massenhaftes automatisiertes Absenden aber unwirtschaftlich macht. Verarbeitet werden dabei ausschließlich die von Ihrem Browser erzeugte Aufgabe (eine Zufallszahl mit Zeitstempel), die gefundene Lösung, der Zeitpunkt und die Zeit zwischen dem Öffnen und dem Absenden des Formulars. Unser Server prüft die Lösung und merkt sich die Aufgabe bis zum Ablauf ihrer Gültigkeit, damit sie nicht zweimal verwendet werden kann. Auf Ihrem Endgerät wird dafür nichts gespeichert und von dort nichts ausgelesen; eine Bewertung Ihres Verhaltens, Ihrer Vertrauenswürdigkeit oder Ihres Geräts findet nicht statt.

Verdecktes Feld. Die Formulare enthalten ein für Sie nicht sichtbares Feld, das ausschließlich von automatisierten Programmen ausgefüllt wird. Wird es ausgefüllt, verwerfen wir die Übermittlung. Für Sie entsteht dadurch keine zusätzliche Verarbeitung.

Begrenzung der Absendehäufigkeit. Um zu verhindern, dass dieselbe Quelle die Formulare in kurzer Folge wiederholt ansteuert, bilden wir aus Ihrer IP-Adresse einen Prüfwert mit einem geheimen, regelmäßig gewechselten Schlüssel (HMAC). Der Prüfwert dient allein dem Zählen innerhalb eines Zeitfensters von einer Stunde. Solange der Schlüssel geheim bleibt, lässt sich aus ihm die IP-Adresse praktisch nicht zurückgewinnen; nach dem Wechsel des Schlüssels ist eine Zuordnung auch uns nicht mehr möglich. Wir bezeichnen den Wert bewusst nicht als anonym: Er bleibt ein personenbezogenes Datum, solange der Schlüssel besteht. Die Prüfwerte werden nach einer Stunde, spätestens mit dem Wechsel des Schlüssels, gelöscht.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz unserer Formulare und unserer Systeme vor missbräuchlicher automatisierter Nutzung. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden; wird eine Übermittlung verworfen, können Sie den Vorgang wiederholen oder uns auf einem der in Abschnitt 9 genannten Wege erreichen.

Zugänglichkeit

Die Rechenaufgabe wird von Ihrem Browser gelöst und verlangt von Ihnen keine Eingabe; sie stellt insbesondere keine visuelle Anforderung. Führt Ihr Browser kein JavaScript aus, erreichen Sie uns gleichwertig telefonisch unter 034207 4068-0 oder per E-Mail an info@dokuhaus.com.

8. Anfrageformulare

Auf der Website stehen drei Formulare bereit: das Formular für eine unverbindliche Erstberatung auf der Startseite, das Kontaktformular und die Terminanfrage, die als Dialogfenster von jeder Seite aus geöffnet werden kann. Alle drei senden an dieselbe Stelle auf unserem Server; für alle drei gelten die nachstehenden Angaben.

8.1 Verarbeitete Daten

Ein Verlauf der zuvor von Ihnen aufgerufenen Seiten wird nicht gebildet, nicht gespeichert und nicht in die Benachrichtigung über Ihre Anfrage aufgenommen. Eine frühere Fassung der Website hatte einen solchen Verlauf mitgeteilt; dieses Verfahren ist eingestellt.

Die Formulare enthalten kein Feld zum Hochladen von Dateien; Anlagen können über die Website nicht übermittelt werden. Die Benachrichtigung, die uns über eine eingegangene Anfrage erreicht, enthält keinen Dateianhang.

Freiwillige Angaben sind im Formular mit „optional“ gekennzeichnet; alle übrigen Felder sind Pflichtangaben. Wir bitten Sie, uns im Nachrichtenfeld keine Angaben zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten – und keine personenbezogenen Daten Dritter zu übermitteln, soweit dies für Ihr Anliegen nicht erforderlich ist.

