Auf­bewah­rungs­fristen im Überblick

Verkürzt von 10 auf 8 Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, wirksam ab 01.01.2025. Erfasst sind alle Belege, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 S. 1 EGHGB). Das Wort "rückwirkend" ist dabei untechnisch: Es handelt sich um noch laufende Fristen. Bereits abgelaufene Jahrgänge leben nicht wieder auf.

Gilt nur für die beaufsichtigten Unternehmen selbst: Institute nach § 1 Abs. 1b KWG einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, Unternehmen unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG. Versicherungsvermittler und -makler unterliegen der Gewerbeaufsicht nach § 34d GewO und fallen nicht darunter; für sie gelten 8 Jahre. Ein Konzernprivileg gibt es nicht. Die Ausnahme ist seit Art. 17 des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22.12.2025 dauerhaft. Art. 95 S. 2 EGHGB enthält noch die alte Übergangsfassung und führt für sich gelesen zu einem falschen Ergebnis; maßgeblich ist § 257 Abs. 4 S. 2 HGB.

Hierunter fallen E-Mails mit steuerlicher Relevanz. Ist die E-Mail zugleich Buchungsbeleg, gilt die längere Belegfrist.

Fristbeginn ist die Ausstellung, nicht der Empfang. § 14b UStG kennt keine Ausnahme für Banken und Versicherungen, praktisch bleibt es für sie aber bei 10 Jahren: Satz 3 Halbsatz 2 lässt § 147 Abs. 3 AO unberührt, und Rechnungen sind im Regelfall zugleich Buchungsbelege.

Fällt unter Nummer 1, nicht unter Nummer 4. Die Verkürzung auf 8 Jahre betrifft sie nicht. Bei Versionswechseln muss auch die abgelöste Fassung vorgehalten werden.

Keine Jahresfrist. Für abgesandte Lieferscheine endet sie mit dem Versand der Rechnung (Satz 4).

Betrifft Steuerpflichtige, deren Summe der positiven Überschusseinkünfte die gesetzliche Grenze überschreitet. Die Pflicht trifft die Privatperson, nicht den Betrieb.

Keine feste Jahreszahl. Die verbreiteten Angaben von 4 oder 6 Jahren stehen nicht im Gesetz. Prüft der Rentenversicherungsträger nicht, endet die Frist nicht. Der Vier-Jahres-Rhythmus folgt aus § 28p Abs. 1 S. 1 SGB IV und ist eine Prüfpflicht des Trägers, keine Aufbewahrungsfrist des Arbeitgebers. Die praktische Obergrenze markiert § 25 Abs. 1 SGB IV: Beitragsansprüche verjähren in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen in 30 Jahren. Wer zu früh vernichtet, riskiert einen Summenbescheid mit Schätzung nach § 28f Abs. 2 SGB IV.

Mindestfrist. Erfasst nach dem Wortlaut nur die Mehrarbeit, nicht die gesamte Arbeitszeit.

Die verbreitete Angabe von 40 Jahren ist falsch. Die Verordnung ordnet das Gegenteil an, nämlich die Löschung. Die 40 Jahre gehören zum Expositionsverzeichnis nach § 10a GefStoffV, einem anderen Dokument. Die Löschung gilt nicht ausnahmslos: § 3 Abs. 4 S. 2 ArbMedVV lässt Rechtsvorschriften und die nach § 9 Abs. 4 bekannt gegebenen Regeln vorgehen, insbesondere die AMR Nr. 6.1. Nach Satz 4 ist der betroffenen Person bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses eine Kopie auszuhändigen. Die Kartei führt der Arbeitgeber; die ärztlichen Vorsorgeunterlagen führt der beauftragte Arzt und gibt sie getrennt frei.

40 Jahre bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen, sonst 10 Jahre nach der letzten Vorsorge. Verpflichtet ist der beauftragte Arzt nach § 7 ArbMedVV, nicht der Arbeitgeber. Eine Freigabe des Arbeitgebers deckt die Vernichtung dieser Unterlagen deshalb nicht.

Die Vorschrift gilt, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Fristen bestehen. Der Gesetzeswortlaut sagt "andere", nicht "längere" - die Öffnung wirkt in beide Richtungen. Anders als § 257 Abs. 5 HGB und § 147 Abs. 4 AO knüpft das BGB nicht an den Schluss des Kalenderjahres an. Was "Abschluss der Behandlung" bei Dauerbehandlung bedeutet, ist höchstrichterlich nicht geklärt; überwiegend wird auf den Abschluss der Behandlung der jeweiligen Erkrankung und bei chronischen Verläufen auf den letzten Behandlungskontakt abgestellt. Dieses Datum kann nur die behandelnde Stelle liefern.

Fassung vom 26.04.2025, in Kraft seit 01.06.2025. Wortlaut inhaltlich identisch mit § 10 Abs. 3 MBO-Ä. In anderen Bundesländern gilt die jeweilige Landesberufsordnung. Die Fristenübersicht der Kammer nennt als Beginn das Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Das ist keine abweichende Rechtsauffassung, sondern eine Praxisvereinfachung: Sie führt stets zu einer längeren, nie zu einer kürzeren Aufbewahrung und erfüllt die gesetzliche Mindestfrist mit Abstand. Als Rechtsgrundlage für eine längere Speicherung taugt sie nicht.

