Inhouse-Service: Archivarbeit bei Ihnen vor Ort
Beim Inhouse-Service arbeitet geschultes und zur Verschwiegenheit verpflichtetes Personal von dokuhaus direkt in Ihren Räumen - für Bestände, die das Haus aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen nicht verlassen dürfen.
Nicht jeder Bestand darf ausgelagert werden. Manche Unterlagen müssen im Haus bleiben, manche Organisationen dürfen keine Verarbeitung außerhalb zulassen, und manchmal ist der Umzug schlicht nicht der richtige Schritt. Dafür kommen wir zu Ihnen.
Kommen Ihnen diese Punkte bekannt vor?
- Kostendruck durch steigende Personal- und Raumkosten
- Wachsende organisatorische und rechtliche Anforderungen an nachweisbare Abläufe
- Ineffiziente Prozesse durch historisch gewachsene Ablage
- Fehlende Struktur in einem Archiv, das sich über Jahre sukzessive entwickelt hat
- Hoher Flächenbedarf, weil Fristen nie überwacht und Bestände nie ausgesondert wurden
- Großer Zeitaufwand für Suche und Archivierung
Wie wir vorgehen
Analyse der Ausgangssituation
Erfassung der Archivstrukturen und der zugehörigen Arbeitsabläufe, Sichtung der Daten- und Informationsträger, Sammlung der Anforderungen an Bereitstellung, Fristen, Zutritt, Zugriff, Datenschutz und Brandschutz.
Konzept
Bestandsaufnahme, Entwurf der Neuausrichtung - Struktur, Arbeitsprozesse, Papierlagerung, Digitalisierung oder Hybridarchiv - und Einbindung in bestehende Geschäftsabläufe und IT-Architektur.
Umsetzung
Zusammenführung historischer und neuerer Bestände, physische Neuanordnung, gegebenenfalls Umzug oder kurzfristige Auslagerung bei Umbauten, Teilübernahme auslagerungsfähiger Bestände in unser Sicherheitsarchiv.
Laufender Betrieb
Turnusmäßige Verwaltung durch unsere Mitarbeitenden. Einmalige oder jährliche Aussonderung und Vernichtung nach Fristablauf.
Was der Einsatz vor Ort kostet
Berechnet wird nach Einsatztagen und Personenzahl, nicht nach Seiten - der Durchsatz hängt an Ihren Räumen, Ihrem Strom und Ihren Wegen, nicht an unserer Anlage allein.
Was den Preis bewegt: Dauer des Einsatzes, Anfahrt und Übernachtung, ob wir Technik stellen oder Ihre nutzen, geforderte Sicherheitsüberprüfungen des Personals und ob im laufenden Betrieb oder außerhalb der Geschäftszeiten gearbeitet wird.
Vor jedem Angebot steht eine Bestandsaufnahme vor Ort. Sie ist kostenfrei und ergibt die Zahl, mit der wir beide rechnen.
Ein Fall aus der Praxis
150 Regalmeter im eigenen Haus geordnet
Ein Hersteller von Befestigungstechnik wollte sein Archiv im eigenen Haus behalten, aber wiederfinden können, was darin steht. In rund einer Woche haben wir 150 Regalmeter inventarisiert und jeden Ordner seinem Regalfach zugeordnet. Die Übersicht liegt beim Kunden, der den Bestand seitdem selbst fortschreibt.
Anonymisiert. Kundennamen nennen wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Leistungen, die meist dazugehören
Aktenverwaltung
Dieselbe Ordnung im externen Archiv, wenn der Bestand das Haus verlassen darf.
Aktenvernichtung
Vernichtung vor Ort oder nach Abholung, in beiden Fällen mit Nachweis.
Beratung und DMS
Vorher klären, was im Haus bleiben muss und was ausgelagert werden darf.
Häufige Fragen zu Inhouse-Service
Für wen ist der Inhouse-Service gedacht?
Sind die eingesetzten Mitarbeitenden zur Verschwiegenheit verpflichtet?
Kann ein Teil ausgelagert und ein Teil im Haus bleiben?
Wann ist der Inhouse-Service der richtige Weg?
Was wird vor Ort gebraucht?
Arbeitet eigenes oder fremdes Personal?
Kostenfreie Erstberatung
Was mit Ihrem Aktenbestand möglich ist
Sagen Sie uns Menge, Art und Frist. Sie erhalten meist innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Weg mit Aufwand und Kosten - für Einlagerung, Digitalisierung oder beides.