  • Formular zur Erstberatung (Startseite): Pflichtangaben sind Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und das Thema Ihrer Anfrage; freiwillig ist Ihre Nachricht.
  • Kontaktformular: Pflichtangaben sind das Thema Ihrer Anfrage, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse; freiwillig sind Unternehmen, Telefonnummer und Nachricht.
  • Terminanfrage: Pflichtangaben sind Wunschtag und Uhrzeit, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse; freiwillig ist Ihre Telefonnummer.
  • Technisch mitverarbeitet: Zeitpunkt der Absendung, die Art der Anfrage (Anfrage oder Terminanfrage), die Zeit zwischen dem Öffnen und dem Absenden des Formulars sowie die zur Missbrauchsabwehr erforderlichen Angaben nach Abschnitt 7 sowie die Adresse derjenigen Seite, von der aus Sie das Formular abgesendet haben.

8.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Für das Absenden eines Formulars holen wir keine Einwilligung ein und verlangen keine Bestätigung dieser Hinweise. Wir verwenden Ihre Angaben ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten, und – soweit einschlägig – um ein Angebot zu erstellen oder einen Termin abzustimmen. Welche Rechtsgrundlage gilt, hängt vom Inhalt Ihrer Anfrage ab:

FallgruppeRechtsgrundlageErläuterung
Anfrage mit dem Ziel eines Vertragsschlusses (z. B. Anforderung eines Angebots zur Aktenlagerung oder zum Scanservice, Terminwunsch für eine Erstberatung)Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin)Die Verarbeitung ist erforderlich, um die von Ihnen gewünschten vorvertraglichen Maßnahmen durchzuführen. Kommt ein Vertrag zustande, verarbeiten wir die Daten auf derselben Grundlage weiter zur Vertragsdurchführung.
Allgemeine Anfrage ohne Vertragsbezug (z. B. Presse-, Partner- oder Auskunftsanfragen, Rückfragen zu Aufbewahrungsfristen)Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVOBerechtigtes Interesse ist die Beantwortung an uns gerichteter Anliegen und die Pflege der Kommunikation mit Interessenten, Partnern und der Öffentlichkeit. Ihr Interesse an einer Antwort und unser Interesse an ihrer Erteilung laufen gleich.
Kaufmännische und steuerliche Nachweisführung, soweit die Korrespondenz zum Handels- oder Geschäftsbrief wirdArt. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AOBetrifft nur die Korrespondenz, die ein Handelsgeschäft vorbereitet oder abwickelt.
Anfrage mit dem Ziel eines Vertragsschlusses (z. B. Anforderung eines Angebots zur Aktenlagerung oder zum Scanservice, Terminwunsch für eine Erstberatung)
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin)
Allgemeine Anfrage ohne Vertragsbezug (z. B. Presse-, Partner- oder Auskunftsanfragen, Rückfragen zu Aufbewahrungsfristen)
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO
Kaufmännische und steuerliche Nachweisführung, soweit die Korrespondenz zum Handels- oder Geschäftsbrief wird
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO
Anfrage mit dem Ziel eines Vertragsschlusses (z. B. Anforderung eines Angebots zur Aktenlagerung oder zum Scanservice, Terminwunsch für eine Erstberatung)
Die Verarbeitung ist erforderlich, um die von Ihnen gewünschten vorvertraglichen Maßnahmen durchzuführen. Kommt ein Vertrag zustande, verarbeiten wir die Daten auf derselben Grundlage weiter zur Vertragsdurchführung.
Allgemeine Anfrage ohne Vertragsbezug (z. B. Presse-, Partner- oder Auskunftsanfragen, Rückfragen zu Aufbewahrungsfristen)
Berechtigtes Interesse ist die Beantwortung an uns gerichteter Anliegen und die Pflege der Kommunikation mit Interessenten, Partnern und der Öffentlichkeit. Ihr Interesse an einer Antwort und unser Interesse an ihrer Erteilung laufen gleich.
Kaufmännische und steuerliche Nachweisführung, soweit die Korrespondenz zum Handels- oder Geschäftsbrief wird
Betrifft nur die Korrespondenz, die ein Handelsgeschäft vorbereitet oder abwickelt.