Das Strahlenschutzgesetz nennt nur die Dauer. Die verbreitete Formulierung "nach der letzten Behandlung" stammt aus § 28 Abs. 3 RöV, die seit 31.12.2018 außer Kraft ist. Der Beginn folgt aus der Norm selbst: Absatz 2 knüpft die Dauer an die jeweilige Anwendung, Absatz 1 verlangt die Aufzeichnung im unmittelbaren Zusammenhang damit. Im Ergebnis derselbe Beginn wie bei § 630f Abs. 3 BGB, gemischte Bestände lassen sich deshalb einheitlich behandeln. Bei Praxisaufgabe kann die Behörde nach § 85 Abs. 2 S. 2 StrlSchG die Hinterlegung bei einer von ihr bestimmten Stelle verlangen.

Keine Jahresfrist, sondern eine Altersgrenze. Nach einer Untersuchung im Säuglingsalter sind das fast 28 Jahre. Entscheidend ist die Gegenprobe: Die Regel gilt nur für Untersuchungen. Für Behandlungen minderjähriger Personen bleibt es bei den 30 Jahren nach Nummer 1 - die Behandlung eines Säuglings ist damit länger aufzubewahren als dessen Untersuchung. Maßgeblich ist also die Art der Anwendung, nicht das Alter. Ein Bestand, der nach Altersgruppen sortiert wird, führt systematisch zu falschen Vernichtungsdaten.

Mindestfrist. Nach Satz 3 sind die Aufzeichnungen zu vernichten oder zu löschen, wenn die Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist - das Transfusionsrecht kennt also nicht nur eine Unter-, sondern auch eine Obergrenze.

Mindestfrist für die Angaben nach § 14 Abs. 2 TFG. Wird länger als 30 Jahre aufbewahrt, sind die Aufzeichnungen nach Satz 4 zu anonymisieren.

Wichtig: Die häufig genannten 30 Jahre stehen weder in § 16 KHG LSA noch in § 28 SächsKHG. Beide enthalten überhaupt keine Aufbewahrungsfrist. Es gilt § 630f Abs. 3 BGB mit zehn Jahren, überlagert von Strahlenschutz- und Transfusionsrecht. Die 30 Jahre kommen aus § 199 Abs. 2 BGB: Schadensersatzansprüche wegen Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder Freiheit verjähren erst nach 30 Jahren. Das ist die absolute Höchstgrenze der Verjährung und damit Beweisvorsorge, keine Aufbewahrungspflicht. Hamburg ist das einzige Land mit einer eigenen Frist (§ 4a HmbKHG). Bremen hatte eine, sie ist mit dem Krankenhausgesetz vom 24.11.2020 entfallen. Die übrigen Länder regeln nur die Löschung und verweisen dafür auf die Fristen anderer Vorschriften. Gegenrichtung nicht vergessen: Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO ist eine pauschale Aufbewahrung aller Unterlagen über 30 Jahre nicht zulässig, die Verlängerung braucht eine einzelfall- und risikobezogene Begründung.

Einziges Bundesland mit einer ausdrücklichen eigenen Frist. Erfasst sind vollstationär sowie vor- und nachstationär behandelte Personen. Eine längere Aufbewahrung ist bei berechtigtem Interesse der Patientin oder des Patienten zulässig, im Einzelfall aber schriftlich zu begründen (Sätze 3 und 4).

Aufzubewahren, bis die überwachte Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens jedoch 30 Jahre nach Ende der Beschäftigung. Achtung: Nicht mehr benötigte Aufzeichnungen sind nach § 167 Abs. 3 S. 5 StrlSchG der nach Landesrecht zuständigen Stelle zu übergeben - sie dürfen also gerade nicht vernichtet werden.

Die oft zitierte Fundstelle § 14 Abs. 3 GefStoffV ist weggefallen. Die verbreitete Angabe von 30 Jahren ist falsch. Fristbeginn ist das Ende der Exposition, nicht das Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Nach § 10a Abs. 3 GefStoffV kann der Arbeitgeber die Pflicht auch erfüllen, indem er die Daten an den Unfallversicherungsträger übermittelt (Zentrale Expositionsdatenbank der DGUV). Der Nachweis über die Aushändigung des Auszugs an die beschäftigte Person ist nach § 10a Abs. 2 S. 3 GefStoffV wie eine Personalunterlage aufzubewahren.

Die BauO LSA kennt nur eine Bereithaltungspflicht an der Baustelle während der Bauausführung (§ 71 Abs. 7 S. 2). Wie lange sinnvoll aufbewahrt wird, bestimmt die Verjährung der Mängelansprüche: fünf Jahre ab Abnahme bei Bauwerken und Planungsleistungen, § 634a Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 BGB. Bei VOB/B-Verträgen gelten abweichende Fristen. In der Praxis wird über die Lebensdauer des Bauwerks aufbewahrt.

Maßgeblich ist § 13 Abs. 1 S. 1 ProdHaftG: Der Anspruch erlischt zehn Jahre nach Inverkehrbringen des konkreten Produkts. Wer Konstruktionsunterlagen, Chargendaten und Prüfprotokolle mindestens so lange vorhält, ist abgedeckt. Bei anhängigem Rechtsstreit und bei titulierten Ansprüchen greift das Erlöschen nicht.