INTERNE ARCHIVdienstleistungen

Aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder interner Beschlusslage befinden sich viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in der Situation, die meisten oder alle Geschäftsunterlagen und Akten in einem hausinternen Archiv zu lagern und zu verwalten.

So nachvollziehbar und angemessen diese Situation auch sein mag, ergeben sich daraus in vielen Fällen ganz typische Probleme im Archivmanagement.

Steigende Personalkosten bzw. schwierige Personalbeschaffung
Zunehmende Anforderungen in Bezug auf zertifizierte Arbeitsprozesse
Historisch gewachsene Aktenlagerung mit kaum nachvollziehbaren Strukturen
Übergroßer Raumbedarf durch suboptimale Lagerung und unnötige Aufbewahrung
Extrem zeitaufwendige oder fehlerhafte Such- und Archivierungsprozesse

Die Inhouse-Verwaltung Ihres Archivs und Ihrer Akten

Als langjährige und anerkannte Spezialisten im Bereich der Aktenlagerung, Aktenverwaltung und Digitalisierung entwickeln wir mit Ihnen ein maßgeschnittenes Konzept.

Wir bieten Ihnen ein individuell auf Sie zugeschnittenes Leistungspaket, mit dem Sie Ihr hausinternes Archiv- und Dokumentenmanagement preiswert, platzsparend, zuverlässig und rechtskonform durchführen können. Dabei unterstützen Sie unsere geschulten und in den Belangen der Diskretion und Geheimhaltung verpflichteten Mitarbeiter.

Holen Sie sich die Lösung für Ihre Probleme einfach ins Haus!

Leistungen für die interne Aktenverwaltung

Gewinnen Sie hier einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, die sich aus dem Einsatz unserer geschulten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ergeben. Je nach Bedarf und Anspruch können daraus einzelne Maßnahmen oder kombinierte Leistungspakete herangezogen werden. Einzelne Leistungspakete finden Sie auch in den Navigationspunkten zu dieser Seite.

Analyse der Ausgangssituation

Erfassung der Archivstruktur(en) und der damit verbundenen Arbeitsabläufe
Sichtung und Klärung der verwendeten Daten- und Informationsträger
Sammlung und Strukturierung der internen und ggf. externen Anforderungen an das Archiv (Bereitstellung, Fristen, Zutritt, Zugriff, Datenschutz, Brandschutz etc.)

Möglichkeiten der Restrukturierung

Bestandsaufnahme und Erfassung des Akten- und Datenbestands
Projizierung der Neuausrichtung des internen Archivmanagements

(Struktur, Arbeitsprozesse, Papierlagerung, Digitalisierung, Hybrid-Archive)

Planung der Einbindung in geänderte Geschäftsabläufe oder IT-Architekturen
Konzepterstellung zur reibungslosen Einbindung der Umstellungsarbeiten in alle Arbeitsabläufe
Konzepterstellung für temporäre oder regelmäßige Dienstleistungen durch dokuhaus

Maßnahmen

Zusammenführung historischer Bestände und neuerer Daten in praktikable Strukturen mit optimierten Zugriffsprozessen
Physikalische Neuanordnung der Bestände auf Wunsch mit modernsten Lagersystemen, Zugangskontrollen, Datenschutz-Einrichtungen, Brandschutz
Umzug in andere Gebäude oder kurzfristige Auslagerung bei anstehenden Umbauten
Teil-Übernahme auslagerungsfähiger Bestände in eines unserer Sicherheitsarchive mit täglichem Zugriff für Sie
Einmalige oder turnusmäßige Vernichtung von Akten nach Ablauf der Fristen
Turnus- oder regelmäßige Verwaltung und Organisation des Archivs durch unsere Mitarbeiter oder auf Wunsch durch eigenes Personal mittels eines webbasierten Archiv-Moduls

Unsere Fachexperten nehmen sich der Situation in Ihrem Archiv effizient und bedarfsgerecht an – natürlich unter Beachtung aller Sicherheitsanforderungen und mit dem Einsatz modernster Methoden.

Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin. Nach erster Analyse und vorläufiger Auswahl der für Ihre Ausgangslage angemessenen Maßnahmen erläutert unser Fachexperte Ihnen die bestmögliche Vorgehensweise. Nach Absprache erstellen wir Ihnen ein Angebot, das sich für Sie als praktikabel und lohnend erweist.