Die Abgrenzung folgt der engen Auslegung, die der Europäische Datenschutzausschuss dem Vertragstatbestand gibt: Erforderlich ist eine Verarbeitung nur, wenn sie objektiv unerlässlich ist, um den Vertragszweck zu erreichen (Europäischer Datenschutzausschuss, Leitlinien 2/2019 zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Zusammenhang mit der Erbringung von Online-Diensten, Version 2.0, angenommen am 8. Oktober 2019; bestätigend EuGH, Urteil vom 4. Juli 2023, Rs. C-252/21 – Meta Platforms u. a., ECLI:EU:C:2023:537).

Eine Einwilligung wäre für diese Verarbeitungen weder erforderlich noch freiwillig: Ohne die Verarbeitung Ihrer Angaben könnten wir Ihre Anfrage nicht beantworten. Eine gleichwohl abverlangte Einwilligung wäre nach Art. 4 Nr. 11, Art. 7 Abs. 4 DSGVO unwirksam und zudem irreführend, weil sie ein Widerrufsrecht suggeriert, das die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht beenden würde.

8.3 Empfänger

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Beschäftigten Zugriff, die Ihre Anfrage bearbeiten – regelmäßig der zuständige Vertrieb, die Fachabteilung und die Geschäftsführung. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer an unsere in Abschnitt 13 genannten Auftragsverarbeiter im Rahmen des Hostings und der IT-Wartung.

8.4 Speicherdauer

Die im Formularspeicher abgelegten Daten werden dort spätestens 90 Tage nach Eingang automatisiert gelöscht. Der Formularspeicher liegt außerhalb des über das Internet erreichbaren Verzeichnisses.

Führt Ihre Anfrage zu einem Geschäftsvorgang, wird der für die Bearbeitung erforderliche Inhalt in unser Kunden- bzw. Angebotssystem übernommen. Für diesen Bestand gelten eigene Fristen: Angebote ohne Vertragsschluss werden nach drei Jahren gelöscht; Unterlagen, die handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden nach Ablauf der gesetzlichen Fristen von sechs Jahren für Handels- und Geschäftsbriefe und acht Jahren für Buchungsbelege (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 23. Oktober 2024, BGBl. 2024 I Nr. 323) gelöscht und sind bis dahin in der Verarbeitung eingeschränkt.

8.5 Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet, ein Formular zu nutzen. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten und Ihnen nicht antworten. Sie können uns alternativ auf jedem in Abschnitt 9 genannten Weg erreichen.

9. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon, Telefax und Post

Sie können uns auch außerhalb der Formulare erreichen. Wir verarbeiten dann die von Ihnen mitgeteilten Bestands- und Inhaltsdaten – bei E-Mail zusätzlich die technischen Kopfdaten der Nachricht, bei Telefonaten Rufnummer, Zeitpunkt und Gesprächsnotiz.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an der Bearbeitung der an uns gerichteten Anliegen. Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet.

Ihre Nachricht wird gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; im Regelfall nach 24 Monaten. Für Korrespondenz, die als Handels- oder Geschäftsbrief einzuordnen ist, gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).

Hinweis zur E-Mail-Kommunikation

Unverschlüsselte E-Mails sind auf dem Übertragungsweg gegen Kenntnisnahme durch Dritte nicht vollständig geschützt. Wir sichern die Übertragung zu unseren Servern durch Transportverschlüsselung ab, haben auf den weiteren Übertragungsweg jedoch keinen Einfluss. Für die Übermittlung vertraulicher Inhalte, insbesondere von Gesundheitsdaten oder Unterlagen mit Bezug zu Patientenakten, bieten wir Ihnen den Postweg oder eine gesicherte Übermittlung an; sprechen Sie uns bitte an.

10. Karriere und Bewerbungen

Bewerbungen richten Sie an bewerbung@dokuhaus.com. Ein Online-Bewerbungsformular und einen Upload von Unterlagen über die Website gibt es nicht.

10.1 Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns mit Ihrer Bewerbung übermitteln – regelmäßig Anrede und Name, Kontaktdaten, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Nachweise, Angaben zu Qualifikation und beruflichem Werdegang – sowie die im Auswahlverfahren entstehenden Daten, insbesondere Gesprächsnotizen, Terminangaben, die Dokumentation der Auswahlentscheidung und – sofern ein Probearbeitstag stattfindet – die dazu erforderlichen Angaben.

10.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck ist die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens sowie die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO; die Verarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Auf § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG stützen wir uns nicht mehr: Der Gerichtshof der Europäischen Union hat entschieden, dass nationale Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz den Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 DSGVO genügen müssen und andernfalls unangewendet zu bleiben haben (EuGH, Urteil vom 30. März 2023, Rs. C-34/21 – Hauptpersonalrat der Lehrerinnen und Lehrer beim Hessischen Kultusministerium, ECLI:EU:C:2023:270). Das Bundesarbeitsgericht hat daraus für § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG die Unanwendbarkeit abgeleitet (BAG, Urteil vom 8. Mai 2025, 8 AZR 209/21). Soweit eine Verarbeitung über die Durchführung des Verfahrens hinausgeht – etwa die Dokumentation der Auswahlentscheidung zur Abwehr möglicher Ansprüche – stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO.

Teilen Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten mit – etwa eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung –, verarbeiten wir diese auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit den Vorschriften des Neunten Buches Sozialgesetzbuch und des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes, soweit dies zur Ausübung von Rechten und zur Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist. Angaben, die für die ausgeschriebene Tätigkeit ohne Bedeutung sind, benötigen wir nicht; wir bitten Sie, auf sie zu verzichten.

10.3 Empfänger

Zugriff erhalten ausschließlich die Geschäftsführung, die für die Stelle zuständige Fachabteilung und die mit der Personalverwaltung betrauten Beschäftigten. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

10.4 Speicherdauer

Bewerbungsunterlagen werden sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens – gerechnet ab Zugang der Absage oder ab dem Zeitpunkt, zu dem das Verfahren auf andere Weise endet – gelöscht bzw. vernichtet. Diese Frist berücksichtigt die zweimonatige Frist zur Geltendmachung von Entschädigungs- und Schadensersatzansprüchen nach § 15 Abs. 4 AGG, die anschließende dreimonatige Klagefrist nach § 61b Abs. 1 ArbGG sowie einen angemessenen Zuschlag für Zustellung und Kenntnisnahme. Die Aufsichtsbehörden verlangen insoweit eine Speicherung nur, solange sie für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, FAQ zur DS-GVO, Aufbewahrungs- und Löschfristen von Bewerbungsunterlagen).

Ist im Einzelfall ein Verfahren bereits anhängig oder ein Anspruch geltend gemacht worden, bewahren wir die Unterlagen bis zum rechtskräftigen Abschluss auf und schränken die Verarbeitung im Übrigen ein.

Eine längere Aufbewahrung zur Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt ausschließlich mit Ihrer gesonderten, freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO. Wir fragen sie erst nach Abschluss des Verfahrens an; die Speicherdauer beträgt dann zwölf Monate ab Erteilung. Sie können die Einwilligung jederzeit formlos gegenüber bewerbung@dokuhaus.com mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Nachweis über die Erteilung und einen etwaigen Widerruf bewahren wir drei Jahre nach dem Ende der Wirksamkeit der Einwilligung auf (Art. 7 Abs. 1, Art. 5 Abs. 2 DSGVO); er wird zu keinem anderen Zweck verwendet. Dies ist die einzige Einwilligung, die wir im Zusammenhang mit dieser Website einholen.

Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die Unterlagen in die Personalakte überführt; es gelten dann die gesonderten Datenschutzhinweise für Beschäftigte.

Eine automatisierte Vorauswahl von Bewerbungen findet nicht statt.

11. Anforderung von Pati­en­ten­akten

Auf der Seite „Patientenakte anfordern“ stellen wir ein Anforderungsformular als PDF-Datei zum Herunterladen bereit. Das Herunterladen löst außer der Protokollierung nach Abschnitt 5 keine gesonderte Verarbeitung aus; eine Übermittlung Ihrer Angaben findet über die Website nicht statt. Das ausgefüllte Formular senden Sie uns auf dem Postweg.

11.1 Verarbeitete Daten

Zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeiten wir Ihre Angaben aus dem Formular – insbesondere Name, Geburtsdatum und Anschrift, die Bezeichnung der früheren Einrichtung und den Behandlungszeitraum – sowie die zur Identitätsprüfung erforderlichen Nachweise und, bei Anforderung durch Bevollmächtigte oder Erben, die entsprechenden Nachweise. Die angeforderten Unterlagen selbst enthalten Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 4 Nr. 15, Art. 9 Abs. 1 DSGVO.

Zur Prüfung Ihrer Identität verlangen wir keine Ausweiskopie. Wir nutzen das Postident-Verfahren der Deutschen Post; uns wird dabei nur die Bestätigung übermittelt, dass und wann die Prüfung erfolgt ist.

11.2 Rolle und Rechtsgrundlagen

Für die eingelagerten Unterlagen selbst sind wir regelmäßig nicht Verantwortlicher, sondern Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich bleibt die aufbewahrungspflichtige Stelle – je nach Sachlage der frühere Praxisinhaber, dessen Rechtsnachfolger, ein Insolvenzverwalter oder eine sonst zuständige Stelle. Wir geben Unterlagen ausschließlich auf deren dokumentierte Weisung heraus und leiten Anträge betroffener Personen unverzüglich an sie weiter (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. e DSGVO).

Für die Bearbeitung Ihrer Anforderung, die Prüfung Ihrer Identität und die Korrespondenz mit Ihnen sind wir eigenverantwortlich tätig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 12 Abs. 6 DSGVO, soweit die Identitätsprüfung zur Vermeidung einer Herausgabe an Unberechtigte erforderlich ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an einer geordneten, missbrauchssicheren Bearbeitung. Für die dabei anfallenden Gesundheitsdaten stützen wir uns auf Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO sowie – im Rahmen der Weisungen der verantwortlichen Stelle – auf Art. 9 Abs. 2 lit. h in Verbindung mit Abs. 3 DSGVO.

11.3 Speicherdauer

Legitimationsnachweise werden unmittelbar nach abgeschlossener Prüfung vernichtet; wir vermerken lediglich, dass und auf welche Weise die Prüfung erfolgt ist. Die Vorgangsdokumentation zu Ihrer Anforderung bewahren wir drei Jahre auf, um die Herausgabe nachweisen und etwaige Rückfragen beantworten zu können; maßgeblich sind im Übrigen die Weisungen der verantwortlichen Stelle. Die Unterlagen selbst werden nach den für sie geltenden Aufbewahrungsfristen und nach Weisung der verantwortlichen Stelle behandelt.

12. Auffindbarkeit in Suchmaschinen (Google Search Console)

Damit wir erkennen können, ob und mit welchen Suchbegriffen unsere Seiten in der Google-Suche gefunden werden und ob technische Fehler das Auffinden behindern, nutzen wir die Google Search Console. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Für Sie als Besucherin oder Besucher unserer Website ändert sich dadurch nichts:

Soweit bei der Erstellung dieser Auswertungen personenbezogene Daten der Google-Nutzerinnen und -Nutzer verarbeitet werden, geschieht dies in der Verantwortung von Google im Rahmen der Google-Suche und nicht auf unsere Veranlassung; hierüber informiert Google in seinen eigenen Datenschutzhinweisen. Unsere eigene Verarbeitung beschränkt sich auf die Einrichtung des Zugangs und die Auswertung der zusammengefassten Berichte; Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, unsere Inhalte auffindbar zu halten und technische Fehler zu erkennen. Der Zugang ist auf die damit betrauten Personen beschränkt.

  • In unsere Seiten ist kein Bestandteil von Google eingebunden. Beim Aufruf unserer Website wird kein Server von Google kontaktiert.
  • Auf Ihrem Endgerät wird dafür nichts gespeichert und von dort nichts ausgelesen.
  • Den Nachweis, dass wir über die Domain verfügen dürfen, führen wir über einen Eintrag im Domain-Namensystem (DNS), nicht über eine Datei oder ein Skript auf der Website.
  • Wir erhalten von Google ausschließlich zusammengefasste Auswertungen – etwa wie häufig eine unserer Seiten in Ergebnislisten erschienen und angeklickt wurde. Einzelne Personen sind darin nicht erkennbar; eine Zuordnung zu Ihnen ist uns nicht möglich.

13. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Eine Übermittlung Ihrer Daten findet nur statt, soweit dies zur Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. In Betracht kommen:

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Auf Anfrage teilen wir Ihnen die konkrete Identität der Empfänger mit; nach der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union haben Sie Anspruch darauf, die konkreten Empfänger und nicht nur deren Kategorien zu erfahren, sofern deren Identifizierung möglich ist (EuGH, Urteil vom 12. Januar 2023, Rs. C-154/21 – Österreichische Post, ECLI:EU:C:2023:3).

  • unser Hosting-Dienstleister und die von uns beauftragten IT-Wartungs- und Supportunternehmen (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO),
  • Transport-, Kurier- und Postdienstleister, soweit Unterlagen zu versenden sind,
  • Unternehmen der Aktenvernichtung, soweit die Vernichtung nicht durch uns selbst erfolgt,
  • Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung im Rahmen ihrer jeweiligen Mandate,
  • Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs,
  • Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit wir gesetzlich zur Auskunft oder Herausgabe verpflichtet sind.

14. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums findet im Zusammenhang mit dieser Website nicht statt. Sämtliche eingesetzten Systeme werden in [Deutschland / der Europäischen Union] betrieben.

Die in Abschnitt 12 beschriebene Nutzung der Google Search Console führt zu keiner Übermittlung von Daten unserer Besucherinnen und Besucher: Wir erhalten dort zusammengefasste Auswertungen, wir übermitteln keine Daten dorthin.

Sollte künftig eine Drittlandübermittlung erforderlich werden, erfolgt sie ausschließlich unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO; wir werden diese Hinweise vorher entsprechend ergänzen und Sie über die Garantien und die Möglichkeit unterrichten, eine Kopie davon zu erhalten.

15. Speicherdauern im Überblick

Die nachstehende Übersicht fasst die in dieser Erklärung genannten Fristen zusammen. Maßgeblich sind die Ausführungen in den jeweiligen Abschnitten; Fristen, die in dieser Erklärung nicht beschrieben sind, werden hier auch nicht in Bezug genommen.

VerarbeitungFristGrundlage der Frist
Serverlogfilessieben Tage, bei dokumentiertem Vorfall längstens dreißig TageErforderlichkeit für Betrieb und IT-Sicherheit
Daten im Formularspeicher (alle drei Formulare)90 TageAutomatisierte Löschung; danach nur noch Weiterverarbeitung im Geschäftsvorgang
Werte der Missbrauchsabwehr (Rechenaufgabe)mit dem Absenden bzw. mit Ablauf der Gültigkeit der AufgabeErforderlichkeit zur Missbrauchsabwehr
Prüfwerte zur Begrenzung der Absendehäufigkeiteine Stunde, spätestens mit dem SchlüsselwechselErforderlichkeit zur Missbrauchsabwehr; Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO
Allgemeine E-Mail- und Telefonkorrespondenz24 MonateErforderlichkeit zur Bearbeitung des Anliegens
Angebote ohne Vertragsschlussdrei JahreBerechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit; §§ 195, 199 BGB
Geschäfts- und Handelsbriefe6 Jahre§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO
Rechnungen und Buchungsbelege8 Jahre§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO i. d. F. des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323)
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse10 Jahre§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO
Bewerbungsunterlagen6 Monate nach Verfahrensabschluss§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG zzgl. Zuschlag
Bewerberpool (nur mit Einwilligung)12 Monate ab EinwilligungArt. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO
Nachweis über die Einwilligung zum Bewerberpool3 Jahre nach Ende der WirksamkeitArt. 7 Abs. 1, Art. 5 Abs. 2 DSGVO; §§ 195, 199 BGB
Vorgangsdokumentation Patientenaktenanforderungdrei JahreNachweis der Herausgabe; Weisung der verantwortlichen Stelle
Serverlogfiles
sieben Tage, bei dokumentiertem Vorfall längstens dreißig Tage
Daten im Formularspeicher (alle drei Formulare)
90 Tage
Werte der Missbrauchsabwehr (Rechenaufgabe)
mit dem Absenden bzw. mit Ablauf der Gültigkeit der Aufgabe
Prüfwerte zur Begrenzung der Absendehäufigkeit
eine Stunde, spätestens mit dem Schlüsselwechsel
Allgemeine E-Mail- und Telefonkorrespondenz
24 Monate
Angebote ohne Vertragsschluss
drei Jahre
Geschäfts- und Handelsbriefe
6 Jahre
Rechnungen und Buchungsbelege
8 Jahre
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse
10 Jahre
Bewerbungsunterlagen
6 Monate nach Verfahrensabschluss
Bewerberpool (nur mit Einwilligung)
12 Monate ab Einwilligung
Nachweis über die Einwilligung zum Bewerberpool
3 Jahre nach Ende der Wirksamkeit
Vorgangsdokumentation Patientenaktenanforderung
drei Jahre
Serverlogfiles
Erforderlichkeit für Betrieb und IT-Sicherheit
Daten im Formularspeicher (alle drei Formulare)
Automatisierte Löschung; danach nur noch Weiterverarbeitung im Geschäftsvorgang
Werte der Missbrauchsabwehr (Rechenaufgabe)
Erforderlichkeit zur Missbrauchsabwehr
Prüfwerte zur Begrenzung der Absendehäufigkeit
Erforderlichkeit zur Missbrauchsabwehr; Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO
Allgemeine E-Mail- und Telefonkorrespondenz
Erforderlichkeit zur Bearbeitung des Anliegens
Angebote ohne Vertragsschluss
Berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit; §§ 195, 199 BGB
Geschäfts- und Handelsbriefe
§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO
Rechnungen und Buchungsbelege
§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO i. d. F. des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323)
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse
§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO
Bewerbungsunterlagen
§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG zzgl. Zuschlag
Bewerberpool (nur mit Einwilligung)
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO
Nachweis über die Einwilligung zum Bewerberpool
Art. 7 Abs. 1, Art. 5 Abs. 2 DSGVO; §§ 195, 199 BGB
Vorgangsdokumentation Patientenaktenanforderung
Nachweis der Herausgabe; Weisung der verantwortlichen Stelle

16. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber die folgenden Rechte. Zur Ausübung genügt eine formlose Mitteilung an die in den Abschnitten 1 und 2 genannten Kontaktdaten. Die Ausübung ist für Sie unentgeltlich; wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir zu Ihnen verarbeiten, sowie eine Kopie dieser Daten und die weiteren in Art. 15 Abs. 1 und 2 DSGVO genannten Informationen.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und kein sonstiger Ausnahmetatbestand des Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegensteht.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter den dort genannten Voraussetzungen verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch speichern und im Übrigen nicht weiter verarbeiten.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie die Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
  • Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Im Zusammenhang mit dieser Website holen wir eine Einwilligung allein für die Aufnahme in den Bewerberpool ein (Abschnitt 10.4).
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie können sich unbeschadet anderer Rechtsbehelfe bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Abschnitt 18).

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt. Das betrifft auf dieser Website insbesondere die Verarbeitung der Serverlogfiles, die Missbrauchsabwehr an den Formularen, die Bearbeitung allgemeiner Anfragen und die Auswertung der Suchmaschinenberichte.

Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen; die Daten werden dann für diese Zwecke nicht mehr verarbeitet.

Der Widerspruch ist formfrei und kann an die in Abschnitt 1 oder 2 genannten Kontaktdaten gerichtet werden. Dieser Hinweis wird Ihnen nach Art. 21 Abs. 4 DSGVO gesondert und von den übrigen Informationen getrennt erteilt.

17. Keine automatisierte Entscheidungsfindung, kein Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 Abs. 1 DSGVO), findet nicht statt. Insbesondere erfolgt keine Bewertung Ihres Nutzungsverhaltens, keine Bonitätsbewertung und keine automatisierte Vorauswahl von Bewerbungen.

18. Zuständige Aufsichtsbehörde

Für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist nach dem Ort unserer Hauptverwaltung in Wiedemar die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Maternistraße 17, 01067 Dresden (Postanschrift: Postfach 11 01 32, 01330 Dresden).

Sie erreichen die Behörde telefonisch unter 0351 85471-101, per E-Mail an post@sdtb.sachsen.de und im Internet unter www.datenschutz.sachsen.de.

Die Zuständigkeit folgt aus § 40 Abs. 1, Abs. 2 Satz 1 BDSG in Verbindung mit Art. 4 Nr. 16 DSGVO und richtet sich nach dem Ort der Hauptverwaltung. Die Gesellschaft hat ihren Sitz in Wiedemar (Landkreis Nordsachsen) und ist im Handelsregister des Amtsgerichts Leipzig eingetragen.

Unbeschadet dessen können Sie sich nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Ihres Arbeitsplatzes wenden.

19. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen die nach Art. 24, 25 und 32 DSGVO gebotenen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere die Transportverschlüsselung des gesamten Webangebots, die Ablage der Formulardaten außerhalb des über das Internet erreichbaren Verzeichnisses, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept, die Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe, die regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Software sowie die Verpflichtung aller Beschäftigten auf die Vertraulichkeit. Unser Informationssicherheitsmanagement ist nach DIN EN ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert.

Der bewusste Verzicht auf ein Content-Management-System, auf eingebundene Inhalte Dritter, auf Cookies und auf jede Form der Reichweitenmessung ist zugleich eine Maßnahme des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen im Sinne des Art. 25 DSGVO.

20. Minderjährige

Unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Einrichtungen und erwachsene Privatpersonen. Personen unter 16 Jahren sollten uns ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten übermitteln. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern und richten keine Angebote an sie.

21. Aktualität und Änderung dieser Hinweise

Diese Datenschutzhinweise haben die im Kopf genannte Fassung und den dort genannten Stand. Ändert sich die technische Ausgestaltung der Website oder die Rechtslage, passen wir die Hinweise an, bevor die geänderte Verarbeitung aufgenommen wird. Frühere Fassungen halten wir zu Nachweiszwecken vor; auf Anfrage teilen wir Ihnen mit, welche Fassung zu einem bestimmten Zeitpunkt gegolten hat.

Diese Hinweise ersetzen die bisherige Datenschutzerklärung der Website vollständig. Die dort beschriebenen Verarbeitungen – Reichweitenmessung mit Google Analytics, Google reCAPTCHA, die Webanalyse des Hosting-Anbieters und ein Newsletter – finden auf dieser Website nicht mehr statt. Ebenfalls eingestellt ist die Übermittlung eines Verlaufs der zuvor aufgerufenen Seiten in der Benachrichtigung über eine eingegangene Anfrage.

Sämtliche Adressen, unter denen frühere Fassungen der Datenschutzerklärung erreichbar waren, werden auf diese Hinweise weitergeleitet; eine ältere Fassung bleibt nicht abrufbar.

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Porträt Elisabeth Friske